Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области (стр. 6 из 6)

Затратив один раз время на создание базы данных, достигается значительная экономия времени в процессе дальнейшей работы. А именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. Автоматизированная картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. На создание макета базы данных уйдёт приблизительно 1-1,5 часа. Количество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнения автоматизированной картотеки

10-12 карточек/день. Так как количество рабочих дней инспектора хранилища 251 день, на заполнение БД уйдёт 1 год 8 месяцев. Начинать введение данных в ПК необходимо с карточек тех сотрудников ГУФСИН и его подразделений, личные дела которых находятся в архиве.

В MSAccess предусмотрена защита от несанкционированного доступа к базе данных. Это система паролей и ограничений прав работы с БД. Так как вносить, изменять сведения БД, предоставлять справки, отчёты будет ответственный инспектор хранилища личных дел, то ему необходимо создать пароль, который будет знать он и старший инспектор хранилища (администратор БД). Администратор может установить режим «справочной системы» для заинтересованной группы пользователей, без риска изменения/удаления записей и т.п. Создание макета базы данных и техническое обслуживание планируется осуществить силами Центрального инженерно-технического отдела ГУФСИН.

3.3 Основные результаты предлагаемых мероприятий

В таблице 3.9 приведен анализ трудоемкости и периодичности выполнения отдельных процедур инспекторами хранилища личных дел, до и после внедрения проекта.

Таблица 3.9

Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур

Процедура	Трудоемкость		Периодичность
	До внедрения проекта, чел/часов	После внедрения проект, чел/часов
Поиск карточки формы № 2 в картотеке	0,12	0,05	Каждый день по 5 раз
Внесение изменений в карточку формы № 2 (подбор приказа, внесение сведений приказа в карточку)	1	0,4	Каждый день по 5 раз
Формирование сводной справки по нескольким служебным карточкам (5-6 штук)	3	0,20	Два раза в неделю
ИТОГО:	4,12	0,65

До внедрения проекта на работу со служебной карточкой инспекторы хранилища (при пятидневной рабочей неделе и 9 часовом рабочем дне) тратили 34 часов в неделю (76% недельного рабочего времени; 1768 часов в год). После внедрения проекта инспекторы будут тратить приблизительно 12 часов рабочего времени в неделю (624 часа/год), что приблизительно в три раза меньше затрачиваемого времени до внедрения проекта. Годовая экономия составит 1144 часа, при сменном фонде рабочего времени 2259 часов ((365-104-10)*9) и годовом фонде рабочего времени 1 инспектора Хранилища 1809 часов ((365-104-10-50)*9). Если до внедрения проекта на выполнение работы со служебной карточкой требовалось 5 (списочная численность) человек, то после внедрения проекта достаточно 3 человек.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной курсовой работы является совершенствование существующей информационной системы управления кадров и работы с личным составом ГУФСИН.

В работе были решены следующие задачи:

1. Проанализирована структура документооборота Управления кадров ГУФСИН по Иркутской области, программное и техническое обеспечение деятельности инспекторов управления кадров, выявлены существующие недостатки.

2. Предложен вариант построения автоматизированной БД на основе служебной карточки формы № 2, на основании которой в ГУФСИН формируется алфавитная картотека личного состава. В отсутствие личного дела позволяет получить основные биографические данные сотрудника, сведения о его службе в органах внутренних дел, Вооруженных Силах, работе в гражданских учреждениях, организациях, на предприятиях и т.п.

3. Приведено проектирование базы данных служебной карточки с использованием MSAccess. Разработана структура базы данных, на основе которой можно создать определенное количество таблиц, в которых буде хранится информация по личному офицерскому и младшему начальствующему составу ГУФСИН.

4. Предложен вариант организации сети Управления кадров с выделенным сервером, а также проведен расчет затрат на программные и технические средства, необходимые для локальной сети.

5. Проведен расчет эффективности внедрения АИС.

Использование автоматизированной базы данных сотрудников ГУФСИН и его подразделений даст определённый управленческий эффект: повысится скорость предоставления отчётов, сведений об укомплектованности штата, качественном составе кадров и др.

Внедрение проекта позволит сократить численность инспекторов Хранилища на 2 человека. Срок окупаемости проекта автоматизированной информационной системы составит приблизительно 3 месяца.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20 февр. 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).

2. О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)»: Постановление Правительства РФ от 28 янв. 2002 г. № 65 (ред. от 26.07.2004, с изм. от 21.10.2004).

3. Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний: Указ Президента от 13 окт. 2004 г. № 1314.

4. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.

5. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.

6. Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2003. – 184 с.

7. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: ГУ-ВШЭ, 2000. – 688 с.

8. Бахтаирова Е.А, Шестаков С.С. Автоматизированные информационные системы государственного и муниципального управления: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 152 с.

9. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 84 с.

10. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник для вузов. 2-е изд. – СПб: Питер, 2004. – 703 с.: ил.

11. Бурдуковская А.В., Ведерникова Т.И., Деревяшкина Н.М., Пешкова О.В. Компьютерные информационные технологии: Учеб. Пособие – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2002. С. 112-135.

12. Вишневский А. WindowsServer 2003. Для профессионалов. – СПб: Питер, 2004. – 767 с.: ил.