Справочник по делопроизводству (стр. 9 из 24)
И наконец, документация по учету труда и его оплаты предназначена для документирования основных учетных показателей тру) работников предприятия. Примерный состав документации по учету труда и его оплаты представлен на схеме 21.
4.2. Табель и альбом форм документов, их функциональное назначение и порядок разработки
В продолжение разговора об управленческой документации paссмотрим функциональное назначение и порядок разработки табеля форм документов предприятия. Табель форм документов — это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешении к применению структурными подразделениями и должностным лицами предприятия.
Подготовка табеля форм документов предприятия производит на основе табелей форм документов структурных подразделений. Функциональное назначение табеля форм документов предприятия заключается в следующем:
1)закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
2)оптимизация состава управленческой документации предприятия, ее функциональности;
3)внедрение и обеспечение единого порядка подготовки управленческих документов предприятия
Нередко табель форм документов предприятия характеризуют справочник, включающий разрешенные к применению формы управленческих документов предприятия. Будет, однако, более верньи рассматривать его в качестве описания технологии подготовки документированной информации, потребность в которой, в зависимости от управленческой ситуации, испытывает предприятие.
В дополнение к табелю форм документов обычно разрабатывается альбом форм документов. Он представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник униф
20. Состав документации пи оформлению дисциплинарных взысканий
Состав документации по учету труда и его оплаты
инрованных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лица ми предприятия.
Основное функциональное назначение альбома форм документов заключается в унификации форм представления документированной информации, востребованной предприятием. Кроме того, на основе форм в составе альбома в дальнейшем производится разработка (в необходимых случаях — доработка) бланков управленческих документов.
Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в их состав вводятся и новые формы документов, разработанных предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации. Подготовка табеля и альбома форм документов предусматривает:
предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов;
уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом;
уточнение структуры табеля и альбома;
разработку проектов табеля и альбома;
согласование и в необходимых случаях уточнение проектов;
утверждение проектов табеля и альбома.
Предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов имеет целью установить соответствие состава управленческой документации предприятия задачам управления его деятельности, а также текущим перспективным потребностям предприятия в различных видах документирован ной информации. В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач управления деятельность предприятия, а также — в предварительном порядке — степень ответствия состава и вида форм управленческих документов, при меняемых на предприятии, этим задачам.
По результатам предварительного изучения формулируются предложения по оптимизации состава управленческой документации предприятия посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовы актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства (ДОУ). При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.
Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом, имеет целью:
выявить формы документов, не отвечающих установленным требованиям (в том числе устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);
выявить формы документов, нуждающихся в корректировке;
выявить формы документов, подлежащих разработке «с нуля» в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, составе и содержании задач по управлению деятельностью предприятия;
включить в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новые формы документов, предусмотренные соответствующими актами (документами)4'.
Выполнение необходимых мероприятий производится на основе управленческой документации предприятия, образовавшейся за период от одного до трех предшествующих лет. По результатам данного этапа разработки табеля и альбома разрабатывается уточненный перечень форм документов, а также карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом). В картах указываются сведения:
о полном наименовании формы документа;
о функциональной (структурной) принадлежности формы документа;
об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) — разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке Удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.). а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).
На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом).Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.
Уточнение структуры табеля и альбома предполагает выбор способа их структуризации, а также предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Наиболее часто структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи.
Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управление деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих: функций управленческих задач. В свою очередь, принцип прямо! связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия.
Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а «внутри» этих функций — по подразделениям участвующим в их реализации.
По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве ра1 чих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, — наименования соответствующих подразделении
Разработка проектов табеля и альбома включает:
выбор способа представления информации о формах документе!
определение состава данных о формах документов, порядка оформления;
определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).
Уточним в этой связи, что табель форм документов обычно ставляется в табличной форме. В таблице, как правило, указываются: номер по порядку, наименование формы документа, коя форм документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД), наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа, особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления на подпись пли утверждение, обязательность удостоверения посредством оттиска печати. Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).
Составление альбома форм документов производится во вторую очередь и сводится к последовательному расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.