При прекращении трудового договора (контракта) по основаниям, указанным в п. 3 и 6 ст. 29 и п. 6 ст. 33 КЗоТ, либо вследствие нарушения администрацией законодательства о труде, коллективного или трудового договора (контракта) (ст. 32 КЗоТ) работникам выплачивается выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка (ст. 36 КЗоТ).
Для увольнения некоторых категорий работников законодательством установлены дополнительные гарантии. Так, увольнение беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (одиноких матерей при наличии у них ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка – инвалида до 16 лет), по инициативе администрации не допускается, кроме случаев полной ликвидации предприятия, учреждения, когда допускается увольнение с обязательным трудоустройством (ст. 170 КЗоТ).
Дополнительные гарантии установлены также для руководителей и членов выборных профсоюзных органов, членов СТК (ст. 235 КЗоТ), работников моложе 18 лет (ст. 183 КЗоТ). Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку работника, причем причина его записывается в точном соответствии с формулировками законодательства и со ссылкой на соответствующую статью закона. При расторжении трудового договоров по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию, зачислением в очное высшее или среднее учебное заведение или в аспирантуру и по другим причинам, с которым законодатель связывает предоставление отдельных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин.
Мы рассмотрели виды кадровой документации, оформление которых необходимо производить по установленному унифицированному образцу. Необходимость оформления этих документов не зависит от организационно-правовой формы предприятия и количество работающих обусловлено требованиями Российского Законодательства. В первую очередь наличием и правильностью заполнения документации может заинтересоваться Государственная налоговая инспекция в силу того, что некоторые документы отдела кадров является первичной отчетной документацией для бухгалтерии предприятия (приказы, распоряжения о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора).
Заполнение трудовых книжек
Проходя практику на предприятии я столкнулась с ведением трудовых книжек – это один из основных элементов делопроизводства кадровой службы. При ведении трудовых книжек нужно соблюдать требования соответствующих нормативных актов. Основополагающим документом в этой области является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях (постановление Госкомтруда СССР от 19.10.1990 г. №412).
Впервые трудовая книжка заполняется администрацией в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Трудовая книжка содержит следующую информацию:
1. сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
2. сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
3. сведения о награждениях и поощрениях;
4. сведения об открытых, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждения.
Взыскания в рудовую книжку не заносятся.
Все записи в трудовую книжку: о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, поощрении и награждении – вносятся на основании соответствующего приказа или распоряжения не позднее недельного срока.
С каждой производимой записью в рудовой книжке администрация должна знакомить работника. С каждой производимой записью в трудовой книжке администрация должна знакомить работника. Записи дат производятся арабскими цифрами, при этом и месяц – двузначными. При заполнении трудовых книжек следует пользоваться чернилами синего и черного цвета.
Занесение сведений о работнике.
В разделе «сведения о работе» в виде заголовка в графе 1 ставится порядковый номер записи, а в графе 2 указывается дата принятия на работу. В 3 графе пишется «принят (или назначен) в такой-то отдел с указанием конкретного наименования подразделения и работы, профессии, должности, присвоенного разряда». Причем наименование должности должно соответствовать утвержденному на предприятии штатному расписанию.
В данном разделе отражаются также сведения о получении второй т последующей профессии, а в графе 4 делается ссылка на соответствующее удостоверение с указанием его номера и даты выдачи.
Если работник трудился в составе комплексной бригады, совмещая при этом несколько профессий, это следует отметить в трудовой книжке.
Перевод работника на другую работу постоянного характера оформляется в таком же порядке, что и прием на работу.
При переименовании предприятии необходимо указать в графе 3 трудовой книжки «предприятие (старое наименование) с (дата переименования) переименовано в (новое наименование)». В графе 4 при этом проставляется основание данного переименования – приказ, его дата и регистрационный номер.
Занесенные сведения о награждениях.
В этом разделе вносятся данные:
- о тех видах награждений о поощрении, которые предусмотрены действующим на предприятии Положением о персонале и Российским Законодательством.
- Об открытиях и рационализаторских предложениях и о выплаченном в этой связи вознаграждении.
В трудовую книжку не заносятся сведения о премиях, предусмотренных действующей на предприятии системой заработной платы.
Меры поощрения – это различные формы положительной оценки работника со стороны администрации, трудового коллектива или даже государства. Первый – это поощрение за успехи в работе, которые применяются непосредственно на предприятиях, в учреждениях т организациях. Второй – это поощрения за трудовые заслуги, входящие в рамки организации в которой трудиться работник.
Ст. 131 КЗоТ предусматривает следующие меры поощрения на образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу и за другие достижения в работе:
1) Объявление благодарности;
2) Выдача премии;
3) Награждение ценным подарком;
4) Награждение почетной грамотой;
5) Занесение в Книгу почета, на доску почета.
Поощрения объявляют в приказе или распоряжении и заносятся в трудовую книжку работника.
Заполнение трудовой книжки при процедуре увольнения.
Все записи в трудовой книжке, которые производятся при увольнении работника, должны точно соответствовать нормам действующего законодательства и меть ссылку на применяемую статью (и пункт) КЗоТа РФ.
Запись делается так, в графе 1 пишется порядковый номер, в графе 2 дата увольнения, в графе 3 причина, в графе 4 указывается основание внесения записи.
– приказ или распоряжение, его регистрационный номер и дата.
Днем увольнения считается последний день работы.
При назначении пенсии по старости или за выслугу лет территориальными органами социальной защиты в трудовой книжке (раздел «Сведения о назначении пенсии») проставляется штамп «пенсия назначена».
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.
В случае выявления ошибки или неточности записи сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и другие, исправления производятся администрацией предприятия, где эта запись была внесена.
Внесенные исправленные сведения должны соответствовать тексту приказа, при утере подлинников приказа, записи могут осуществляется на основании других документов, подтверждающих сведения, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления записанных ранее в трудовую книжку сведений.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» зачеркивание неточных или ошибочных записей не допускается.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о браке и др.) со с ссылкой на номер и дату данных документов.
Эти изменения вносятся на титульный лист трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежние данные и записываются новые. При этом ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или же печатью отдела кадров.
В таком же порядке вносятся изменения в сведение об образовании, профессии, специальности.
Начальник отдела кадров должен вести подбор персонала, поиск нового работника оказывается более успешным и эффективным, если к началу поиска у вас есть тщательно отработанное описание должности.
Во-первых, уменьшается вероятность, что требования к работнику не изменятся в ходе самого поиска. Во-вторых, хорошее описание должности является необходимым инструментом для правильной оценки претендентов на должность. В-третьих, адаптация нового работника проходит более эффективно, если его должность хорошо продумана и описана.
Единого стандарта на составление описания должности не имеется. Но в большинстве эти описания содержат одни и те же основные элементы: наименование должности, структурные взаимоотношения, должностные обязанности, условия найма и работы. Иногда в описание должности включаются основные задачи, ответственность.
Кто должен составлять описание должности?
Лучше всего, это сделает непосредственный начальник работника, должность которого описывается. Задача кадровой службы – снабдить требованиями и помочь.
Описание должности может быть использовано не только при подборе работников, но так же при их аттестации и, как это не грустно, обоснований увольнения, если это потребуется.