После определения бюджетного периода предстоит разработать механизмы и процедуры составления каждого из бюджетов, их представления, согласования, консолидации и утверждения. Порядок составления предполагает, прежде всего, введение сроков и процедур, исполнения возложенной на структурные подразделения ответственности в системе бюджетного процесса.
Кроме того, необходимо установить рамки бюджетного цикла, то есть принять решение о том, когда будут подводиться итоги исполнения бюджетов внутри бюджетного периода и будут осуществляться корректировки (внесение изменений в ранее утвержденные финансовые показатели) на оставшуюся часть бюджетного периода. Исходя из структуры установленного бюджетного периода, бюджетный цикл составит один месяц.
На основе установленного бюджетного цикла определяются процедуры бюджетного контроля, то есть регулярной оценки исполнения бюджетов. Инструментом контроля является расчет и анализ отклонений фактических показателей от плановых. В сущности, этот элемент бюджетного управления становится базой для последующих корректировок и принятия необходимых управленческих решений.
Далее необходимо установить конкретные сроки составления, согласования, корректировки и утверждения бюджетов внутри бюджетного периода.
Прежде всего, зададим период, в течение которого каждый из участников бюджетного процесса должен предоставить соответствующий бюджет для рассмотрения в бюджетный комитет, то есть коллегиальный орган управления, созданный для управления бюджетированием. В рамках этой задачи определено, что не позднее 5 числа месяца, предшествующего первому месяцу нового бюджетного периода, должен быть сформирован бюджет реализации, на основе которого, не позднее 15 числа того же месяца будут составлены такие операционные бюджеты как: бюджет прямых материальных затрат, бюджет прямых затрат на оплату труда, бюджет общепроизводственных и управленческих затрат.
Эта информация является фундаментом для составления бюджета незавершенного производства, производственной себестоимости, а также основных бюджетов предприятия.
Особое внимание, в процессе их составления, будет уделено бюджетам на 1 месяц предстоящего квартала, так как предполагается, что прогнозные показатели именно этого временного отрезка, должны быть определены максимально точно. В свою очередь, это объясняется очевидным фактом того, что с исполнения именно этих бюджетных параметров, предприятие начинает свою работу в новом периоде, а показатели последующих двух месяцев будут неизбежно подвержены корректировке.
Далее, не позднее 20 числа предпрогнозного месяца, планово – экономический отдел во взаимодействии с другими участниками бюджетного процесса, на основе уже имеющейся информации должен предоставить завершенную совокупность бюджетных показателей на рассмотрение бюджетного комитета.
Затем в течение 5 рабочих дней, бюджетный комитет должен внимательно изучить, представленную информацию, проводя консультации по спорным вопросам и внося необходимые коррективы. В конечном итоге по истечении указанного срока, итоговые бюджетные параметры должны быть утверждены приказом руководителя и доведены до каждого из структурных подразделений, как основной финансовый ориентир предстоящей работы.
С началом первого рабочего дня отчетного бюджетного периода, происходит реализация утвержденной бюджетной модели на практике, консолидируется первичная учетная информация, необходимая для последующей оценки исполнения бюджета.
Реализуя важнейшую функцию бюджетного управления – принцип скользящего планирования, не позднее 20 числа 1 месяца внедрения бюджетирования, на основе располагаемой информации должны быть произведены необходимые корректировки некоторых бюджетных показателей на второй и третий месяцы, а также итоговых показателей за квартал соответственно.
И, наконец, не позднее 10 числа, каждого месяца, должны быть сформированы фактические показатели предыдущего месяца в рамках всего бюджета, и подготовлен отчет об его исполнение. Это позволит рассчитать отклонения фактических показателей от плановых, провести аналитическую работу, и реализовать соответствующие управленческие решения.
Важно отметить, что в дальнейшем, корректировка бюджетных показателей на предстоящие периоды, будет производиться только после завершения процедуры бюджетного контроля, описанной выше. Таким образом, не позднее 20 числа каждого месяца, могут быть внесены коррективы в прогнозные бюджетные параметры, на основе анализа исполнения бюджета предыдущего периода.
В передовой практике бюджетного управления на российских предприятиях, бюджетным регламентом строго определятся относительная величина отклонения фактических показателей от плановых, превышение которой дает право на внесение изменений в утвержденный бюджет. Однако в силу того, что рассматриваемое предприятие небольшого масштаба, подобных жестких ограничений, связанных с процедурой корректировки устанавливаться не должно. Наиболее эффективным будет решение, принятое экспертным путем, в ходе рассмотрения итогов исполнения бюджета.
Текущий контроль за выполнением бюджетного регламента должен быть возложен на планово-экономический блок, на начальном этапе, крайне необходимо повышенное внимание руководителей предприятия, так как практика управления показывает, что выполнение любых сложных задач на старте требует их непосредственно участия, в противном случае проект будет обречен на провал.
По проделанной работе можно сделать следующие выводы.
В рамках внедрения разработанной модели бюджетирования на РА «Дельта-плюс», прежде чем она станет эффективной управленческой технологией, необходимо провести ее пробное предварительное тестирование.
Подобная работа позволяет обнаружить практические проблемы в технологии финансового планирования и внести соответствующие в стандарты бюджетирования, перед их окончательным утверждением, для более эффективной реализации в будущем.
Рассматривая достигнутые фактические данные и анализируя полученные отклонения запланированных показателей, можно говорить о следующих выводах и результатах, которые позволяет нам сделать система бюджетирования.
Прежде всего, рассмотрим технические моменты отражения фактических результатов, так как в реальности это в достаточной степени сложная и трудоемкая работа, особенно, когда не используются автоматизированные программные продукты.
Тот факт, что фактические итоги исполнения бюджета удается подводить в течение 10 дней, должен рассматриваться как безусловно положительный и отражающий высокое качество ведения бухгалтерского учета. Опыт многих предприятий, на которых в настоящее время начата реализация методики финансового планирования, свидетельствует о том, что соблюдение подобных сроков является невыполнимой задачей. Причины этого лежат на поверхности: отсутствие графика бухгалтерского документооборота, низкая исполнительская дисциплина сотрудников всех уровней, в результате документы, подтверждающие понесенные предприятием затраты находят отражение в учете со значительным опозданием, а следовательно специалист по бюджетированию не имеет возможности сформировать достоверную картину финансовых результатов за столь короткий период.
Таким образом, в целом расхождение бюджетных показателей в данном случае благоприятствует работе предприятия.
Разработанная методика финансового планирования охватывает не все аспекты производственной деятельности предприятия, что не позволяет сопоставлять все понесенные затраты и полученные результаты в финансовых терминах на предстоящий период времени в целом и по отдельным подразделениям. Кроме того, создана технология составления, корректировки, контроля и оценки исполнения финансовых планов, а потому бюджетирование превращается в основу внутрифирменного управления.
Таким образом, информация об управленческих процессах, которая ранее держалась в голове или была недоступна в определенные моменты времени, теперь может быть представлена в виде системы бюджетов различного уровня.
Однако процесс внедрения бюджетирвания на РА «Дельта – плюс» характеризуется следующими трудностями. При составлении бюджета затрат, на начальном этапе в достаточной степени сложно распределить планируемую величину потребления сырья и материалов по цехам основного производства. Происходит это в силу того, что в данный момент на предприятии, в системе производственного планирования существует лишь практика распределения трудоемкости и расходов на оплату труда, но не применяется распределение затрат материалов перед началом выполнения работ. В этой связи, предлагается внедрить в рамках бюджетной модели, бюджетами цехов, в которых учитываются все необходимые для полноценного планирования показатели.
Другая техническая сложность состоит в том, что при формировании бюджетов заработной платы, общепроизводственных и управленческих расходов, необходимо учитывать график отпусков всего персонала, так как суммы отпускных значительно влияют на величину начисляемых расходов, связанных с оплатой труда, в каждом из центров затрат.
Существует также проблема оперативности обработки информации и предоставления данных для целей бюджетного управления. Даже несмотря на достаточно качественную и оперативную работу бухгалтерской службы, показатели накладных затрат не могут быть рассчитаны ранее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Это происходит в силу того, что поставщики энергоресурсов предоставляют необходимую для учета первичную информацию, только через строго определенные промежутки времени, и конечно же всегда могут возникнуть ситуации, когда необходимые документы, подтверждающие понесенные предприятием расходы (акты выполненных работ, счета-фактуры и т.п.), не могут быть своевременно приняты к учету как по вине, сотрудников нарушивших сроки представления информации, утвержденные графиком бухгалтерского документооборота, так и по вине самих контрагентов.