Это Общество было создано с целью извлечения прибыли и поддержания долгосрочной экономической отдачи осуществляемых им капиталовложении.
Рынком сбыта является Санкт-Петербург.
Цели и задачи на краткосрочный период включают:
- создание стабильной клиентской базы;
- предоставление подробной информации об товарах и услугах ЗАО «Аэробалт сервис» магазин «Пятый океан»;
- расширение объема продаж товаров и услуг соединения за счет заключения договоров на обслуживание отдельных организаций;
- привлечение физических лиц посредством рекламы.
Цели и задачи на перспективу: расширение ассортимента продуктов; открытие сети магазинов продуктов; расширение клиентской базы.
В основе системы управления ЗАО «Аэробалт сервис» магазин «Пятый океан» лежит следующая схема:
- руководство деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган – Генеральный директор;
- орган управления оперативной деятельностью, состоящий из профессионалов – менеджеров.
Таким образом, принцип формирования структуры власти в обществе основывается на разграничении компетенции его органов.
Организационная структура предприятия направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. Организационно-производственные структуры промышленными предприятиями отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры производственной деятельности организации (крупная, средняя, мелкая); производственный профиль фирмы (специализация на выпуске одного вида продукции или широкой номенклатуры изделий различных отраслей); характер выпускаемой продукции и технология ее производства (продукция добывающих или обрабатывающих отраслей, массовое или серийное производство); сфере деятельности фирмы (ориентация на местный, национальный или внешний рынки); масштабы заграничной деятельности и формы ее осуществления (наличие дочерних предприятий за границей: производственных, сбытовых и т.д.); характер объединения фирмы (концерн, финансовая группа).
Организационная структура фирмы и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями.
Задачи экономической службы:
- Эффективное руководство обществом при личной экономической ответственности каждого его члена.
- Регулярное информирование членов общества. Не реже чем один раз в квартал составляется сообщение о ходе финансово-хозяйственной деятельности и об экономическом положении общества и передается в контрольный совет.
- Составление отчета за истекший финансовый год и отчета для инспектора-контролера.
- Разработка предложений по рациональному использованию балансовой прибыли общества с последующей их защитой на общем собрании.
- Тщательное и добросовестное исполнение функций по управлению делами и финансами общества. Поддержание конкурентоспособности на достаточном уровне. При повышении долга, и в случае неплатежеспособности правление открывает конкурс по банкротству или передает дело в суд для принятия компромиссного решения.
Проблемы своевременного обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия.
отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.
Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как: обработаны счета за электроэнергию, газ, воду; произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям; начислена амортизация основных фондов; распределены накладные расходы между цехами и видами продукции; начислены налоги в бюджет и произведены отчисления во внебюджетные фонды. После сопоставления фактической сметы затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.
Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми. Недостаток этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).
Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.
Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.
Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками — оптимизация работы предприятия.
В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.
Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.
Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.
Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки: • документ (на чем физически содержится информация); проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.); исполнителя (человека, который эту информацию передает); периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:
• на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;
• на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.
Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.
Документооборот в ЗАО «Аэробалт сервис» магазин «Пятый океан» очень велик. Практически вся работа заключается в составлении и обмене документами. Пока этот процесс не автоматизирован и по этому занимает большое количество времени. Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения. Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, утверждения и доведения до исполнителя.
В ЗАО «Аэробалт сервис» магазин «Пятый океан» существуют объемные информационные потоки. Поступает колоссальное количество информации, которую необходимо обработать и преобразовать.
В целях облегчения работы с клиентами, экономии времени и избежания дублирования персональных данных клиентов существуют база данных клиентов. В силу специфики бизнеса ведется тесная переписка с клиентами, партнерами и поставщиками, по этому накапливается большое количество бумаг. Эти бумаги являются документами и основой для проверок и составления отчетов. Для хранения таких документов на каждого клиента заводится отдельный файл, на первой странице которого указана фамилия клиента, сроки его пребывания, его связные координаты и важные для сотрудников-исполнителей заметки. Все активные файлы хранятся в папках. Каждая папка имеет свое название и находится в определенном месте в офисе. То есть информация о клиентах доступна для каждого сотрудника компании. Один раз в месяц или по мере наполнения папки, после того как клиент был обслужен документы архивируются: связываются шпагатом и укладываются в архивные папки. Архив делает ответственный за этот вид услуг сотрудник. Каждая архивная папка имеет название, включающее в себя вид услуги, месяц, год. Для облегчения и экономии времени в работе в компании существуют документы- шаблоны, как стандартные – общепринятые, так и специально разработанные и отражающие специфику деятельности.