Розділ "Додатковий спеціальний досвід" визначає час, витрачений на конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше двох років.
Розділ "Взаємовідносини (зв’язки) за посадою" містить перелік функціональних зв’язків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управління і штатним розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).
Завдання та обов'язки
Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної і обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи.
Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління.
Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.
Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.
Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.
Організує впровадження, ведення (в тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації.
Вживає заходів до упорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості оптимізації документопотоків.
Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження і експертизі наукової та практичної цінності документів.
Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації і удосконаленні (в частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні і актуалізації баз банків даних.
Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.
Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.
Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
Права.
Документознавець має право:
Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.
В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників) та вносити пропозиції щодо їх усунення.
Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
Залучати фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього завдань.
Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника сприяння виконанні обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.
Відповідальність.
Документознавець несе відповідальність:
За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
Документознавець повинен знати:
Постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління.
Порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління, методи розроблення їх оптимальних структур.
Методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації.
Порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів.
Організацію архівної справи.
Нормативні і методичні документи з проектування і експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління.
Основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних.
Основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства.
Документоутворення.
Організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності.
Вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.
Правила та норми охорони праці.
Кваліфікаційні вимоги.
Провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки(магістр, спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією документознавця І категорії не менше 2 років.
Документознавець І категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для магістра - без вимог до стажу роботи, спеціаліста - стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше 2 років, для бакалавра-не менше 3 років.
Документознавець II категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації: для спеціаліста - без вимог до стажу роботи, для бакалавра - стаж роботи за професією документознавця не менше 2 років.
Документознавець: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) без вимог до стажу роботи.
Взаємовідносини (зв'язки) за посадою
За відсутності документознавця його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.
Керівник структурного підрозділу Підпис Ініціал(и) Прізвище
Візи:
Керівник служби персоналу Підпис Ініціал(и) Прізвище
Дата
Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и) Прізвище
Дата
З інструкцією ознайомлений Підпис Ініціал(и) Прізвище
Дата
Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем:
самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися результати праці;
при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника, ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування і перепідготовку (підвищення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове навчання і т.п.);
для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого відбору робітників при найманні, визначенні рівня відповідності кандидатів на вакантні посади;
при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні систем оплати праці;
для вдосконалення організаційної структури, планування заходів щодо підвищення продуктивності праці.
Посади, які можуть обіймати бакалаври з документознавства: відповідальний секретар редакції, інспектор з контролю за виконанням доручень, керуючий справами виконавчого комітету, референт, секретар адміністративний, секретар колегії.
Посад, які можуть обіймати спеціалісти з документознавства - документознавець:
Провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією документознавця І категорії не менше 2 років.
Документознавець І категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для магістра - без вимог до стажу роботи, спеціаліста - стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше 2 років, для бакалавра-не менше 3 років.
Документознавець II категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації: для спеціаліста - без вимог до стажу роботи, для бакалавра - стаж роботи за професією документознавця не менше 2 років.
Документознавець: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) без вимог до стажу роботи.
1. Про інформацію: Закон України [Текст] // [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650
2. Беспянська, Г.В. Діловодство [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання: У 2 ч. / За науковою редакцією В.Г. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2005. - Ч.2. - 418 с.
3. Діденко, А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.
4. Палеха, Ю.І. Документаційне забезпечення управління [Текст]: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.
5. Посадові інструкції (професіонали). З можливістю копіювання [Текст]. - Вид.2-е, допов. - К.: КНТ, 2003. - 96с