При автоматизации "Криницы" и Белгосстраха как наши работники, так и сотрудники этих компаний проходили обучение по информационным технологиям на специализированных курсах. Специалисты заказчиков изучали сервер Microsoft и конфигурации 1С. Работа велась очень "плотно". Причем все это происходило еще на этапе разработки системы (а средняя разработка занимает год). К моменту внедрения со стороны заказчика уже было 5-7 человек, хорошо ориентирующихся в информационных технологиях".
Кроме того, как мы уже говорили, в результате внедрения происходит реинжиниринг процессов и реструктуризация предприятия (меняется его организационная структура). Это значит, что в последующем сотрудникам придется работать по-новому. Поэтому важно не только поставить их в известность о грядущих изменениях, научить работе в новых условиях, но и помочь им преодолеть психологическое сопротивление переменам.
После того как будут учтены вышеперечисленные моменты, начинается опытная эксплуатация системы. На этом этапе необходимо объективно оценить все, сделанное ранее. Система начинает работать не на бумаге. Поэтому целесообразно требовать ее четкой и правильной работы.
От редакции. Внимательный читатель, наверное, заметил, что до сих пор мы не касались вопроса выбора автоматизированной информационной системы. И сделали это умышленно, чтобы в первую очередь показать саму технологию проведения ее внедрения.
В следующем номере мы расскажем о проблемах выбора автоматизированной информационной системы для отечественных предприятий, а также ее поставщиков и покажем, как справляются с нелегкими задачами отечественные компании.
* Более подробно о разработке стратегии и установлении целей читайте: Линник К., Лазарева О. Стратегия компании - маршрут бизнеса // Финансовый директор. - 2004. - № 1. - Здесь и далее прим. ред.
** Более подробно об этом читайте: Синкевич А., Верех Е. В автоматизации бюджетирования нет мелочей // Финансовый директор. - 2003. - № 9.
| ПРИЛОЖЕНИЕ 1 |
Техническое задание по разработке и внедрению интегрированной информационной системы (ИИС) для производственного предприятия.
· Цель проекта
· Предыстория
· Обоснование проекта
· Организация
· Сроки реализации и бюджет проекта
Основные обозначения и сокращения 1. наименование разработки 2. основание для разработки 3. назначение 4. требования к программно-инженерному и правовому обеспечению ИИС.
4.1. Структура программно-инженерного и правового обеспечения ИИС
4.2. Требования к правовому обеспечению
4.3. Требования к кадровому обеспечению
4.3.1. Структура пользователей ИИС предприятия
4.4. Требования к техническому обеспечению
4.4.1. Общие требования
4.4.2. Требования по унификации
4.4.3. Требования к безопасности
4.4.4. Технические средства
4.4.5. Типовые решения по техническому обеспечению ИИС
4.5. Требования к программному обеспечению
4.5.1. Общие требования к программному обеспечению ИИС
4.5.2. Требования по унификации
4.5.3. Требования к лицензионной чистоте
4.5.4. Требования по документированию заказного прикладного программного обеспечения
4.5.5. Порядок разработки и приемки заказного прикладного программного обеспечения для предприятия
4.5.6. Программное обеспечение ИИС предприятия
4.6. Требования к средствам электронных коммуникаций
4.7. Требования к средствам защиты информации
4.8. Требования к методическому обеспечению
4.8.1. Формирование данных ИИС
4.8.2. Анализ данных ИИС
4.8.3. Управление производственным процессом и персоналом на основе данных ИИС
5. Описание функций иис предприятия
5.1. Общая характеристика иис
5.2. Назначение ИИС
5.3. Основные подсистемы ИИС
5.3.1. Отдел материально-технического снабжения (ОМТС)
5.3.2. Отдел продаж
5.3.3. Центральный материальный склад
5.3.4. Цех тары
5.3.5. Бухгалтерия
5.3.6. Цех готовой продукции
5.3.7. Отдел кадров
5.3.8. Отдел труда и зарплаты (ОТИЗ)
5.3.9. Магазин-склад
5.3.10. Финансовый отдел
5.3.11. Плановый отдел
5.4. Описание бизнес-процессов
5.4.1. Процесс "Снабжение ТМЦ"
5.4.2. Процесс "Выдача и учет спецодежды"
5.4.3. Процесс "Реализация готовой продукции"
5.4.4. Процесс "Реализация отходов производства"
5.4.5. Процесс "Отгрузка готовой продукции"
5.4.6. Процесс "Возврат продукции"
5.4.7. Процесс "Учет движения готовой продукции"
5.4.8. Процесс "Учет движения тары"
5.4.9. Процесс "Управление персоналом"
5.4.10. Процесс "Управление финансами и бухгалтерские операции"
6. Стадии создания ИИС
6.1. Стадия разработки
6.1.1. Содержание, сроки и порядок выполнения работ
6.1.2. Порядок контроля хода выполнения работ
6.1.3. Порядок приемки результатов
6.2. Этап внедрения
6.2.1. Сроки и прядок внедрения
6.2.2. Порядок приемки результатов
6.3. Эксплуатация и сопровождение ИИС
6.3.1. Эксплуатация
6.3.2. Сопровождение
Приложение 1. Организационная структура предприятия
Приложение 2. Структура отдела ИТ предприятия
Приложение 3. Специальные требования к специалистам с высшим образованием подразделений предприятия
Приложение 4. Основные технические требования к серверу баз данных на основе процессоров intel pentium III для ИИС предприятия
Приложение 5. Основные технические требования к серверу баз данных на основе risk процессоров для ИИС предприятия
Приложение 6. Основные технические требования к отладочному серверу для иис предприятия
Приложение 7. Основные технические требования к серверу обмена
Приложение 8. Основные технические требования к персональным компьютерам, входящим в состав АРМ
Приложение 9. Перечень покупных программных средств предприятия
Приложение 10. Календарный план выполнения работ по созданию ИИС предприятия
Приложение 11. Структурная схема
Приложение 12. Нормативно-справочная информация
Специальности
Должности
Подразделения
Штатное расписание предприятия
Единицы измерения
Тип документа
Типы рабочего времени
Номенклатура
Виды тары
Виды упаковки
Изготовители продукции
План счетов бухгалтерского учета
Коды видов оплат работникам предприятия
Коды видов удержаний
Приложение 13. Основные формы документов и отчетов
Отчет о движении тары
Отчет по цеху готовой продукции
Форма ТТН-1
Форма ТН-2
Отгрузочная ведомость
Журнал прихода продукции
Итого приход продукции за день
Форма МБ-8
Форма М-11
Форма ИНВ-3
Форма КО-1
Форма КО-2
Форма КО-1в
Форма КО-2в
Форма КО-3в
Форма КО-4в
Форма книги по учету кадров
Примерная форма записки об отпуске
Форма выписки из трудовой книжки
Форма "личная карточка"
Форма штатного расписания рабочих
Форма штатного расписания ИТР
Форма свода удержаний по исполнительным листам
Форма свода начислений и удержаний по организации
Форма свода по видам удержаний
Форма свода по видам оплат
Отчет об использовании календарного фонда времени
Служебная записка на доплату за выполнение работы временно отсутствующего работника
Форма ведомости учета выполненных работ
Форма наряда выполненных работ
Форма массива начисленных нарядов
Форма наряда для повременно-премиальной формы оплаты труда
Отчет "взаиморасчеты с контрагентом"
Отчет "отгрузка и возврат тары за период"
Сводная карточка учета возвратной тары за период
| ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
Календарный план работы по договору № ________ от _________
| № этапа | Наименование этапа работы, краткая характеристика | Срок выполнения | Цена этапабез НДС, бел. руб. | Отчетность о полученных результатах работы | |
| начало | окончание | ||||
| Написание технического задания | |||||
| 1 | Техническое задание | Техническое задание | |||
| Автоматизация складов готовой продукции и тары | |||||
| 2 | Учет готовой продукцииОтгрузка товараВозврат продукции от покупателяПриход продукции от дочерних предприятийПриход по договору комиссииПрием тары/продукции от поставщикаПриход из производстваВнутренний приход с расценкойОтпуск в производствоВнутреннее перемещениеСписание бояВвод документов на списание материаловна затраты | Актсдачи-приемки работ | |||
| 3 | Учет тарыОтгрузка товара покупателю (лом,нестандарт), прием тарыОтпуск тары (кроме лома) Прием тары от поставщиковПриход из производстваОтпуск в производствоСписание, бой, недостачаФормирование документов на перетариваниеИнвентаризация | Актсдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация отдела продаж: и расчетов с покупателями | |||||
| 4 | Учет продажВвод и печать накладной на отгрузкуи счета-фактурыВедение финансовых расчетовПрием заказовВедение справочника договоровУчет движения тарыпо сторонним организациям | Актсдачи-приемки работ | |||
| 5 | Учет банковских и кассовых операцийПодготовка платежных документов в банкОплата налогов и платежных требованийсторонних организаций. Выписка банкаПриходные и расходные кассовые ордера. Кассовая книга | Актсдачи-приемки работ | |||
| 6 | Учет КЕГВвод накладной на отгрузкуПечать накладной и счета-фактуры. Ввод договоров | Актсдачи-приемки работ | |||
| Автоматизация расчетов с организациями | |||||
Продолжение