Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.
Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации –автора документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается
- размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
- составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации – авторе;
- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
- размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;
- произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;
- размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);
- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придающие документу юридическую силу, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.
Реквизит 02 герба субъекта Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официального восстановлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4-12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.)[3].
Изображение герба размещает на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствие с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организации установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.
Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организации. Код является элементом электронной идентификации документа[4]. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.
Реквизит 06 наименование организации. Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные «выполняют» правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.
Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация). Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организация, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованиям. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.
Наименование организации на иностранном языке воспроизводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.
В соответствие с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-распорядительную форму (табл. 2).
Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листке бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита «наименование организации» должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов.
Таблица 2. Фирменные наименования.
Организационно – правоваяФорма | В наименование организациивходят |
| Полное хозяйственное товарищество | Имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания» |
| Хозяйственное товарищество на вере (коммандитное) | Имена (наименования) всех полных товарищей и слова «товарищество на вере», «коммандитное товарищество» либо имя (наименование) не менее чем одного полного товарища с добавлением слов «и компания» и слова «Товарищество на вере» или «Коммандитное товарищество» |
| Хозяйственное общество с ограниченной ответственностью | Наименования и слова «с ограниченной ответственностью» |
| Хозяйственное общество с дополнительной ответственностью | Наименование общества и слова «с дополнительной ответственностью» |
| Акционерные общества | Наименование общества и указание на то, что общество является акционерным |
| Производственный кооператив | Наименование кооператива и слова «производственный кооператив» или «артель» |
| Государственные и муниципальные унитарные предприятия | Наименование должно содержать указание на собственника имущества |
| Потребительский кооператив | Указание на основную цель его деятельности и слова «кооператив» или слова «потребительский союз» либо «потребительское общество» |
Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствие с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярии, секретариат). Группы цифр в номерах телефона (факсов) разделяют дефисом.