Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области (стр. 3 из 6)

Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.

На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.

Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма

Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.

Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.

Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.

Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.

Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.

Внешняя сущность Архив моделирует подразделение ГУФСИН, осуществляющее хранение личных дел уволенных сотрудников.

Внешняя сущность ФСИН России моделирует головную организацию (г. Москва), осуществляющую контроль над деятельностью ГУФСИН по Иркутской области.

Оформление движения кадров при приёме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. Движение кадров оформляется приказом по личному составу, который включает в себя такие пункты как принять, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы Отдела кадров оформляют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам) уволить, уволить в связи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменения в учётные документы и др.

Инспекторы Отдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений ГУФСИН, а также документов наработанных внутри Отдела кадров.

Ведение документации по делопроизводству включает в себя ведение карточки формы №1, карточки формы № 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.

Отдел прохождения службы и передает в Отдел кадров данные, для внесения изменений по званию в карточку формы № 1.

2.1 Ведение отчетности

Ведение отчётности – оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).

Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.

Таблица 2.2

Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН

Наименование представляемого документа	Периодичность представления	Сроки представления
Алфавитная карточка формы № 1	постоянно	Одновременно с представлением на присвоение специального первого звания среднего и старшего начальствующего состава, воинского звания офицерского состава или о зачислении в кадры ФСИН России
Сведения о движении начальствующего и офицерского состава	постоянно	10 числа каждого месяца
Отчет о составе кадров ГУФСИН и его подразделений	годовой	5 января
Отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров	годовой	5 января

При нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от тяжести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.

Дисциплинарное взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка и степени вины. При определении вида и меры взыскания принимаются во внимание: характер проступка, обстоятельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несения и другое.

При нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскания налагаются на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).

Увольнение из уголовно-исполнительной системы является крайней мерой дисциплинарного взыскания.

Для снятия дисциплинарного взыскания, наложенного старшим начальником, непосредственный начальник возбуждает соответствующее ходатайство по инстанции.

Все поощрения и дисциплинарные взыскания, за исключением объявленных устно, подлежат учету. Учет поощрений, дисциплинарных взысканий, решений судов чести ведется сотрудниками кадровых подразделений в журналах по учету взысканий и поощрений.

Формирование приказов о поощрениях и наказаниях включает в себя:

1. Оформление приказа на основании данных рапортов начальников отделов, материалов выездной комиссии.

2. Передача копии приказа в заинтересованные подразделения: бухгалтерию, отделы кадров подразделений ГУФСИН, Хранилище.

Подготовка материалов служебных расследований по травмам, увечьям и гибели сотрудников на основании отчётов о дисциплинарной практики, поступающих из отделов кадров подразделений ГУФСИН.

Рис. 2.2 Декомпозиция второго уровня «Воспитательный отдел»

Сводный график отпусков подписывается ответственным инспектором Отдела прохождения службы и наград и утверждается руководителем ГУФСИН.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При необходимости переноса срока отпуска на другое время инспектором ОПСиН с согласия работника и руководителя отдела, где он работает, вносятся изменения в график отпусков.

В цёлях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.

Также ОПСиН занимается формирование кадрового резерва. Кадровый резерв – группа специалистов, обладающих способность к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью, подвергшихся отбору и прошедших подготовку.

Начальник отдела подает рапорт на рассмотрение кандидатуры для занесения ее в кадровый резерв (резерв функционирования – на руководящую должность). На аттестационной комиссии проводится аттестация сотрудника, по решению которой его зачисляют или не зачисляют в кадровый резерв. Оригинал бланка аттестации и рапорт приобщаются к личному делу сотрудника.

Деятельность Инспекции по личному составу заключается в Проведении служебных расследований и Формировании отчетности для ФСИН России (рис. 2.2).

По рапорту сотрудника проводится служебное расследование. Оно заключается в сборе объяснительных со свидетелей факта нарушения, формирования заключения служебного расследования и вынесения решения по жалобе: либо снятие взыскания с сотрудника или отказ в этом.

Сотрудники, признанные в установленном порядке незаконно или необоснованно перемещенными по службе, отстраненными от замещаемой должности либо пониженными в должности, сниженными в специальном звании, а также незаконно уволенными со службы из уголовно-исполнительной системы, подлежат восстановлению соответственно в должности, специальном звании, на службе.

Восстановление в прежнем специальном звании сотрудников, состоящих в должностях рядового и младшего начальствующего состава, производится приказами начальников, принявших ранее решение о снижении их в звании, либо вышестоящих начальников.

Рис. 2.3 Декомпозиция второго уровня «Инспекция по личному составу»

Сотрудники, признанные незаконно уволенными, восстанавливаются на службе приказами начальников, которым предоставлено право назначения на должность, либо вышестоящих начальников. Основанием для издания приказов о восстановлении на службе являются утвержденные указанными начальниками заключения служебных проверок, а также вступившие в силу решения суда о признании увольнения незаконным.