Отдел документарного обеспечения (ОДа) ведет общебанковский документооборот, который включает в себя внешнюю и внутреннюю переписку, оформление приказов, ведение регистрации доверенностей и договоров и т. д., контролирует правильность оформления документов, поступающих на подпись руководству Банка. В обязанности ОДа также входит регулярное консультирование сотрудников Банка по порядку организации и ведения документооборота в подразделениях.
Командирование сотрудников осуществляется при непосредственном содействии ОДа - заказ билетов, оформление виз и паспортов, гостиничный сервис.
Отдел обработки клиентских дел (ООКД) работает в рамках проекта потребительского кредитования в части обеспечения формирования, хранения, обработки заявок подразделений на выдачу клиентских дел во временной пользование и передачу дел по договорам цессии.
Отдел «Архив» обеспечивает:
взаимодействие с нотариатом в части обеспечения Банка нотариально заверенными копиями уставных документов Банка, переводов, доверенностей и т.д.;
составление Номенклатуры дел;
комплектование архива документами структурных подразделений; . учет и обеспечение сохранности документов;
оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению.
Административно-технический Департамент
Административно-технический департамент включает Техническое управление и Управление по работе с регионами.
Техническое управление (ТУ) осуществляет материально-техническое обеспечение структурных подразделений Банка, транспортное и техническое обслуживание, ведет учет товарно-материальных ценностей Банка.
Управление по связям с общественностью.
В задачи Управления по связям с общественностью (УСО) входит:
обеспечение регулярного присутствия в информационном поле;
создание и поддержание позитивного имиджа Банка у "внешней" общественности (клиенты, партнеры, государственные органы, профессиональные объединения и т. д.) и у сотрудников Банка;
разработка и обеспечение поддержания корпоративного стиля Банка;
формирование устойчивой положительной репутации Банка;
создание и поддержание корпоративной культуры Банка.
Таблица функциональных взаимосвязей ДП с другими подразделениями Банка.
У- участвует в выполнении данной функции, О – отвечает за выданной ф-ции, организует ее исполнение, П - представляет исх. данные, информацию С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций, Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ
| Функции Департамента Персонала | Подразделения и должностные лица | |||||||||
| Директор Департамента | Управление по работе с персоналом | Управление методологии и кадрового аудита | Управление обучения и развития персонала | Управление кадрового делопроизводства | Департамент безопасности | Департамент внутреннего контроля | Юридический Департамент | Департамент сетевого развития | Подразделения и представительства Банка | |
| 1. Подбор и расстановка кадров | Р | О | У | У | У | С | С | С | П | |
| 2. Составление плана потребности в персонале | Р | У | О | У | С | П | ||||
| 3. Оформление приема, перевода, увольнения работников | Р | О | С | С | С | С | П | |||
| 4. Изучение причин текучести кадров | Р | О | У | С | П | |||||
| 5. Осуществление контроля за правильным использованием персонала. | Р | У | О | С | С | П | ||||
| 6. Ведение учета личных дел | Р | О | С | П | ||||||
| 7. Оформление документации для награждения | Р | О | С | С | П | |||||
| 8. Заполнение трудовых книжек | Р | О | С | П | ||||||
| 9. Работа по профессиональному продвижению кадров | Р | О | С | С | С | П | ||||
| 10. Рассмотрение писем, жалоб, заявлений. | Р | П | С | О | У | П | ||||
| 11. Создание трудовой мотивации персонала. | Р | О | У | П | С | П | ||||
| 12. Проведение обучения персонала | Р | О | С | П | ||||||
Численность персонала Банка в сентябре 2007 году составила 44 000 человек.
Рассмотрим численность персонала по различным категориям:
Численность женщин и мужчин примерно одинакова, т.е. 50:50.
Основная часть персонала имеет законченное высшее образование, это порядка 60 %.
30 % персонала учащиеся ВУЗов, остальные 10 % имеют среднее профессиональное образование, это в основном обслуживающий персонал.
70 % персонала в возрасте от 20 до 35 лет.
Стаж работы в Банке около года имеют в основном менеджеры низового звена. Top-менеджеры работают в основном со дня образования Банка. Менеджеры среднего звена имеют стаж работы в Банке около года.
Продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Также введены регламентированные 15-ти минутные перерывы . Время обеда для каждого подразделения определены приказом по банку.
Процент текучести в общем составляет 25 %. Из них 19 % менеджеры низового звена и 6 % среднего и высшего.
Основная причина текучести это не возможность совмещения обучения и работы.
Прежде всего, в изменившихся условиях необходимо разработать новые критерии оценки персонала и определить основные квалификационные требованиябанка к работникам.
1. Профессиональная квалификация в области проведения банковских операций согласно должностным обязанностям.
Данное квалификационное требование неизменно при любой выбранной стратегии, так как банк в первую очередь должен быть уверен в том, что его работники безупречно проводят банковские операции. Вместе с тем, это требование было конкретизировано и разбито на следующие составляющие:
· знание нормативной базы РФ и локальных нормативных документов в соответствии с требованиями должности;
· профессиональные навыки, знание рабочих процедур;
· умение ориентироваться в сложной профессиональной ситуации.
2. Профессиональная квалификация в области представления банка и продажи банковских продуктов (для работников, привлекающих и обслуживающих клиентов).
Введение этого требования стало новым для банка. До внедрения настоящей системы аттестации банковским специалистам не приходилось оценивать профессиональную квалификацию работников, привлекающих и обслуживающих клиентов, в области представления банка и продажи банковских продуктов.
Для того чтобы помочь им, были определены две основных составляющие этого требования:
· владение информацией о банке и банковских продуктах в соответствии с задачами должности. Это требование возникло из необходимости консультировать клиентов не только по узкому направлению, в котором специализируется работник. Ведь у клиента может возникнуть любой вопрос по поводу финансовых услуг, оказываемых банком; если обслуживающий его работник продемонстрирует непонимание, это может подорвать доверие клиента к банку в целом;
· знание стандартов обслуживания клиентов в соответствии с требованиями должности. В банке разработаны стандарты поведения персонала при обслуживании клиентов, поэтому введение этого требования в процедуру оценки является логическим продолжением проводимой программы совершенствования качества обслуживания.
3. Уровень организационной приверженности. Данное квалификационное требование к персоналу, обслуживающему клиентов, по мнению автора, является одним из основных. Если организация не уверена в лояльности этого персонала, то любые внешние PR-акции могут разбиваться о безразличное отношение работников к своей организации. В процессе обслуживания персонал бессознательно демонстрирует свое отношение к организации, в которой работает, и на таком же бессознательном уровне формирует отношение клиентов. Именно поэтому уровень организационной приверженности персонала, обслуживающего клиентов, играет большую роль в достижении позитивных результатов. В рамках процедуры оценки организационная приверженность работников оценивается на основании двух составляющих:
· знание истории банка, своего подразделения;
· представление о своей личной роли в развитии банка.
4. Личные способности работника, необходимые для эффективного выполнения его должностных обязанностей.
Это единственное требование к работнику, связанное не только с эффективность его работы, но и с его потенциалом развития и перспективами в организации. Основные критерии и методика оценки личных способностей работника, необходимых для эффективного выполнения его должностных обязанностей, были взяты из методики оценки кандидатов в процессе отбора при приеме на работу. Эта методика разработана кадровой службой и уже применяется в банке в течение года. Единая методика для входной оценки и оценки в течение работы позволяет отслеживать динамику развития личностных качеств работника и прогнозировать его рост для принятия управленческих решений о кадровых перестановках. Укрупненно эта процедура состоит из оценки трех, выделенных в качестве основных, способностей работника: