Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління (стр. 2 из 7)

Іструментарій інформаційної технології

Реалізація технологічного процесу матеріального виробництва здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів, до яких відносяться: обладнання, станки, інструменти, і т.п.

Аналогічно і для інформаційної технології такими технічними засобами виробництва інформації буде апаратне, програмне і математичне забезпечення. За їхньою допомогою виконується переработка початкової інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з вказаних засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, або більш конкретно - програмним інструментарієм інформаційної технології. Визначимо це поняття.

Інструментарій інформаційної технології це - один або кілька взаємопов’язаних програмних продуктів для певного типу комп’ютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

В якості інструментарію можна використовувати наступні поширені види програмних продуктів для персонального комп’ютера:

· текстовий процесор ( редактор),

· настільні видавничі системи,

· електронні таблиці,

· системи управління базами даних,

· електронні записні книжки,

· електронні календарі,

· інформаційні системи функціонального призначення (фінансові, з бухгалтерського обліку, для маркетингу і ін.),

· експертні системи.

1.2 Співвідношення інформаційної технології та інформаційної системи

Інформаційна технологія тісно зв’язана з інформаційними системами, які є для інформаційної технології основним середовищем. На перший погляд може здатись, що введенні визначення інформаційної технології і системи схожі. Але це не так. Інформаційна технологія є процесом, складеним із чітко регламентованих правил виконання операцій різного ступеня складності над даними, що зберігаються в комп’ютерах. Основна ціль інформаційної технології - в результаті цілеспрямованих дій по переробці початкової інформації з метою одержати необхідну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, елементами якого є:

· комп’ютери,

· комп’ютерні мережі,

· програмні продукти,

· бази даних,

· люди,

· різного роду технічні і програмні засоби зв’язку і т.п.

Основна ціль інформаційної системи - організація зберігання і передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп’ютерну систему оброблення інформації. Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сферою інформаційної системи. Наприклад:

· Інформаційна технологія роботи в середовищі текстового процесора Word 6.0, який не є інформаційною системою.

· Інформаційна технологія мультимедіа, де за допомогою телекомунікаційного зв’язку здійснюється передача і оброблення на комп’ютері зображення і звуку.

Лише в умілому використанні двох інформаційних технологій - управлінської і комп’ютерної - гарантія успішної роботи інформаційної системи.

Таким чином, інформаційна технологія управління це - сукупність чітко визначених цілеспрямованих дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері. Інформаційна система – людино-комп’ютерна система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп’ютерну інформаційну технологію. Інформаційна технологія управління орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління.

Інформаційні системи управління ідеально підходять для задоволення схожих інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить відомості про минуле підприємства чи фірми, про діяльність фірми чи підприємства у теперішньому часі і вірогідному: майбутньому часі функціонування фірми чи підприємства. Для ухвалення рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути представлена в агрегованому вигляді так, щоб визначались тенденції зміни даних, причини відхилень і можливі рішення. На вказаному етапі розв'язуються наступні задачі обробки даних з використанням інформаційної технології управління:

1. оцінка планованого стану об'єкту управління;

2. оцінка відхилень від планованого стану;

3. виявлення причин відхилень;

4. аналіз можливих рішень і дій.

Із переліку задач можна побачити, що інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів.

Основні види звітів, що розроблюються з використанням інформаційної технології управління - регулярні та спеціальні звіти:

· Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створіння, наприклад місячний аналіз продаж компанії.

· Спеціальні звіти створюються по запитах управлінців або коли сталося щось незаплановане.

І регулярні звіти, і спеціальні види звітів можуть мати різні форми, рис. 1.1. Вкажемо основні форми звітів, саме:

a). підсумкові,

b). порівняльні,

c). надзвичайні.

· У підсумкових звітах, дані з'єднані в окремі групи, відсортовані і представлені у вигляді проміжних і загальних підсумків за окремими полями

· Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками і використовуються з метою порівняння.

· Надзвичайні звіти містять дані виняткового ( надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки управлінських рішень є особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленням.

Рис. 1.1. Входи та виходи інформаційної системи управління

Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління по відхиленням до звітів висуваються наступні вимоги:

1. звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

2. відомості в звіті повинні бути відсортовані за значеннями критичного для даного відхилення показника;

3. всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг проаналізувати існуючий між ними зв'язок;

4. в звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

Вхідна інформація надходить з систем операційного рівня, див Рис. 1.1. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів. Вказані звіти повинні бути розроблені в зручному для ухвалення рішення вигляді.

За допомогою відповідного програмного забезпечення вміст бази даних використовується для розробки вихідних документів, які набувають вигляду періодичних і спеціальних звітів, що надходять до фахівців, які приймають участь в ухваленні рішень. Періодичні документи будуються на основі операційної інформації, відповідним чином підготовленої і яка знімає невизначеність, щодо розглядуваного питання осіб,що приймають рішення , відносно фактичного чи бажаного стану справ за відповідний період часу. Як правило періодичні документи формуються як вибірки до бази даних за ключем типу Дата/Время. Використовуючи вбудовані функції можна за полями типу Дата/Время одержувати ключі відбору даних за різні періоди часу, наприклад, дні, декади, місяць, чи кілька місяців, квартал, рік чи кілька кварталів чи місяців відповідно до періодичності звітів, регламентованою фірмою чи підприємством.

База даних, що використовується для отримання вказаної інформації, повинна складатися з двох елементів:

1) даних, накопичуваних на основі операцій, що проводяться фірмою - оперативні дані;

2) планів, стандартів, бюджетів і інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкту управління. Ця інформація є довідковою і складає основу інформаційного забезпечення інформаційної системи управління. Об’єктами управління в інформаційній системі управління можуть виступати як окремі підрозділи фірми чи підприємства, так фірма чи підприємство в цілому.

Розділ 2. Складові інформаційної технології управління й рівні переробки інформації

2.1 Складові інформаційної технології

Такі технологічні поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція і т.п., можуть застосовуватись і в інформаційній технології. Перш ніж розбирати ці поняття в технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення цілі.

Потім потрібно:

· провести структурування усіх можливих дій, які приводять до цілі,

· вибрати програмний інструментарій.

Оброблення інформації є складним процесом. На рис.2.1 технологічний процес переробки інформації представлено у вигляді ієрархічної структури за рівнями:

Рис. 2.1. Представлення інформаційної технології у вигляді ієрархічної структури

2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації

Можна виділити наступні рівні технологічного процесу переробки інформації:

· 1-й рівень – це рівень, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, які складаються з операцій і дій наступних рівнів. Поняття етапу інформаційної технології розглянемо на прикладі.

Наприклад, як слід розуміти етап інформаційної технології? Так, технологія створення шаблона форми документа в середовищі текстового процесора Word ХХ. складається з наступних етапів: