предложить участникам ознакомиться со справочным материалом на контрагента и необходимыми коммерческими документами;
составить свои проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров;
оценить необходимость проведения конъюнктурного совещания с представителями специализированных отделов и опытными экспертами, связанными с тематикой предстоящих переговоров, для уточнения позиции и тактики фирмы.
Рассмотрим в качестве примеров особенности подготовки к различным видам коммерческих переговоров.
Ознакомительные переговоры проводятся с целью выяснения взаимной заинтересованности и возможности установления торговых связей, организации сбытовой или производственно-сбытовой кооперации, в том числе в составе консорциумов, заключения посреднических соглашений по закупке или сбыту товаров, заключения соглашений картельного типа и т.д.
В зависимости от ожидаемой темы переговоров, руководителем обычно назначается представитель отдела маркетинга и цен, а в состав участников могут быть приглашены представители отдела по координации закупок и продаж или отдела координации работы с посредниками. Этой группе нужно определить перечень передаваемого контрагенту информационного и рекламного материала по наиболее перспективным для сбыта товарам с прайс-листами и сроками поставок, согласовать, с отделом маркетинга и цен предельные размеры скидок на первые сделки, подготовить собственные варианты посреднических и кооперационных соглашений или подготовить проект протокола о намерениях с конкретными обязательствами сторон и сроками их выполнения.
Переговоры по заключению контракта на продажу товаров проводятся обычно как продолжение предварительной коммерческой переписки по проработке запросов и предложений на вполне определенные товары. Ответственным за ведение переговоров может быть назначен, например, заместитель начальника отдела координации закупок и продаж. В состав группы будет включен представитель оперативной коммерческой группы, занимающейся данным видом товара или работающей на регион покупателя, а также представитель отдела маркетинга и цен. В перечень подготовительных работ будут включены следующие: ознакомление со справкой на фирму-покупателя, составление оперативной коммерческой группой своего проекта контракта и его предварительное согласование с юридическим и валютно-финансовым отделами, а также согласование с оперативной коммерческой группой, занимающейся закупками этого товара у поставщиков, минимально допустимой цены продажи товара. С руководством отдела координации закупок и продаж должен быть решен вопрос о целесообразности проведения конъюнктурного совещания для обсуждения проекта контракта и тактики ведения переговоров.
На переговорах по рассмотрению претензий к фирме, например в связи с поставкой крупной партии товара с длительной просрочкой против установленных дополнением к рамочному соглашению сроков ведущим переговоры назначается коммерческий директор фирмы. В состав группы включаются представитель оперативной коммерческой группы, исполняющей этот контракт, начальник отдела по координации закупок и продаж, начальник отдела по координации работы с, посредниками и юрист.
Всем членам группы следует изучить справку на посредническую фирму, рамочное соглашение, условия дополнения на поставку просроченной партии товара, текст претензии фирмы и всю коммерческую переписку, связанную с исполнением дополнения. К установленному директором сроку члены группы должны проанализировать ход исполнения взаимных обязательств, найти в действиях контрагента причины, в какой-то степени оправдывающие задержку в исполнении обязательств фирмой, и подготовить несколько вариантов решения претензии с минимальными потерями для фирмы.
Начальнику отдела координации закупок и продаж следует собрать расширенное конъюнктурное совещание с приглашением представителей отделов, связанных с рассмотрением этой претензии, для согласования наиболее приемлемого для фирмы решения и разработки тактики ведения переговоров. Из приведенных примеров должно быть ясно, насколько важна тщательная подготовка к каждым переговорам, без которой чаще всего невозможно достичь с контрагентом взаимоприемлемых решений на наиболее выгодных для фирмы условиях.
В процессе консультаций российских и иностранных фирм автор учебника нередко сталкивался с примерами ведения переговоров, которые заканчивались ущербом для той стороны, которая недостаточно проработала с коммерческой и правовой точки зрения обоснованность позиции контрагента, не подготовила защищающих ее интересы компромиссных решений. В большинстве случаев это происходило потому, что представители проигравшей стороны переоценивали уровень своей компетентности и недооценивали контрагента.
При комплектовании групп для участия в деловых переговорах следует ограничиваться необходимым минимумом участников по нескольким причинам.
Чем уже круг участников переговоров, тем проще ведущему переговоры координировать позиции участников для достижения поставленной цели. Важность переговоров для фирмы не является причиной для неоправданного расширения состава участников. Не следует приглашать представителей специализированных отделов на всякий случай. Лучше до переговоров предупредить их, что в случае необходимости они могут быть вызваны для консультаций или с ними проконсультируются по телефону. Оптимальное число участников с каждой стороны - 3-4 человека, включая переводчика.
Большое число участников может создать у контрагента неблагоприятное впечатление о том, что:
ведущий переговоры или плохо к ним подготовлен или некомпетентен в смежных вопросах права, финансовых расчетов, ценовой политики фирмы, потребительских свойств товара и т.д.;
руководители и оперативный состав фирмы имеют низкую коммерческую подготовку или их работа плохо скоординирована;
руководство фирмы не дорожит рабочим временем своих сотрудников и, в конечном счете, затратами фирмы, особенно при выезде на переговоры за рубеж.
Другая крайность, когда переговоры с контрагентом ведет один руководитель, указывает или на слишком авторитарный стиль руководства, который сам по себе неудобен для деловых отношений, или на желание руководителя извлечь из переговоров личный интерес.
Недопустимость опозданий к назначенному времени начала переговоров связана с тем, что не только указывает на низкий культурный уровень опоздавших, но и говорит о плохой организованности фирмы, неуважении к партнеру и необязательности в делах, что в целом может составить о фирме крайне неблагоприятное впечатление. Опоздание не может оправдать никакая занятость, ссылки на которую способны только вызвать ненужное раздражение партнера. Если уж такое случилось, лучше ограничиться извинением.
Нежелательность более раннего прихода связана с тем, что показывает неумение пришедших планировать время и вызывает раздражение у принимающей стороны, которой приходится досрочно прерывать запланированную работу. Зарубежные фирмы часто не спешат принимать ранних гостей, ставя их в неудобное положение ожидающих просителей.
Встреча представителей контрагента или партнера поручается обычно младшему персоналу, но не участнику предстоящих переговоров. Участники переговоров со стороны принимающей стороны должны до прибытия гостей уже находиться в помещении для переговоров. При входе гостей участники только здороваются с гостями, но не представляются по званию и занимаемой должности. Обычно ведущий переговоры от принимающей фирмы приглашает гостей выбрать место за столом. После этого за стол садятся участники пригласившей стороны, причем старшие по положению садятся друг напротив друга.
Взаимное представление участников происходит после того, как все сели за стол переговоров и руководители обменялись приветствиями. Затем любой из руководителей, лучше дать такую возможность гостям, представляет своих участников с упоминанием фамилии и должности. По мере представления участники вручают партнерам свои визитные карточки.
Кстати, лучше заказывать визитные карточки стандартного размера, 90 х 50 мм, если Вы хотите, чтобы их не выбросили, а хранили в стандартных кляссерах. Деловым людям прилично оформлять карточку скромно, с указанием фирмы или организации, которую он представляет, фамилии, имени и отчества, занимаемой должности и звания. Внизу карточки указывается адрес фирмы или организации и номера телефонной, факсимильной и иной связи. Печать золотом или цветной фон - вряд ли лучший способ поднятия авторитета владельца визитки. Как-то при переговорах с одной из крупнейших нефтегазовых компаний России ее руководитель вручил автору учебника свою визитку с пальмами на фоне заходящего в океан солнца. Очевидно, он заказал их на случай переговоров с вождями африканских аборигенов.
Теперь на переговорах с представителями фирм из дальнего зарубежья не принято ни курить, ни пить. На переговорном столе должны всегда стоят прохладительные напитки, причем если они с твердо закатанными металлическими пробками, то их необходимо заранее открыть или иметь на столе несколько механических. открывалок, чтобы не заниматься их передачей друг другу или не посылать одного из участников переговоров на их поиски.
Предложить представителям контрагента крепкие напитки можно во время кратковременного отдыха на отдельно сервированном столе. Лучше предложить немного хорошего коньяку в специальных больших бокалах, поскольку хороший коньяк не столько пьют, сколько наслаждаются его ароматом. Коньяк лимоном не закусывают.
В случае успешного подписания запланированного договора или другого важного документа прилично предложить по бокалу шампанского. Чтобы не устраивать "обмывание" участников переговоров, как принято на соревнованиях по "Формуле-1", шампанское должно быть заранее разлито по бокалам работниками протокольной группы и подано на подносе сначала участвовавшим в переговорах дамам, потом - гостям, а затем - представителям принимающей стороны. Ведущий переговоры с принимающей стороны предельно кратко поздравляет всех с успешным завершением переговоров. Тосты говорить не принято.