Справочник по делопроизводству (стр. 15 из 24)
Терминологический «перебор» влечет за собой затрудненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.
Завершая разговор о стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение — это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.
Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слога.
Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м идр). В отличие от лексических сокращений графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.
Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:
А. Лексические сокращения:
1.Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ,
СП, МП, КБ, АОЗТ.
2.Звуковые (при чтении произносится звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО,
РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.
3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть-звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПНК, УКГОиП.
4.Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов):
зампред, Роскомзем, Мосзеленстрои.Доринвест, Мосжилстрой, Мос-
интур, техред, главбух, завгар.
5.Частично сокращенные слова (образованы из чисти или частей ц
полного слова): Мо&гесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мос-
расчетбанк, хозрасчет, рембаза..
6.Усечения: зам., зав., спец., пред.
7.Телескопические сокращении (образованы из начала и конца со-
ставляющих слов): рация бионика (из: биология]).
8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТ
Б. Графические сокращения:
1. Точечные: стр. — страница, dp. — Орудие, т.п. — тому /юдибно
с/и. — смотри, эт. — этаж, ул. — улица, проц. — процент и tip.
2.Дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин.
3.Косолинеин: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др. Ш
4.Нулевые или курсивные (как правило, тик обозначаются физ
ческие величины): т, кг, с.м,./.
5.Комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, об/мин — оборотов
тон в минуту, сев.-зап. — северо-западный и др.
Подытоживая, отметим, что тексты управленческих документа не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокрашв пнями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.
Введению в текст сокращения должно предшествовать при меле ние полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается п скобках, например «домостроительный комбинат Ngj (ДСК-5)». При этом сокращения, применяемые в одном и том тексте, не должны дублировать друг друга.
Глава 10
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика
Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Эти реквизиты — пусть и с известной долей условности — можно разделить на три функциональные группы:
1-я группа — реквизиты, применяемые в составе бланков:
2-я группа — реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;
3-я группа — реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.
К первой функциональной группе следует отнести:
изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01.02, 03);
наименование предприятия (организации, учреждения) (08);
отметку о дате документа (11 );
отметку о месте составления (издания) документа (14);
код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);
основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);
справочные данные о предприятии (организации, учреждении)
наименование вида документа (10).
Уточним, что применение последнего реквизита. 10, совокупности с другими реквизитами является обязательным только бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма). а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 — (для бланка письма) Дня общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).
Ко второй функциональной группе следует отнести:
код формы документа в соответствии с ОКУД (07);
отметку о регистрационном номере документа (12);
ссылку на регистрационный номер и дату документа (13)';
сведения об адресате (15);
гриф угвержденпя документа (16);
заголовок к тексту документа (18);
текст документа (20);
отметку о наличии приложения (21);
подпись (22);
фиф согласования документа (23);
визы согласования документа (24);
оттиск печати (25);
отметку о заверении копии (26);
отметку об исполнителе (27);
идентификатор электронной копии документа (30).
К третьей функциональной группе следует отнести:
резолюцию (17);
отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);
отметку об исполнении документа и направлении его вдело (28);
отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).
10.2. Бланки документов, их краткая характеристика
Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.20-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов (см. выше) и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.
Функциональное назначение бланков различно. Как правило, предприятия (организации, учреждения) применяют следующие основные виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).
Общий бланк предприятия применяется при оформлении любых видов документов, за исключением писем. Соответственно, общин бланк структурного подразделения (должностного лица)также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжении и т.п.
Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать Определенным требованиям.
Основные требования к бланкам предприятия
1. Бланки изготавливаются на бумаге А4 или А5светлых тонов (белой бумаге).
2Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизуy — не менее 20мм, справа — не менее 10мм,
2.В зависимости от способа расположения реквизитов различают
угловые и продольные бланки .
3.Расположение реквизитов а пределах бланка производ.
трованным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланки) сп
собами с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, уста
новленных полями)-
В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего
полей) допускается простановка номеров типографским способом
.
СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ94
ПРИКАЗ
г. Санкт-Петербург
2.1 Общие понятия
1Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДО7): отрасль деятельности, обеспечивающая документированиеорганизацию работы с официальными документами.
2Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая орга
низацию хранения и использования архивных документов.
3Документ (документированная информация): зафиксирован
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю
шими ее идентифицировать.
4Внешние признаки документа: признаки, отражающие сразмер документа, носитель информации, способ записи, оформления.
5Носитель документированной информации: материальны
объект используемый для закрепления и хранения на нем речевой,
звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра
зованном виде.
6Изобразительный документ: документ, содержащий инф цию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.