Оцінка ефективності організаційного управління в охоронному агентстві (стр. 16 из 20)

Ефективність застосування методу порівняння багато в чому визначається правилами, які вироблені дослідницькою практикою: а) порівнювати можна лише взаємозалежні, однорідні й порівнянні елементи процесів завершеної діяльності й ні в якій мірі неприпустиме порівняння непорівнянних елементів; б) при порівнянні елементів не слід обмежуватися встановленням лише ознак подібності, необхідно виявляти й те, що відрізняє їх один від одного; в) порівняння повинне здійснюватися насамперед по таких ознаках подібності й розходження, які мають важливе (істотне) значення для визначення ефективності процесів досліджуваної діяльності.

Все це повинне забезпечувати значимість і вірогідність результатів. Однак у кожному разі інформація, отримана на основі одного лише порівняння, містить елементи ймовірності.

Виявлення типових недоліків і корисних нововведень у процесах завершеної виконавцями діяльності виробляється шляхом аналізу ходу й результатів виконання кожного з передбачених планами заходів. Насамперед визначається фактична якість реалізованих дій і отриманих результатів. При цьому в ролі еталонів якості виступають нормативи (накази, вказівки, інструкції), що регламентують оцінювані дії й їхні результати.

Виявлені основні недоліки узагальнюються й систематизуються. З їхнього числа виділяються типові, тобто найбільш властиві виконавцям. Одночасно узагальнюються й систематизуються нововведення, тобто дії, зроблені більш якісно в порівнянні з діями, що пропонуються тими або іншими нормативами. З їхнього числа виділяються корисні нововведення, тобто такі, які можна цілком реально використати найближчим часом у практиці діяльності більшості виконавців.

Підготовка пропозицій про усунення типових недоліків і використання корисних нововведень у процесах майбутньої діяльності виконавців повинна здійснюватися за участю всіх зацікавлених учасників завершеної діяльності (як експертів). Останні повинні мати право брати участь в обговоренні підготовлених пропозицій і фіксувати свою особливу думку. Обговорення пропозицій може вироблятися спільно з усіма учасниками або роздільно з кожним з них.

Передача виконавцям пропозицій про усунення типових недоліків і використання корисних нововведень у процесах майбутньої діяльності може здійснюватися шляхом безпосереднього ознайомлення виконавців з документами, що містять ці відомості, а також за допомогою пересилання (передачі) їм усної або письмової інформації різними способами.

Усний спосіб передачі пропозицій має два основні різновиди: безпосередні або опосередковані контакти між керівниками й виконавцями. Письмовий включає пересилання документів поштою, через зв'язкових або схованки, передачу інформації за допомогою телеграфу, телетайпу або комп'ютерної мережі.

Велике значення має використання підготовлених пропозицій у процесах навчання й виховання виконавців.

Отже, методики здійснення функцій процесно-організаційного управління в органах безпеки дозволяють керівникам створювати, підтримувати й розвивати умови для успішного здійснення виконавцями процесів службової діяльності.

РОЗДІЛ 3. ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЙНОГО УПРАВЛІННЯ

3.1 Організаційна структура охоронного агентства

Організаційна структура охоронного агентства зображена на малюнку 3.1.

Мал.3.1. Організаційна структура охоронного агентства

Генеральний директор охоронного агентства – перша особа фірми, відповідальний за координацію всіх його структурних підрозділів, що представлені на малюнку 3.1. У даній системі управління підприємством директорові приділяється роль головного керівника, здатного направляти роботу цієї системи в потрібне русло. Директор керує всією виробничою, господарською й фінансовою діяльністю підприємства. Він несе повну відповідальність за стан і діяльність підприємства. У встановленому законом порядку розпоряджається коштами й майном підприємства; від імені підприємства укладає договори з іншими організаціями, представляє підприємство як юридична особа. Займається підбором кадрів.

Фінансовий директор – є заступником генерального директора по фінансовій діяльності підприємства і його економічних зв'язків. Заступник директора по фінансових питаннях керує фінансовим відділом, що здійснює зв'язок з постачальниками необхідного встаткування, обмундирування, озброєння, і т.д., і споживачами послуг, надаваних охоронним агентством.

Він визначає, планує й координує роботи з господарсько - фінансової діяльності фірми в галузях матеріально - технічного забезпечення, і забезпечує ефективне використання матеріальних і фінансових ресурсів, зменшення витрат. Визначає умови надання послуг фірми.

Плановий відділ. Перебуває в безпосереднім підпорядкуванні фінансового директора. Займається плануванням і аналізом економічних показників фірми. Також до його функцій ставляться: популяризація й реклама послуг фірми серед потенційних споживачів, відстеження й аналіз дій конкурентів пошук нових постачальників і споживачів.

Бухгалтерія - відділ, який повністю відповідальний за ведення фінансової діяльності фірми й облік всіх її фінансових операцій. Є невід'ємною частиною будь-якого підприємства.

Відділ постачання – структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо фінансовому директорові, призначений для визначення постачальників і проведення закупівель, необхідної матеріально-технічної бази.

Також цей відділ відповідає за постачання для інших підрозділів фірми.

Відділ кадрів. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо генеральному директорові, призначений для збору, обліку й ведення кадрової документації фірми.

Відділ внутрішньої безпеки. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо генеральному директорові, призначено для запобігання, виявлення й розслідування фактів витоку інформації, що представляє собою комерційну й/або державну таємницю. А також відповідає за перевірку й підбор нових співробітників.

Юридична служба. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється генеральному директорові, призначено для ведення всієї правової і юридичної діяльності фірми. Зокрема співробітництво із клієнтами, правоохоронними й судовими органами.

Технічний директор. Заступник генерального директора по технічних питаннях. Відповідає за забезпечення функціональної діяльності усього агентства та, по можливості, оптимізацію функціонування ввірених йому підрозділів.

Навчальний центр. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо технічному директорові, призначений для підвищення теоретичної й фізичної підготовки співробітників підрозділів, що забезпечують безпеку охоронюваних об'єктів.

Відділ транспорту. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо технічному директорові. Призначений для забезпечення інших підрозділів необхідним автомобільним транспортом, а також його обслуговуванням й ремонтом.

Оперативна група. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо технічному директорові. Призначена для виконання силових дій по забезпеченню безпеки охоронюваних об'єктів. Складається з бійців, що проходять жорсткий фізичний, теоретичний і психологічний відбір.

Технічна група. Структурний підрозділ фірми, що підкоряється безпосередньо технічному директорові. Призначена для встановлення, налагодження й супроводу технічних пристроїв та систем (системи спостереження, сигналізація та ін.), що є необхідними для забезпечення безпеки охоронюваних об'єктів.

Керівники СБ об'єктів. Відповідають за забезпечення безпеки на довірених їм об'єктах. Вирішують всі питання в межах наданих їм повноважень, доручають виконання окремих організаційно-господарських функцій іншим посадовим особам. До обов'язків керівника СБ об'єкта також входять оптимізація охоронної діяльності по об’єкту (якщо воно є можливим) та ведення документації. У керівника СБ об'єкта є функціональний апарат, що допомагає йому виконувати всі функції управління.

Начальники змін. Підкоряються своєму безпосередньому начальникові – керівнику служби безпеки об'єкта. Відповідають за забезпечення безпеки на об'єкті на протязі своєї робочої зміни. До їхніх обов'язків входить фіксація всіх інцидентів, що мали місце в період їхнього чергування й негайного оповіщення про них вищестояще керівництво.

Охорона й спостереження. Структурні підрозділи СБ об'єкта, що забезпечують охорону об'єкта й спостереження за ним.

Кількість співробітників цих підрозділів прямо залежить від типу й розмірів охоронюваного об'єкта. У деяких випадках припустиме об'єднання даних підрозділів в єдине ціле.

3.2 Показники ефективності організаційного управління

Механізми взаємодії між елементами організаційної системи (ОС) у процесі управління впливають на ефективність функціонування складної соціотехнічної системи, на витрати й строки виконання проектів. На початковому етапі ми будемо розглядати фактори, пов'язані з рівнем підготовки виконавців і управлінського персоналу. Для цього необхідно зробити допущення, що будь-який елемент або підсистема (вузол) організаційної ієрархії досить кваліфікований для виконання поставлених перед ним завдань. Різницю в рівні підготовки представимо умовно у вигляді різного інтервалу часу рішення типового функціонального або управлінського завдання вузлами організаційно-інформаційній структурі (ОІС), які мають однакові повноваження. Причинами ж збоїв, зривів планів, порушень технологічних процесів, протиставлення приватних інтересів загальносистемним, найчастіше є некоректна реалізація процесів управління в конкретній організаційно-інформаційній структурі.