В заключениях о восстановлении сотрудников на службе и специальном звании указываются периоды, засчитываемые в выслугу лет, дающую право на пенсию, а также на получение процентной надбавки за выслугу лет, в выслугу в специальном звании. Засчитываемые в службу периоды указываются в приказе о восстановлении сотрудника на службе и специальном звании.
Заключения по материалам служебных проверок, а также копии приказов о восстановлении в должности, специальном звании, на службе приобщаются к личным делам сотрудников.
Представления к восстановлению сотрудников в прежних специальных званиях направляются: для лиц младшего начальствующего состава - в кадровые подразделения, начальники которых приняли решение о снижении в специальном звании; для лиц среднего и старшего начальствующего состава - в управление кадров ГУФСИН России.
Сотрудникам, незаконно или необоснованно перемещенным по службе, пониженным в должности и т. п. выплачивается денежное довольствие по должности, с которой они были уволены, и по специальному званию, в котором они состояли, за период до их восстановления в должности, специальном звании или на службе.
В приказах о восстановлении сотрудников в должности, специальном звании, на службе, указываются их должности, должностные оклады и установленные надбавки и периоды, за которые им выплачивается денежное довольствие.
Также Инспекция формирует отчеты о дисциплинарной практике: о взысканиях сотрудников.
В таблице 2.3 приведен небольшой перечень документов, оформляемых Управлением кадров при осуществлении своей деятельности (с разбивкой на процессы), и технические средства, используемые при этом. Знак «Б» означает использование бланка документа, напечатанного в типографии.
Таблица 2.3
Технические средства, используемые в делопроизводстве Управления кадров
| Документы | Технические средства |
| 1 | 2 |
| Прием на работу нового сотрудника | |
| 1. Заявление кандидата | Ручка |
| 2. Анкета кандидата | РучкаБ |
| 3. Автобиография | РучкаБ + ПК |
| 4. Обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну | РучкаБ |
| 5. Копия свидетельства о браке | Ксерокс |
| 6. Копия документа об окончании образовательного учреждения | Ксерокс |
| 7. Справка о здоровье (заключение врачебной комиссии) | ПК |
| 8. Заключение о приеме на работу | РучкаБ |
| 9. Контракт (в 2-х экземплярах) | ПК |
| 10. Бланк присяги | РучкаБ |
| 11. Приказ о назначении на должность | ПК |
| 12. Служебная карточка формы № 2 | РучкаБ |
| Присвоение первоочередного звания | |
| 1. Представление к присвоению специального звания | ПК |
| 2. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| Присвоение очередных специальных званий | |
| 1. Представление | ПК |
| 2. Приказ | ПК |
| 3. Копии приказа (для Хранилища, Бухгалтерии, Отдела прохождения службы и наград) | Ксерокс |
| 4. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| Аттестация | |
| 1. Характеристика аттестуемого сотрудника | ПК |
| 2. Бланк аттестации | РучкаБ |
| Перемещение сотрудников | |
| 1. Рапорт (заявление) сотрудника или представление к перемещению | РучкаБ |
| 2. Приказ о перемещении | ПК |
| 3. Копии приказа о перемещении (Бухгалтерия) | Ксерокс |
| 4. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| Увольнение | |
| 1. Рапорт (заявление) сотрудника | Ручка |
| 2. Лист собеседования | РучкаБ |
| 3. Представление на увольнение | ПК |
| 4. Приказ об увольнении | ПК |
| 5. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| 6. Копии приказа об увольнении | Ксерокс |
| 7. Обходной лист | РучкаБ |
| 8. Выписка об увольнении предоставляемая сотруднику | ПК |
| Формирование ежемесячной отчетности для Минюста РФ | |
| 1. Отчеты (о составе кадров, о состоянии профессиональной подготовки кадров и др.) | ПК |
| Предоставление отпуска | |
| 1. График отпусков | ПК |
| 2. Отпускное удостоверение | ПК |
Данные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформляются в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Но все еще имеются документы, оформляемые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку № 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. Оформление карточки на ПК позволило бы инспекторам Хранилища личных дел оптимизировать свою работу.
Существенным ограничением введения автоматизированного документооборота является существующее законодательство, которое требует обязательного ведения документации (личных дел, приказов, отчётов и т.п.) в бумажном виде. Но использование автоматизированной БД карточек для справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещается. Поэтому проектными предложениями являются:
1) проектирование необходимой для работы базы данных сотрудников ГУФСИН (на основе данных служебной карточки формы №2) на компьютере;
2) организация локальной сети Управления кадров, с выделенным сервером;
3) покупка необходимых для работы факсов (табл. 2.6).
Таблица 2.6 Перечень проектных мероприятий
| Недостатки действующей информационной технологии | Проектные предложения | Описание действий/документов |
| Отсутствие базы данных сотрудников на ПК | Проектирование базы данных под управлением СУБД MSAccess | Проектирование структуры данных, интерфейса служебной карточки формы № 2 |
| Отсутствие локальной сети: а) отсутствие необходимых технических средств;б) отсутствие необходимых программных средств для организации локальной сети | 1. Использование существующих технических средств путём добавления необходимых, но отсутствующих в конфигурации элементов.2. Установка необходимых программных средств с учётом их последующего востребования на каждом конкретном рабочем месте | Выбор топологии сети, перечень необходимых деталей с указанием ценПеречень необходимых программных средств с указанием цен |
| Отсутствие двух необходимых в работе факсов | Покупка 2 факсов | Выбор оптимальной цены |
Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.
РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН
3.1 Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН
Автоматизацию работы базы данных обеспечивает система управления базами данных (СУБД), которая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, реляционный.
В данном проектировании ставится задача компьютерного учёта служебной карточки формы № 2, которая фактически представляет собой сокращённое личное дело сотрудников ГУФСИН и его подразделений. Объект исследуемой предметной области - сотрудник. Атрибутами данного объекта является набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (СК). Перечислим все имеющиеся атрибуты с указанием ограничений на значения при заполнении СК (табл. 3.1).
Таблица 3.1
Поля служебной карточки
| Поле | Ограничение | Поле | Ограничение |
| Личный номер | А – ххх ххх; уникален | 9.Какими иностранными языками владеете | Хорошо – читает и может объясняться; владеет свободно. Слабо – читает и переводит со словарём. |
| Личное дело № | уникален | 10.Какими языками народностей РФ владеете | Хорошо, слабо. |
| 1.ФИО | нет | 11.Участие в войнах и других боевых действиях | нет |
| 2.Год, месяц и число рождения | нет | 12.Ранения и контузии | нет |
| 3.Место рождения | Если посёлок, село, указывается область. | 13.Был ли в плену, окружении | нет |
| 4.Гражданство | Российское | 14.Госдарственные награды | нет |
| 5.Национальность | Территория РФ | 15.Семейное положение | нет |
| 6.Образование (специальность, учебное заведение, год окончания) | нет | 16.Адрес местожительства семьи | нет |
| 7.Специальность по образованию | нет | 17.Трудовая деятельность | Работа в гражданских организациях, учреждениях и на предприятиях. |
| 8.Присвоено специальное (воинское) звание (приказ и дата) | нет | 18.Служба в ВС РФ, Военно-Морском Флоте, в войсках и органах ФСК и МВД | Служба в ВС и федеральных органах исполнительной власти. |
Из трёх подходов моделирования выбирается реляционная модель. Данные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику – строка. Каждая строка этой таблицы (отношения) называется записью, а её отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, - полем. Если представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить ряд недостатков:
Во-первых, некоторые поля являются достаточно сложными и включают в себя данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это поля, в которые входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и др.)