Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в ООО "Анелик" (стр. 11 из 13)

Автоматизированная система управления документооборотом будет внедрена в Департаменте Аренды, в течение предыдущего полугодия проектируемая АСУ проходила тестирование у разработчика, то есть без привлечения пользователей, на этом этапе исправлялись ошибки, которые были допущены в процессе разработки АСУ.

Все сотрудники филиала, имеющие отношение к работе с проектируемой АСУ (операционный персонал, руководители клиентских отделов, системный администратор, а также руководитель Департамента Аренды) прошли обучение.

За ввод информации отвечают руководители клиентских отделов и операционные сотрудники, в свою очередь руководитель Департамента Аренды просматривал отчеты и проводил контроль за работой подчинённых, принимая управленческие решения, используя полученные данные.

Внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды позволит:

- Автоматизировать процесс распределения заявок клиентов (снизить уровень хождения бумажных документов);

- Вести учет и мониторинг объектов недвижимости (в режиме on-line без обращения к бумажным носителям);

- Контролировать время экспозиции объектов недвижимости;

- Автоматически формировать и выдавать на печать отчёты, необходимые как для управленческой, так и для операционной деятельности;

- Хранить в базе данных информацию, как по клиентам, так и по объектам.

Глава 4. Анализ эффективности внедрения АСУ в Департаменте Аренды

Сокращение непроизводственных затрат и усилий пользователя - важная составляющая качества проектируемой АСУ, далее представлены основные преимущества внедряемой АСУ:

- Заявка клиента регистрируется в АСУ (ранее заявка регистрировалась на бумажном носителе, что обуславливало высокую вероятность полной или частичной утраты документов);

- Сейчас все операции по взаимодействию с клиентами и объектами будут отражаться в АСУ (бумажные носители будут использоваться операционными сотрудниками или руководителями отделов по собственному желанию);

- В АСУ в автоматизированном режиме формируются все необходимые отчеты для управленческих и обеспечивающих бизнес-процессов;

- Операционные сотрудники в любой момент времени получают релевантную и объективную информацию для выполнения своих непосредственных обязанностей;

- Операционные сотрудники освобождаются от обязанности составления отчетов о проделанной работе на бумажных носителях. Соответственно высвобождается время на поиск и обслуживание клиентов, мониторинг объектов, увеличивается производительность труда;

- Руководители клиентских отделов и руководитель Департамента Аренды имеют полную информацию в любой момент времени по всем проведенным операциям за произвольно выбранный период;

- Руководителям клиентских отделов более нет необходимости в ручном режиме сводить в единую форму отчетности отчеты о проделанной работе полученные от каждого отдельно взятого сотрудника;

- Имеется очевидная дополнительная экономия рабочего времени руководителей клиентских отделов, соответственно появляется реальная возможность уделять больше времени стратегическому планированию и развитию деятельности Департамента Аренды.

Как уже неоднократно подчеркивалось в работе – основное назначение внедряемой АСУ это, во-первых, снизить бумажный документооборот, и, во-вторых, автоматизировать документооборот в Департаменте Аренды, что позволит повысить производительность труда сотрудников Департамента Аренды. В свою очередь снижение объемов бумажной документации позволяет снизить риски утраты документов и как следствие снизить риски потери информации и вероятность выхода стратегической информации во внешнюю среду.

В первой главе данного дипломного проекта были представлены данные о производительности труда в Департаменте Аренды и данные о затратах рабочего времени на выполнение отдельных функций операционным персоналом. Предлагаемая АСУ позволяет сократить затраты рабочего времени на неосновные бизнес-процессы как минимум на 50%, следовательно операционный персонал не будет тратить рабочее время на следующие операции:

- Получение заявки клиента на бумажном носителе (все заявки можно просматривать в автоматизированном режиме);

- Выбор объектов для составления предложения клиенту (достаточно открыть пункт меню «Объекты», где все имеющиеся для предложения объекты разнесены по категориям, имеется возможность распечатать предложение для клиента на бумажном носителе или сохранить в файл и переслать по электронной почте)

- Составление и предоставление отчетности по проделанной работе – на данные операции тратится более всего времени, в АСУ этого выполнять не требуется, руководитель клиентского отдела может это сделать в любой момент времени.

Таким образом, высвобождается более от 32% до 40% рабочего времени операционного персонала, соответственно именно в равной степени должна увеличиться производительность труда (т.е. количество сданных объектов и полученных доходов Департаментом Аренды) без увеличения продолжительности рабочего дня.

Сравним показатели по имеющейся в настоящем производительности труда и показатели по планируемой производительности труда (таблица 11).

Очевидно, что при снижении затрат фактически отработанного времени на 8,2% производительность труда будет увеличена на 31,2% в основном за счет увеличения среднечасовой выработки (стоимость влияния фактора +4357,4 тыс. руб.). Кроме этого увеличивать численность персонала не планируется, следовательно все фактические затраты на персонал остаются на прежнем уровне. В свою очередь увеличение объемов сбыта, которое планируется получить по итогам внедрения Автоматизированной Системы Управления Документооборотом в Департаменте Аренды, позволит в дальнейшем увеличить материальное стимулирование сотрудников, что так же является немаловажным фактором социальной эффективности внедрения проектируемой АСУ.

Кроме этого внедрение проектируемой АСУ дает непосредственную возможность увеличить уровень умений и навыков персонала, что в дальнейшем при расширении уровня применяемых информационных технологий окажет существенное влияние и на увеличение конкурентных преимуществ ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности.

Таблица 11. Анализ производительности труда персонала Департамента Аренды, после внедрения АСУ

Показатель	2008 год	проект	(+,-)	%
среднегодовая численность персонала Департамента Аренды	59	59	0,0	0,0
среднегодовая численность операционного персонала (ЧР)	28	28	0,0	0,0
удельный вес операционного персонала в общей численности (Уд)	0,47	0,47	0,0	0,0
отработано одним рабочим дней за год (Д)	216	216	0,0	0,0
отработано часов всеми сотрудниками	51408	47174,4	-4233,6	-8,2
средняя продолжительность рабочего дня (П), ч	8,5	7,8	-0,7	-8,2
реализовано услуг, тыс. руб.	23276	30540,9	7264,9	31,2
выработка на одного операционного сотрудника
среднегодовая (ГВ), тыс. руб.	831,3	1090,7	259,5	31,2
среднедневная (ДВ), тыс. руб.	107,8	141,4	33,6	31,2
среднечасовая (ЧВ), тыс. руб.	12,7	18,1	5,4	43,0
∆ГВуд = ∆Уд*Д0*П0*ЧВ0, тыс. руб.	0,0
∆ ГВд = Уд1*∆Д*П0*ЧВ0, тыс. руб.	0,0
∆ГВп = Уд1*Д1*∆П*ЧВ0, тыс. руб.	-909,7
∆ГВчв = Уд1*Д1*П1*∆ЧВ, тыс. руб.	4357,4

Далее проанализируем эффективность внедрения проектируемой АСУ с точки зрения инвестиций развитие информационных технологий Департамента Аренды.

Итак, совокупные затраты на приобретение оборудования и СУБД MSSQLServer 2005 составят в среднем 1 100 тыс. руб. (в затраты включена дополнительная оплата сотрудников отдела IT Департамента Эксплуатации, затраты на обучение пользователей и формализацию бизнес-процессов). Срок внедрения проектируемой АСУ в Департаменте Аренды составляет 1 год. Планируемые доходы составляют, как было показано выше 4357,4 тыс. руб.

Экономическую эффективность внедрения Автоматизированной системы управления документооборотом целесообразно оценивать по следующим показателям[31]:

- чистый дисконтированный доход;

- индекс доходности;

- рентабельность инвестиций;

Чистый дисконтированный доход (ЧДД) – рассчитывается как разность накопленного дисконтированного дохода от реализации проекта и дисконтированных единовременных затрат[32].

где Di – доходы i-го периода (сальдо),

Ki – единовременные затраты i-го периода;

n – количество периодов реализации проекта;

d – ставка дисконтирования.

Обычно ставку дисконтирования принимают равной альтернативному вложению капитала, например ставки по ГКО – 10,3%. Т.к. внедрение проектируемой АСУ будет реализовано в течение одного года, то ставка дисконтирования не изменится.

Критерием экономической эффективности инвестиционного проекта по внедрению АСУ является положительное значение ЧДД (таблица 12).

Таблица 12. Расчет Чистого Дисконтированного Дохода (ЧДД) от внедрения АСУ в Департаменте Аренды

квартал	расходы, тыс. руб.	доходы, тыс. руб.	Коэффициент дисконтирования k = 0,103	Дисконтированные расходы, тыс. руб.	Дисконтированные доходы, тыс. руб.	ЧДД
1	275	0	0,897	246,7	0,0	-246,7
2	275	0	0,897	246,7	0,0	-246,7
3	275	2178,7	0,897	246,7	1954,3	1707,6
4	275	2178,7	0,897	246,7	1954,3	1707,6
итого	1100	4357,4	986,7	3908,6	2921,9

В нашем случае, очевидно, что предлагаемые мероприятия имеют высокую эффективность, т.к. очевидно, что ЧДД имеет положительное значение, в том случае если бы величина ЧДД была равна 0, можно было говорить, что вложение средств в Автоматизированную Систему Управления документооборотом в Департаменте Аренды равно альтернативному вложению капитала.