Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия
Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия (далее - приказ), должен быть подготовлен заблаговременно, чтобы у назначенных «крайними» сотрудников было время для подготовки. Приказом, вопервых, назначается главное ответственное за прием иностранной делегации должностное лицо, указания которого, связанные с данным поручением, должны выполнять все остальные. Вовторых, в приказе указывается цель приезда иностранной делегации, время ее пребывания в нашей стране, количество членов делегации, а также работники, сопровождающие делегацию.
Кроме того, в приказе можно оговорить и некоторые технические вопросы: место проживания иностранной делегации, организацию питания ее членов с указанием, за чей счет производится оплата, вопросы обеспечения перевода с родного языка зарубежных гостей на русский (напомним, что во время проведения переговоров необходим синхронный перевод), сроки отчета лица, ответственного за прием иностранной делегации, и т.д.
Приведем пример приказа о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия.
ООО «Лютик»
ПРИКАЗ
01.06.2009 № 50
г. Минске
О приеме иностранной делегации из Великобритании
Для ведения переговоров с компанией «Пофигруп лимитед» с целью ____________________________________________________ в ООО «Лютик» прибывает делегация во главе с генеральным директором господином Джоном Литлвиком в количестве 4 (четырех) человек на срок 3 дня с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.
В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за организацию приема иностранной делегации коммерческого директора Петрова П.П.
2. Назначить сопровождающими иностранную делегацию следующих лиц:
- коммерческого директора Петрова П.П.;
- начальника отдела маркетинга Славикова С.С.;
- секретаряреферента Эшмакунову О.О.
3. Ответственному за организацию приема иностранной делегации Петрову П.П. в течение недели разработать и представить на утверждение программу пребывания делегации «Пофигруп лимитед».
4. Главному бухгалтеру Ларионовой М.И. подготовить проект сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации и обеспечить оплату соответствующих договоров, а также выдачу под отчет необходимых наличных денежных средств ответственному за организацию приема иностранной делегации и сопровождающим лицам.
5. Секретарюреференту Эшмакуновой О.О.:
- обеспечить бронирование мест для членов иностранной делегации в гостинице «Европа»;
- организовать питание членов делегации и сопровождающих их лиц за счет ООО «Лютик», а также их транспортное обслуживание;
- найти переводчика нужной квалификации (английский язык, синхронный перевод) и заключить с ним договор подряда на время пребывания иностранной делегации в Республике Беларусь.
6. Ответственному за организацию приема иностранной делегации Петрову П.П. в трехдневный срок по завершении приема представить отчет о приеме иностранной делегации.
7. Работникам, получившим наличные денежные средства на представительские расходы, в трехдневный срок по завершении приема иностранной делегации представить в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных расходах и вернуть неиспользованные денежные средства в кассу ООО «Лютик».
Генеральный директор ООО «Лютик» Иванов И.И.Иванов
Программа пребывания иностранной делегации
Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.
Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.
Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.
Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:
В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).
Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации.
ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Лютик»
18 июня 2009 г.
И.И.Иванов
ПРОГРАММА
18.06.2009 № 1
г. Минск
пребывания иностранной делегации из Великобритании
Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.
Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.
Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:
Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.
Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:
| Дата, день недели | Время | Мероприятие | Ответственные лица |
| 22 июня,понедельник | 12.00 | Встреча в аэропорту | Петров П.П.Славиков С.С.Эшмакунова О.О. |
| 13.30 | Размещение в гостинице «Европа» | ||
| 15.00 | Обед в ресторане гостиницы «Европа» | ||
| 16.30 | Экскурсия по г. Минску | Эшмакунова О.О. | |
| 19.00 | Официальный ужин с руководством ООО «Лютик» | Петров П.П. | |
| 23 июня,вторник | 9.00 | Завтрак в ресторане гостиницы «Европа» | Славиков С.С. |
| 10.00 | Посещение производственных подразделений ООО «Лютик» | Славиков С.С. | |
| 12.00 | Переговоры | Петров П.П. | |
| 14.00 | Обед в ресторане «Журавинка» | Эшмакунова О.О. | |
| 16.00 | Продолжение переговоров | Петров П.П | |
| 19.00 | Концерт во Дворце Республики | Эшмакунова О.О. | |
| 24 июня,среда | 9.00 | Завтрак в ресторане гостиницы «Европа» | Славиков С.С. |
| 10.00 | Завершение переговоров. Подписание итоговых документов | Петров П.П | |
| 12.00 | Фуршет в офисе ООО «Лютик» | Эшмакунова О.О. | |
| 14.00 | Свободное время | ||
| 17.00 | Официальный обед с руководством ООО «Лютик» | Петров П.П | |
| 19.00 | Проводы в аэропорту | Петров П.П.Славиков С.С.Эшмакунова О.О. |
Ответственный за организацию приема
иностранной делегации Петров П.П.Петров
Смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации
Понятно, что такое мероприятие, как прием иностранной делегации, обойдется принимающей стороне «в копеечку». Для того чтобы заранее спланировать денежные затраты, необходимо составить смету расходов на прием и обслуживание иностранной делегации (далее - смета).
Смета с указанием конкретных статей расходов разрабатывается на основе утвержденной руководителем программы пребывания иностранной делегации. И хотя поручают ее составление чаще всего главному бухгалтеру или экономисту, значительную часть информации (в том числе стоимость проживания и питания в гостинице, тарифы на транспортные услуги и работу переводчика, расходы на культурное и бытовой обслуживание) чаще всего «добывает» секретарь.
Утвержденная руководителем смета является основанием для оплаты заключенных со сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями договоров на обслуживание иностранной делегации, выставленных ими счетов, а также для выдачи наличных денежных средств под отчет работникам организации для оплаты товаров и услуг, оказываемых за наличный расчет.
При этом следует помнить, что в соответствии с порядком расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь расчеты наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования в нашей стране допускаются в размере не более 50 базовых величин в месяц. На сегодняшний день эта величина составляет 1 750 000 руб. (чуть больше 600 долларов США), что не так и много для оплаты расходов на прием зарубежных гостей, особенно если число членов делегации и сроки ее пребывания достаточно велики. Кроме того, для их осуществления придется еще и брать разрешение у руководителя обслуживающего банка.