Таким образом, организационная деятельность заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования социальной системы. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.
1.2 Состав и структура системы управления организацией
Современные организации относятся к числу сверхсложных систем. Их сложность превышает возможности исследователей и управленцев полного познания организационных процессов и контроля над ними. Поэтому требуется поиск путей снижения сложности организаций. Решение этой проблемы может быть направлено как в сторону диапазона исследования и управления, так и в сторону упрощения устройства организации.
Имеются различные способы уменьшения сложности организаций. В частности, широко используется метод «черного ящика», при котором наблюдатель не вникает в особенности функционирования самостоятельного структурного подразделения, а воздействует через стимулы на «вход» и оценивает «выход» по результату. Другими приемами снижения сложности является систематизация, декомпозиция, агрегирование, объяснение явлений одной природы путем привлечением теории о явлениях другой природы.
Эффективным методом преодоления сложности социальных организаций является формализация и стандартизация поведения отдельных подсистем, компонентов и элементов системы. К основным направлениям здесь следует отнести:
- административно-правовое, определяющие статус и компетенцию, как всей организации, так и различных ее частей, положение работника, способы контроля и т.п.;
- экономическое, определяющее плановые, стоимостные показатели, финансовые средства, способы стимулирования и т.п.;
- технологическое, определяющее последовательность и ритм трудового процесса, оснащенность средствами труда, пространственное размещение работников и их связи, материальную среду труда и т.д.;
- логико-системное, определяющее рациональность и эффективность построения организации как системы, информационных потоков, процессов принятия решений и т.д.;
- оперативно-управленческое, определяющее методы воздействия на поведение организации и ее членов;
- социокультурное, заключающееся в принятии в данной среде
- норм поведения и взаимоотношений;
- психологическое, отражающее в структуре организаций особенность мышления ее создателей и управляющих, которые, так или иначе, объединяются в среде организации [33, 112].
В совокупности действия по всем этим направлениям позволяют создать формализованную часть организации в виде сознательно заданных постоянных образцов поведения и устойчивых элементов организованности. Результат формализации проявляется в рациональности организационной деятельности, в возможности прогнозировать функциональные процессы в ней, в экономии ресурсов.
Организация – это функция, связанная с постановкой и группированием задач для подразделений и выделением ресурсов для этих подразделений. Это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.
При этом структура должна отражать функции, подчиненность, делегирование полномочий, информационные связи и пр. Организационную структуру предприятия часто сравнивают с несущим каркасом. Действительно, структура представляет собой совокупность составляющих систему элементов и связей между ними. Существует большое количество различных структур и количество их вариантов безгранично.
Задача менеджеров состоит в том, чтобы разработать (выбрать) ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам предприятия, а также воздействующим на него внутренним и внешним факторам.
Под организационной структурой (ОС) понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого [9,60].Другие авторы подчеркивают, что организационная структура определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей [22,148].Таким образом, структура организации представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.
Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами ОС могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов ОС:
а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;
б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации [37,154].
В качестве основного отношения в структуре организации выступает отношение по управлению. Точнее, речь идет о множестве отношений, составляющих основу функционирования организации. Отсюда и вытекает проблема управляемости.
Целевое управляющее воздействие является важнейшим, процессом внутри организации. Основными его участниками выступают орган управления и его объект, управляющая и управляемая подсистемы. Управляющая подсистема имеет менее сложную структуру, меньше по объему, но является более динамичной, имеет большее с разнообразие возможных состояний. Управляемая подсистема инерционна и требует соответствующего управленческого воздействия, чтобы произвести в ней какие-либо изменения. Кроме того, каждый объект управления обладает своей внутренней логикой функционирования и развития, которая не может быть простым продолжением управляющего воздействия. Поэтому эффективность управляющего воздействия зависит не только от его качества, но и от особенностей самого объекта воздействия.
Управляющая подсистема не в состоянии полностью контролировать управляемую подсистему и последняя обладает некоторой самостоятельностью поведения. Грань между контролем и самостоятельностью достаточно подвижна и изменяется в ту или иную сторону под влиянием различных факторов. Управляемость означает ту степень контроля, которую управляющая подсистема осуществляет по отношению к управляемой, с одной стороны, и ту степень автономии, которую управляемая подсистема сохраняет по отношению к управляющей – с другой. Целевая структура организации уникальна своим неисчерпаемым многообразием [46,239].
Целенаправленное управляющее воздействие в процессе своего осуществления сталкивается с некоторыми границами, преодоление которых оказывается или невозможным, или неэффективным. Эти границы имеют как субъективное (знание об объекте, способность управлять) так и объективные (свойства и сложность объекта, его природа, окружающая среда) происхождение.
Наиболее значимый фактор управляемости – это реальная сложность управляемого объекта. Огромное разнообразие элементов, отношений, интересов, способов поведения, их разнокачественный, разномерный характер очень часто намного превышают контролирующую способность субъекта управления. В управлении используются различные приемы упрощения объекта, уменьшения его сложности, однако их возможности ограничены. Так, многие виды труда не поддаются нормированию, безличность формальной структуры делает невозможным учесть конкретные проявления служебного поведения работников, не могут быть жестко контролируемы внутриорганизационные отношения. Исследования в области управления организациями показывают, что расхождения между формальной и действительной структурой возникают постоянно вследствие некоторой консервативности первой и изменчивости второй.
Важным фактором управляемости является также надежность информации. Целевое управляющее воздействие, как правило, реализуется в форме решений, принятие и осуществление которых составляют основные этапы управления. Качество решений определяется, прежде всего, их рациональностью, степенью соответствия требованиям организационной ситуации и целям управления. Оно в значительной мере зависит от информационного обеспечения. Наиболее уязвимыми его местами являются: неполнота, запаздывание, искажение, наслоение на содержание передаваемой информации личного или группового интересов [33, 122].
Существенное влияние на управляемость оказывает ролевая структура руководителя. Он одновременно включен в различные социальные системы: должностную, групповую, общественную, семейную и т.д. Как должностное лицо он обязан ориентироваться на полезность, эффективность своей деятельности для данной организации; как член группы – стремиться удовлетворить интересы своих подчиненных и коллег; как член общества – призван заботиться о его интересах, оценивать принимаемые решения с гражданских и общественных позиций; как член семьи – строить свое поведение с учетом материальных и иных потребностей. Проблема состоит в том, что по своей направленности ориентации могут не совпадать, что существенно сказывается на качестве принимаемых решений и эффективности управления организацией.
Повышению управляемости организаций способствует профессионализация управления, которая, в свою очередь, вызывает изменение социальной структуры производственного коллектива, так как в ней появляется новая профессиональная группа.