Отметим в заключение, что представленный в рамках данного параграфа перечень актов и документов является примерным. Так, организация кадрового делопроизводства (документационного обеспечения управления персоналом) предприятия регламентируется в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 6апреля2003 г.№ 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек», постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации», некоторыми другими актами и документами.
2.2 Локальные акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ) предприятия
К числу основных локальных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ), следует отнести:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о порядке обработки персональных данных работников;
положение о ведении деловой переписки (внутренней и внешней);
положение о делопроизводстве (службе ДОУ);
положение об архиве.
Рассмотрим их подробнее.
Правила внутреннего трудового распорядка — документ, регламентирующий различные вопросы трудовых отношений на предприятии. Необходимость во введении в действие указанного документа предписывается ст. 189—190 ТКРФ.
При этом основным функциональным назначением правил внутреннего трудового распорядка является общая регламентация трудовых отношений. В то же время в документе могут быть зафиксированы и положения, устанавливающие определенный порядок документирования трудовых отношений в различных управленческих ситуациях, например, при проведении на предприятии мероприятий по сокращению численности и (или) штата, при приеме на работу, при возникновении и последующем разрешении трудовых споров и т.п.
Положение о порядке обработки персональных данных работников — это документ, устанавливающий основные правила обработки сведений, составляющих персональные данные работников. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Персональные данные — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В свою очередь, обработка персональных данных включает получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений, преимущественно в виде документированной информации. Соответственно, в Положении должны быть надлежащим образом отражены все перечисленные вопросы. Подчеркнем также, что ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а ст. 90 ТК РФ — упоминание о видах ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников предприятия.
Положение о ведении деловой переписки — это документ, устанавливающий основные правила внутренней и внешней переписки. Уточним в этой связи, что внутренняя переписка ведется между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а внешняя переписка— между должностными липами и структурными подразделениями, уполномоченными представлять различные предприятия (организации, учреждения). Необходимость во введении в действие данного Положения обусловлена тем, что подготовку тех пли иных документов, образующих деловую переписку (прежде все! о внутреннюю), самостоятельно осуществляют все или почти все работники предприятия (например, пишут заявления, служебные записки и т.п.). Функции делопроизводства (службы ДОУ) или уполномоченною должностного лица при этом, что сути, сведены к пулю — исключение в этом смысле представляет только оформление отдельных видов документов (преимущественно в составе внешней переписки, — в частности деловых писем). Таким образом, Положение о деловой переписке адресовано ее непосредственным участникам. При этом следует помнить, что должностные лица и структурные подразделения вправе вести деловую переписку строго в пределах своих полномочий, а представляя интересы предприятия, — как правило, лишь по вопросам, относящимся к их компетенции.
Положение о делопроизводстве (службе ДОУ) — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Необходимость во введении в действие указан кого документа вытекает из требований ГСДОУ. Примерный текст положения о службе ДОУ представлен в приложении 12 к ГСДОУ. При разработке проекта Положения о службе ДОУ предприятия (с учетом специфики деятельности последнего) целесообразно, кроме того, принять во внимание примерный текст положении, представленный в прил. 1 к Методическим рекомендациям ВМИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».
Положение об архиве — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятии (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, функционирующего на правах структурного подразделения в составе делопроизводства (службы ДОУ), представляется целесообразным принять во внимание примерный текст Положения об архивном отделе органа местного самоуправления".
К основным организационно-распорядительным документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ). Следует отнести:
инструкцию по делопроизводству (ДОУ);
инструкции по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства (ДОУ)*;
должностные инструкции работников делопроизводства (службы ДОУ).
Рассмотрим их подробнее.
Инструкция по делопроизводству (ДОУ) — это документ, устанавливающий
общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и функционированию делопроизводства (службы ДОУ), а также к порядку применения положении нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления соответствующей деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организациями, учреждениями). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ. Разработку проекта инструкции по делопроизводству целесообразно производить на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с учетом специфики деятельности предприятия (организации, учреждения). Кроме того, следует иметь в виду, что отдельные положения Типовой инструкции по делопроизводству — в частности, регламентирующие порядок оформления управленческих документов — нуждаются в актуализации в связи с принятием и внедрением ГОСТ Р6.30-2003. При определении структуры инструкции по делопроизводству необходимо принять во внимание соответствующие предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов». Наконец, при подготовке содержания документа следует в должной мере учесть предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».
Инструкция по отдельному направлению (вопросу) делопроизводства (ДОУ) — это документ, конкретизирующий требования инструкции по делопроизводству (ДОУ) применительно к одному из направлений (вопросов) указанной деятельности. Необходимость в подобных инструкциях возникает в случаях, когда по тем или иным причинам требуется более тщательная регламентация определенных действий, видов работ, выполняемых в процессе документирования либо управления документацией предприятия. Например, посредством таких инструкций может осуществляться регламентация повседневной деятельности структурных подразделений в составе делопроизводства (службы ДОУ), в частности по обеспечению сохранности документов, состоящих на архивном хранении. Кроме того, соответствующими инструкциями могут регламентироваться организация рабочих мест, меры по охране труда и технике безопасности при ведении (осуществлении) делопроизводства (ДОУ) и т.п.
Должностная инструкция— это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника или соответствующей категории работников и устанавливающий порядок применения работником (работниками соответствующей категории) положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) в процессе осуществления своих повседневных полномочий. Необходимость во введении в действие должностных инструкций вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ, при этом полномочия работников, не относящихся к персоналу делопроизводства (службы ДОУ), допущенных к работе с документами (в частности при ведении деловой переписки), регламентируются соответствующими положениями должностных инструкций этих работников— к примеру, излагаемых в отдельном разделе или параграфе документа. Разработка проекта должностной инструкции должна производиться на основе квалификационных требований к должности (должностной категории) и соответствующих положений ГСДОУ29. Кроме того, должны быть приняты во внимание предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».