У позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються. При картковій системі реєстрації для привласнення реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.
3. Індексація
Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:
02 - належна особа - адресат;
12 - кореспондент;
156 - порядковий реєстраційний номер.
Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:
01-20 - номер справи по номенклатурі справ;
156 - порядковий реєстраційний номер.
При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила:
розташування складових частин індексу має бути постійним;
система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.
Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.
4. Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:
алфавітний;
географічний (регіональний);
кореспондентський;
номінальний (по видах і різновидах документів);
наочно-питальний (по заголовку, змісту);
структурний (по структурі організації, по відділах);
хронологічний (по даті) і так далі
При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.
5. Контроль виконання документів
Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по суті поставлених завдань; сроковий контроль.
Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів. Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:
1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.
2. Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра».
При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання.
Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.
3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).
4. Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).
5. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.
6. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.
Усередині кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку реєстраційних номерів. Традиційно застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційних номерів і дат.
Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки документів, що знаходяться на виконання, і виконаних.
Класифікатори, вживані при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує здійснення оперативної довідкової роботи і контролю виконання документів.
Список використаних джерел інформації
1. Наказ Міністерства юстиції України від 26.11.2003 N 143/5 ’’Про затвердження Інструкції з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції’’
2. Інтернет ресурс http://www.minjust.gov.ua/
3. Посібник з діловодства Хоменко М.Ф., Грабарь О.В., 2003 г., 104 стр.