| 7 | Расчеты с клиентамиРасчеты с клиентами за отгруженную продукцию. Расчеты за пар, горячую и холодную воду. Задолженность по продукции. Движение, потери и остатки готовой продукции на складе. Учет и оплата путевок на базы отдыхаНалоги на отгруженную продукциюСверка с клиентамиУчет тары на материальном складеЗачеты, частичные зачеты по таре | Актсдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация бухгалтерского учета основных средств, нематериальных активов, материалов, МБП | |||||
| 8 | Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМЛ) Поступление, ввод в эксплуатацию,перемещение, выбытиеВедение списка ОС и НМЛНачисление амортизации | Актсдачи-приемки работ | |||
| 9 | Учет материалов и сырьяПоступление на завод, перемещение между подразделениями, списание на затраты в производствоУчет движения материалов и сырья на центральном складе и по всем цехам и отделамИнвентаризация | Актсдачи-приемки работ | |||
| 10 | Учет МБП и спецодеждыПоступление на завод, перемещение между подразделениями, списание на затраты в производствоУчет по материально-ответственным лицам (МОЛ) Инвентаризация | Актсдачи-приемки работ | |||
| 11 | Учет затрат на автотранспортКартотека водителей и автотранспортаКартотека шин, аккумуляторов, комплектующихВыписка и обработка путевых листовРасчет расхода ГСМ с учетом поправочныхкоэффициентовОтчеты | Актсдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация производственных процессов | |||||
| 12 | ПроизводствоВыход готовой продукции. Учет затрат на производство. Анализ рентабельности. Планирование производства продукции. Анализ производственной деятельности | Актсдачи-приемки работ | |||
| 13 | Учет движения продукции по удаленным складамОтгрузка товара покупателюВозврат продукции от покупателяПриход продукцииПрием тары/продукции от поставщикаВнутреннее перемещениеСписание бояВвод документов на списание материалов на затратыОбмен данными | Актсдачи-приемки работ | |||
Продолжение
| 14 | Калькуляция цен, себестоимостии автотранспортаКалькуляция цен на выпускаемую продукциюКалькуляция себестоимости продукцииКалькуляция автотранспорта | Акт сдачи-приемки работ | |||
| 15 | Варочный цех1. Ввод накладной на отгрузку дробиныи др. отходов производства2. Печать накладной и счета-фактуры | Акт сдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация расчета заработной платы и кадрового учета | |||||
| 16 | Заработная платаНачисления, удержания, расчетРасчет плановой заработной платыРасчет выработки по цехам по сдельно-премиальной форме оплаты трудаРасчет тарифных ставок и окладов | Акт сдачи-приемки работ | |||
| 17 | Кадровый учетПерсонифицированный учетОформление приказов, учет рабочихи служащих (принятие на завод,увольнение и т.д.),проверка табелей рабочего времениУчет отпусков | Акт сдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация бухгалтерии | |||||
| 18 | Бухучет в торговле и общепитеУчет продуктов в столовойУчет продукции по всем магазинам,принадлежащим заводуРасчеты в валюте: выписка счетов-фактур,оплата, задолженность, сальдо | Акт сдачи-приемки работ | |||
| 19 | Сводная бухгалтерская отчетностьОтчеты для налоговой инспекцииСтатистические отчетыПрочие необходимые отчеты | Акт сдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация финансового отдела | |||||
| 20 | Планирование платежей и бюджетаЗаявки на платежи, график платежейПланирование бюджета | Акт сдачи-приемки работ | |||
| 21 | Планирование продажОперативное финансовое планирование | Акт сдачи-приемки работ | |||
| Всего: | |||||
Подписи сторон
Заказчик исполнитель
Не все равно, с чем работать и с кем иметь дело...
Самое время вспомнить китайскую пословицу: "Если делаешь что-нибудь неправильно, не рассчитывай на правильный результат". Поэтому еще раз акцентируем ваше внимание на том, что только после определения целей компании и степени готовности к управленческим реформам (упорядочении бизнес-процессов) имеет смысл заниматься выбором конкретной автоматизированной информационной системы (АИС), призванной превратить стратегию компании в оперативные планы.
При выборе АИС и поставщика ПО следует действовать с особой мудростью, то есть, учитывая чужие ошибки, постараться избежать собственных промахов, тем самым повысив эффективность внедрения проекта.
Среди проблем, с которыми столкнулись ваши предшественники при выборе системы, наиболее часто встречаются следующие:
- в приобретенной АИС нет одной, двух, трех и т.д. очень важных функций либо происходит дублирование одних и тех же функций разными подразделениями;
- внедрение превратилось в бесконечный процесс;
- из фирмы-разработчика АИС уволился ведущий сотрудник отдела автоматизации, поэтому сопровождать систему некому;
- выбрали систему, а потом оказалось, что для ее внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и/или сетевое оборудование предприятия;
- приобрели дорогую мощную АИС, но используют ее только на 50% (30%, 20%, 10% и т.д.);
- увеличился объем операций (количество рабочих мест, например) - и система стала медленно работать.
Наличие подобных проблем связано с плохим пониманием тех требований, которым должна удовлетворять автоматизированная система. Вот некоторые из них.
Первое. Система должна охватить всю организацию в целом и обеспечить информационную взаимосвязь подразделений.
Второе. Она должна предусматривать несколько вариантов развития предприятия.
Третье. Она должна учитывать различные временные рамки. Например, производственный процесс может планироваться на основе "скользящих" прогнозов, в то время как составление балансового отчета, скорее всего, будет необходимо не более чем раз в квартал.
Четвертое. Система должна предусматривать многообразие пользователей и отвечать их требованиям. Прежде чем приобрести АИС, убедитесь, что с ней сможет работать максимальное количество пользователей. Кроме того, система должна обеспечить работу пользователей, которые будут подключены к ней на протяжении последующих 12-18 месяцев с момента ее ввода в эксплуатацию. Поэтому так важен "уровень сервиса", заложенный в систему разработчиками.
Выбирая систему, выясните ее возможности по отслеживанию прохождения документации предприятия, обеспечению обновлений версий у пользователей.
Обратите внимание! Для многих предприятий представляют интерес механизмы "защиты" данных в системе, обеспечивающие невозможность доступа и тем более внесения изменений в "закрытую" информацию, предназначенную только для высшего руководства компании.
Конечно, данный "список" не претендует на полноту изложения требований к системе. Но изначально, осуществляя выбор, нельзя упускать один существенный момент: набор необходимых требований к АИС и ПО диктует построенная на предприятии модель бизнес-процессов, включающая в себя описание стандартов - финансового, материального, производственного учетов и документооборота, а не наоборот.
Обратите внимание! При выборе программного обеспечения важно учесть, что бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия и информационная система, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию.
Выбирая систему, следует обратить внимание на "жизнеспособность" компании-разработчика и ее программного решения, наличие завершенных проектов на территории стран СНГ, в частности Беларуси, отраслевые рекомендации профильных предприятий, а также навыки управления проектами и предприятием в целом у разработчиков и наладчиков ПО. В данном контексте целесообразно дать несколько рекомендаций, которые помогут вам предотвратить возможные ошибки.
Разумно подходите к выбору ПО для построения информационной системы. Старайтесь рассмотреть как можно больше систем, увидеть их работу "живьем", а не на "бумаге".
Выясните, что представляет собой каждый поставщик. Как долго поставщик присутствует на рынке? Является ли предлагаемый им продукт главным направлением его деятельности? Как много он имеет клиентов и что это за организации? Является ли данный продукт собственной разработкой поставщика или он перепродает чужой? И если это перепродажа, кто будет отвечать за возможные неполадки?
Изучите функциональные возможности предлагаемых программных решений. Убедитесь в том, что выбранная вами программа обладает именно теми функциональными возможностями, которые вам нужны. Также проверьте "возраст" версии и узнайте, не собирается ли поставщик заменить ее в ближайшем будущем. И если у него есть такие планы, то будет ли новая версия иметь сходные функциональные возможности, получите ли вы ее бесплатно, а главное, придется ли вам переделывать имеющиеся приложения? Если необходимые вам функции в данной программе отсутствует, следует с осторожностью относиться к обещаниям поставщика включить их в следующую версию. К сожалению, продавцы ПО часто не выполняют своих обязательств и выпускают новую продукцию, не обладающую всеми функциональными возможностями, которые планировалось включить ранее.
Оцените приложение самостоятельно. Никогда не принимайте решение о покупке программного продукта, основываясь только на первых впечатлениях от его демонстрации. Вы должны самостоятельно оценить возможности применения того или иного приложения для решения задач вашей организации.
Задавайте поставщику вопросы, требуйте разрешения поработать с демо-версией самостоятельно.