Справочник по делопроизводству (стр. 11 из 24)
Уточним, что организация отправки писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок и т.п. за пределы предприятия осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.
Прежде всею надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправкой) производится проверка:
соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
правильности оформления документа;
комплектности документа (в частности на предмет наличия соответствующих приложений);
наличия и достоверности сведений об адресате; наличии и достоверности листа рассылки.
5.2 Особенности организации управления документами, состоящими на текущем хранении
Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в отдельные папки. С целью снос временного и упорядоченного формирования дел документы в срок не более 15 дней с даты их исполнения подлежат сдаче в места текущего храпения. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется содержанием отметки об исполнении, совершенной на лицевой стороне первой страницы документа исполнителем (ответственным исполнителем) или его непосредственным начальником, с учетом функционального назначения дел, в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением следующих правил:
Основные правила формирования дел
1 В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правим, располагаются либо в обратной хронологической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.
2.Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных — до или свыше Шлет или постоянных, при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.
3.Документы коллегиальных органов упрощения целесообразно помещать в два дела — материалы по подготовке протокольных мероприятий и материмы проведения протокольных мероприятий (в том
числе протоколы и решения). Приказы и распоряжении по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.
4.Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а из
данные в виде брошюр хранятся отде.:1ьно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило,
хранятся вместе с ними.
5.Документы протокольных мероприятии помещаются в дело в
соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Мате-
риа.'1ы к соответствующим протоколам помещаются в дели непосредственно после них.
6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел..
Документы переписки — телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма — помещаются в дела в виде бумажных
копии (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие)
документы обычно следуют за входящими.
Не допускается помешать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.
При заведении дела лицевая сторона папки оформляется так, как это показано на стр. 83. Кроме того, на корешке обложки делает» отметка (наклейка) с указанием номера дела, а для дел, состоят! из нескольких томов (частей), — и номера тома (части).
Управление документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении, производится для обеспечения сохранности документов и образуемых ими дел в процессе хранения и последующей работы с ними6*. С этой целью текущее хранение документов (дел должно производиться в приспособленных помещениях (раб' комнатах), оборудованных запираемыми шкафами, стеллажам» сейфами или столами. Размещение документов на полках шкафов (в ящиках столов) и их последующее хранение производится и вертикальном положении, корешками дел наружу.
Для защиты документов от воздействия солнечного света окна в помещении должны быть снабжены плотными шторами достаточной ширины и высоты. В помещениях для хранения должен поддерживаться постоянный температурно-влажностный режим, отвечающий целям обеспечения зашиты документов от перепадов температуры, влажности, а также от пыли. Для обеспечения документе! от случайных механических повреждений, а также от хищений доступ в указанные помещения (к местах хранения) должен быть ограничен, а сами помещения (места хранения) должны находиться под постоянным наблюдением. Для обеспечения оперативно! о и надежного поиска документов дела на полках следует располагать в соответствии с номенклатурой дел.
Копия номенклатуры дел (соответствующая выписка из нее) обычно помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы и иное оборудование, предназначенное для размещения документов (дел), нумеруются.
Работа с документами, состоящими на текущем хранении, производится в приспособленных для этой цели помещениях (рабочих комнатах), обеспечивающих сохранность документов в процессе обращения с ними. Выдача документов в работу должностным лицам предприятия производится с разрешения руководителя службы ДОУ в составе дела под роспись на время, фактически необходимое для работы.
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);
выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно-практической ценности к уничтожению.
Одновременное экспертизой выполняется оценка качества и полноты ранее утвержденной сводной номенклатуры дел предприятия, соответствие указанных в ней сроков хранения документов нормативным срокам. Результаты выполнения перечисленных процедур фиксируются в соответствующих документах (см. далее).
Отбор документов в составе дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения проводится посредством их полистного просмотра. При этом дела, уже имеющие отметку ЭПК, пролистываются с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
После выделения из их состава соответствующих документов указанные дела переформируются, а отобранные для перевода па режим постоянного хранения документы приобщаются к делам с такими же (однородными) документами либо помещаются в отдельные (новые) дела. По результатам экспертизы ценности документов предприятия составляются:
описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по кадрам;
акты о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению. Пример акта представлен на стр. 95-96.
Составленные описи подлежат утверждению (согласованию) в ЭП К архивного учреждения, в которое в дальнейшем предполагается передать на постоянное хранение соответствующие дела (документы), и рассматриваются вместе с актами о выделении дел (документов) к уничтожению на заседании ЭК (ЦЭК). Рассмотренные ЭПК и ЭК (ЦЭК) описи и акты утверждаются руководителем предприятия. После этого дела (документы), выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены предприятием посредством переработки (утилизации).
Наименование предприятия (организации, учреждения)
Утверждаю АКТ Наименование должности руководителя предприятия №____
№____
(место составления) подпись
расшифровка подписи
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению Дата
На основании______________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_
________________________________________________________
| №№ п.п. | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей за годы | Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи | Коли- чест-во дел | Сроки хранения дела и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Факт передачи дел на переработку специализированным предприятиям (например, бумажным фабрикам и т.п.) фиксируется в приемо-сдаточной накладной. Кроме того, о передаче на переработку (утилизацию) дел (документов) делается соответствующая отметка в акте (см. выше). На основании указанного акта вносятся изменения в учетную документацию службы ДОУ предприятия.
Передача дел в архив, как правило, осуществляется в соответствии с планом-графиком. При незначительном количестве дел (документов) сроки передачи могут назначаться в рабочем порядке по согласованию с руководителем архива (руководителем службы ДОУ. если архив функционирует в составе службы ДОУ).