На Прес-службу покладається:
1) підготовка і оперативне розповсюдження офіційної інформації про діяльність Кабінету Міністрів України, хід соціально-економічних реформ, а також розповсюдження заяв і повідомлень від імені Кабінету Міністрів України;
2) інформаційне забезпечення діяльності керівництва Кабінету Міністрів України;
3) підготовка і розповсюдження прес-релізів з актуальних соціальних та економічних проблем;
4) інформаційний супровід засідань Кабінету Міністрів України, нарад, які проводяться керівництвом Кабінету Міністрів України, а також роботи офіційних урядових делегацій України, які виїжджають за кордон з візитом або для участі у міжнародних форумах; ( Підпункт 4 пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 264 ( 264-97-п ) від 25.03.97 )
5) участь в інформаційному висвітленні міжнародних заходів, організовуваних Кабінетом Міністрів України;
6) забезпечення виготовлення фото- та відеопродукції для використання її в інформаційній діяльності Прес-служби, підготовка і організація спеціальних урядових відеопрограм;
7) організація та підготовка інтерв'ю, коментарів членів Уряду України, керівників органів державної виконавчої влади з широкого кола питань соціально-економічної політики для центральних, регіональних та зарубіжних засобів масової інформації;
8) запобігання спробам спотворити у засобах масової інформації офіційну позицію Уряду України;
9) проведення прес-конференцій, брифінгів, зустрічей керівництва Кабінету Міністрів України (із залученням керівників міністерств та відомств) з представниками преси;
10) взаємодія з регіональними засобами масової інформації з метою всебічного і об'єктивного висвітлення ходу проведення соціально-економічних реформ;
11) надання допомоги представникам українських та зарубіжних засобів масової інформації у їх роботі з підготовки матеріалів про діяльність Кабінету Міністрів України, соціально-економічну ситуацію в державі, реалізацію внутрішньої та зовнішньої політики;
12) підтримання робочих контактів з головними редакторами українських газет і журналів, керівниками телерадіокомпаній, інформаційних агентств, а також корпунктами зарубіжних засобів масової інформації, акредитованих в Україні;
13) забезпечення у взаємодії з міністерствами та відомствами підготовки та розповсюдження довідкових, інформаційних, аналітичних і рекламних матеріалів, фото- і відеоінформацій про Україну, державні та недержавні підприємства, організації;
14) оперативний огляд матеріалів (передач) засобів масової інформації і підготовка експрес-аналізу (дайджестів) матеріалів преси, радіо та телебачення для ознайомлення з ними Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України та Міністра Кабінету Міністрів України;
15) аналіз висвітлення засобами масової інформації діяльності Уряду України, соціально-економічного становища в Україні, внутрішньої та зовнішньої політики держави;
16) періодична підготовка аналітичних звітів про висвітлення діяльності Уряду України регіональними друкованими та електронними засобами масової інформації;
17) створення інформаційного банку даних, фототеки, відеотеки, що відображають хід соціально-економічних реформ і діяльність Уряду України, формування фотовідеоархіву;
18) координація у взаємодії з Прес-службою Президента України інформаційно-аналітичної діяльності прес-служб міністерств, відомств, державних адміністрацій щодо реалізації законодавчих актів, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України.
● Щоденні функції прес-служби.
● Освітлення заходів проводяться організацією в ЗМІ.
● Постійне інформування ЗМІ про діяльність організації: організаційні зміни, участь в суспільно значущих заходах і проектах, співпраця організації з органами влади.
● Організація сумісно із ЗМІ суспільних акцій, підготовка програм на ТБ і радіо.
● Співпраця з виданнями (можна домовитися про те, щоб організації надавали окрему смугу в газеті)
● Організація брифінгів, прес-конференцій.
● Формування складу прес-центру і організація його роботи під час заходів.
● Формування круга "довірених" журналістів, які постійно співробітничатимуть з вашою організацією.
● Підготовка інформаційних матеріалів і іміджевої статі, прес-релізів, довідок і інших матеріалів, що стосуються діяльності організації.
● Організація інтерв'ю керівника організації або керівників програм для ЗМІ (перед публікацією інтерв'ю в газеті необхідно його рахувати і виправити знайдені помилки).
● Консультації з керівником організації і апаратом з питань відносин з пресою і потенційної реакції ЗМІ на запропоновані рішення.
● Контроль за підготовкою виступів, або, щонайменше, перегляд готових мов і повідомлень.
● Відстежування (моніторинг) всіх матеріалів (статі і відеоматеріалів, по радіопрограмах - назва радіостанції, назва програми, дата, час виходу і короткий зміст) вийшли в ЗМІ. Створення архіву.
● Аналіз ефективності проведеного заходу і виробітку рекомендацій на майбутнє.
● Формування бази даних ЗМІ і відстежування змін на ринку ЗМІ свого регіону.
● Організація транспортного забезпечення і розміщення в готелі приїжджих журналістів.
● Акредитація журналістів.
● Співпраця з організаціями, що здійснюють захист прав і інтересів журналістів і ЗМІ в своєму регіоні.
● Співпраця з прес-службами, департаментами по зв'язках з громадськістю органів влади в регіоні.
● Співпраця з прес-службами суспільних організацій і проведення сумісних акцій.
● Написання статі в газетах і журнали (в міру необхідності).
● Випуск власного друкарського видання. (Як правило, виходять невеликим тиражем, і розповсюджується серед членів організації).
● Участь в створенні фірмового стилю, власної рекламної продукції (бланки, візитки, плакати, сувенірні календарі, буклети, брошури і т.д., і т.п.).
Прес-службу очолює керівник Прес-служби, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України і підпорядковується Прем'єр-міністру України.
Керівник Прес-служби має заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України за поданням керівника Прес-служби.
Керівник Прес-служби організує роботу Прес-служби і несе відповідальність за виконання покладених на неї завдань, визначає обов'язки посадових осіб та функції структурних підрозділів Прес-служби.
Прес-служба є структурним підрозділом апарату. Керівник прес-служби і (або) прес-секретар підкоряється безпосередньо керівнику організації і взаємодіє зі всіма структурними підрозділами організації. Існує безліч варіантів складу прес-служби залежно від масштабів діяльності організації і організаційної структури. Але, як показує досвід, під час поточної роботи (коли немає крупних заходів) достатньо прес-секретаря і його помічника. При проведенні масових заходів і акцій необхідно сформувати прес-центр, привертати прес-секретарів первинних або регіональних організацій. Прес-секретарі первинних організацій є потенційними співробітниками прес-служби. Прес-секретар постійно підтримує з ними зв'язок: інформує про важливі події, нових програмах, проводить семінари і майстер-класи [3, с. 42].
Організація роботи прес-служби Кабінету Міністрів України
Найбільша роль в цьому питанні відводиться прес-службам державних органів. Так, основною задачею державної прес-служби є роз'яснення громадянам, яким чином політика і цільові програми держави впливають на їх життя. Завдяки цій діяльності діяльність держави і його органів на місцях набуває загальнодоступного характеру, що у свою чергу сприяє розумінню суспільством тих або інших дій держави. Знаходячись в постійному контакті із ЗМІ, співробітники державних прес-служб роз'яснюють позитивні сторони дії уряду, виправляють недостовірну або помилкову інформацію про уряд. Проте це не повинне є єдиним напрямом в їх роботі. Співробітникам державних прес-служб необхідно пам'ятати про те, що вони в рівному ступені відповідальні як за імідж держави в очах громадськості і журналістів, так і за імідж ЗМІ і журналістів в очах держави.
Отже, прес-служба є зв'язуючою ланкою, що забезпечує обмін інформацією між суспільством і організацією, на базі якої створена дана прес-служба.
Офіційний представник повинен уміти діяти в непередбачуваних ситуаціях, справлятися одночасно з декількома задачами, уміти працювати в умовах, коли його/її постійно відволікають, уміти швидко реагувати, бути неупередженим по відношенню до репортерів - тобто на віддавати нікому переваги. Крім того, офіційний представник повинен бути людиною високої персональної етики. Важливо, щоб прес-секретар підтримував довір'я до себе і до посадовця, який він представляє. Для ефективної роботи прес-секретаря необхідно, щоб йому довіряла преса; йому або їй не віритимуть, якщо журналісти у минулому одержували відповіді, які вводили їх в оману.
Роботу прес-служби організації можна умовно поділити на дві сфери: внутрішня і зовнішня. Внутрішньою сферою є сама організація (наприклад: регіональна обласна організація). Зовнішньою сферою є все те, що оточує організацію.
Функції визначаються творчим підходом до своєї роботи. Можна обмежитися лише контактами із ЗМІ в міру необхідності, а можна стати для всіх ЗМІ постійним джерелом інформації про діяльність вашої організації.