Совершенствование управления труда (стр. 4 из 5)

На основе результатов анализа использования рабочего времени руководителя отдела продаж, предложения по совершенствованию организации труда и улучшению использования рабочего времени представим в таблице по форме 2.2.

Форма 2.2.

Мероприятия по совершенствованию организации труда и улучшению использования рабочего времени инженера-конструктора

Элементы организации управленческого труда	Предлагаемые мероприятия	Ожидаемая экономия времени, мин.
1. Разделение и кооперация труда: Сокращение времени работы рекомендательного характера 2. Организация нормирования труда: 2.1. Сокращение времени подготовительно-заключительной работы 2.2. Сокращение времени формальной работы 2.3. Потери рабочего времени, зависящие от работника, ПНР 3. Организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда 3.1. Совершенствование компьтаризации рабочего места руководителя 3.2. Увеличение времени отдыха в течении рабочего дня для оптимизации состояния здоровья в процессе осуществления работы	Проведение системы мероприятий по делегированию полномочий менеджерам отдела, предоставление больше свободы в определении тактики общения с клиентами Передать обязанность составление рабочего плана на секретаря, также перепоручить часть формальной переписки Провести наблюдение и определить время наименее интенсивного движения в течение рабочего дня и перенести выезды на объекты на это время Оснащение кабинета руководителя новейшим компьютерным оборудованием, обладающим широким пакетом поисковых программ, баз данных и прочего программного обеспечения Для соблюдения режима труда необходимо улучшать условия труда руководителя, провести анализ и аттестацию рабочего места (удобная мебель, совершенная техника, полноценное питание и отдых в обеденные перерывы и т.п.).	60 20 13 15 Целесообразным представляется увеличение отдыха до 60 минут, что позволит повысить общую интенсивность труда
Итого общая экономия:	*	68

Определим влияние реализации предлагаемых мероприятий по совершенствованию организации труда и улучшению использования рабочего времени инженера-конструктора на повышение эффективности его труда (П):

Пэ = экономия времени/основное фактическое время * 100%

Пэ = 68/459 * 100% = 14,8%.

Таким образом, реализация предлагаемых мероприятий по совершенствованию организации труда по направлению экстенсивности использования рабочего времени, фактически повысит эффективность труда руководителя на 14,8%. При этом стоит отметить, что путём такой экономии мы увеличили время отдыха руководителя в течении дня, что также будет способствовать эффективности труда. [15,18]

2.2. Планирование рабочего дня руководителя, принципы экономии рабочего времени

Основной проблемой оптимального использования рабочего времени руководителя является перегруженность. Можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

· малая степень делегирования ответственности;

· неверно избранные приоритеты;

· слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.

При рении этой проблемы можно использовать следующие принципы:

1. Принцип Парето. В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

2. Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Для определения значимости задач очень важен принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис.2).

А – задачи: очень важные и срочные – выполнять немедленно.

В – задачи: важные, несрочные – определить, в какие сроки их следует выполнять.

С – задачи: менее важные, но срочные – делегировать.

Важность

Срочность

Рисунок 2. Распределение приоритетов решения задач.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными. [22]

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

· поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

· изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

· установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

· на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). [17]

Специалисты рекомендуют включать в эту группу и “неприятные” задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.):

· внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

· попытаться сократить список работ.

При планировании рабочего дня рекомендуется:

· не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

· планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

· не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. [21]

2.3. Примерный план рабочего дня руководителя отдела продаж ООО “МегаТэкс”

Циклограмма, в форме которой будет предложен примерный план рабочего дня руководителя, представляет собой как можно более детальное описание действий специалиста. В процессе обсуждения циклограммы разговор затрагивает самую суть работы людей, когда множество разных рутинных действий сводится в единые категории их полезной деятельности.

Структурирование заданий и контроль приводят к тому, что руководитель осознаёт последовательность и приоритеты собственной работы, оправданность временных затрат. Документ позволяет ему проанализировать - на что были потрачены силы и что дало эффект. Но наилучшим образом циклограмма помогла в адаптации и создании стандартов эффективной работы.

Составление циклограммы, таким образом, представляет собой инструмент, позволяющий многое осознать, сделать работу специалистов прозрачной для всех сотрудников (особенно для новичков). Он обнажает критерии, помогает увидеть скрытые двойные стандарты внутренней организации бизнеса. Для сильных лидеров это является самым мощным ресурсом внутренних, позитивных изменений и преобразований в компании.

Циклограмма обычно является хорошим индикатором часто встречающегося расхождения в должностных обязанностях, подписанных сотрудником при приеме на работу, и его реально осуществляемой ежедневной деятельностью. Именно на основе учета этих рассогласований появляется возможность изменить содержание должностных инструкций, сделать их более ясными для кандидата на соискание вакантной должности, работающим документом в бизнесе, а не бумагой, формально необходимой по трудовому законодательству (как это часто бывает).

Циклограмма также является необычайно полезным инструментом для оптимизации тайм-менеджмента сотрудника, так как помогает в последующем эффективно провести хронометраж всех своих дел. Если на вопрос: “Чем ты занимался вчера? “ сотрудник рассказывает о своих увлекательных, но непродуктивных делах, руководитель может резонно задать только один вопрос: “А разве это входит в твою циклограмму?”