Отдел продаж: создание и функционирование. РИСК-МЕНЕДЖМЕНТ
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ
Отдел продаж (сбыта) на современном предприятии можно рассматривать как подразделение маркетинговой или внешнеэкономической служб либо их специфическую разновидность. В крупных коммерческих организациях в управление продаж (сбыта) могут входить отделы маркетинга или внешнеэкономических связей. В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.02.2010 № 284 «О мерах по повышению эффективности работы внешнеэкономических и маркетинговых служб» (далее - Постановление) до 15.03.2010 необходимо было пересмотреть структуру внешнеэкономических и маркетинговых служб на предмет возможности увеличения кадровой численности. Кроме того, в соответствии с п. 1.1 Постановления руководитель организации должен обеспечить безусловное соответствие вновь принимаемых руководителей и специалистов во внешнеэкономические и маркетинговые службы утвержденным квалификационным требованиям, в том числе по наличию обязательного высшего профильного образования (по специальностям внешнеэкономической, маркетинговой, логистической деятельности, международному праву и международным отношениям) и подтверждению обучения иностранным языкам.
Ранее полагалось, что в зависимости от объема работы по коммерческой деятельности руководитель организации вправе:
создать отдел продаж (сбыта) как структурное подразделение, возглавляемое начальником;
ввести в штат должности агента коммерческого, агента по приему заказов, агента по сбыту, агента торгового, дилера, директора (заведующего) предприятия торговли (оптовой, розничной), директора (главы) представительства, коммивояжера, логистика, менеджера по внешнеэкономическим связям, организатора розничной продажи, представителя торгового, экономиста по сбыту и (или) других менеджеров и специалистов;
передать на основании договора ведение сбытовой и (или) внешнеэкономической деятельности организациям или индивидуальным предпринимателям, оказывающим соответствующие услуги;
осуществлять управление сбытовой и (или) внешнеэкономической деятельностью лично или поручить это своему заместителю по коммерческим вопросам при малых размерах предприятия.
Однако теперь организациям, подчиненным (входящим в состав) Министерству архитектуры и строительства, Министерству промышленности, Министерству связи и информатизации, Министерству сельского хозяйства и продовольствия, Министерству транспорта и коммуникаций, Министерству энергетики, концернам «Белбиофарм», «Белгоспищепром», «Беллегпром», «Беллесбумпром», «Белнефтехим», облисполкомам и Минскому горисполкому следует иметь в своей структуре соответствующие подразделения и (или) соответствующих сотрудников, включая менеджеров по маркетингу, менеджеров по рекламе, маркетолога, специалиста по внешнеэкономическим связям и др.
При необходимости создания в организации сбытового и (или) внешнеэкономического подразделений наниматель должен предусмотреть их в организационной структуре в виде управлений (отделов, бюро, групп, служб). Руководители данных структурных подразделений (начальники отделов, бюро, групп, служб) подчиняются непосредственно руководителю организации или его заместителю по коммерческим вопросам.
Конкретное наименование структурных подразделений устанавливается руководителем организации с учетом норм управляемости, предусмотренных Инструкцией о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26.04.2010 № 60 (далее - Инструкция). По решению нанимателя в зависимости от численности маркетинговой и внешнеэкономической служб могут вводиться должности заместителей начальников этих подразделений.
При необходимости (в частности, при отсутствии логистических и рекламных служб как структурных подразделений) в состав маркетинговой или внешнеэкономической служб, кроме работников, в функции которых входит осуществление маркетинговой и внешнеэкономической деятельности (маркетолог, менеджер по маркетингу, менеджер по внешнеэкономическим связям), могут входить специалисты, выполняющие работу по осуществлению логистической, рекламной и других смежных видов деятельности организации (логистик, менеджер по рекламе, агент рекламный, дилер, инженер-эргономист, коммивояжер, организатор розничной продажи, представитель торговый, статистик, художник по рекламе и оформлению витрин, художник-проектировщик рекламы и др.), а также работники, обеспечивающие техническое функционирование данного структурного подразделения (оператор ПЭВМ, курьер и др.).
В зависимости от объемов выполняемых работ, а также направлений деятельности маркетинговая и внешнеэкономическая службы могут иметь многоступенчатую структуру по схеме «управление - отдел - сектор - бюро - группа».
В приложении к статье приводится Типовое положение для предприятия по производству и реализации товаров и услуг, в котором данное подразделение именуется отделом продаж и имеет в своей структуре секторы и бюро (предполагается, что в структуре организации есть также отдел маркетинга).
ВАРИАНТЫ СТРУКТУРНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ОТДЕЛА ПРОДАЖ
Различают 4 основные схемы организации отдела продаж и (или) внешнеэкономических связей на предприятии: по выполняемым функциям; по товарам и товарным группам; по рынкам и покупателям; по регионам.
Из перечисленных схем организации отдела продаж 3 последних способствуют повышению ответственности сотрудников за конечные результаты сбыта.
Достоинства и недостатки 4 основных схем организации отдела продаж представлены в табл. 1.
Таблица 1 Достоинства и недостатки отдела продаж в зависимости от его организации
| Отдел продаж, организованный по: | Достоинства | Недостатки |
| функциям | Простота системы; возможность ясно очертить круг обязанностей | Порождает местничество (каждая функциональная группа стремится выполнять только свои функции), низкая ответственность за общий результат сбыта |
| товарам и товарным группам | Создается в крупных децентрализованных компаниях | Координация требует больших затрат времени со стороны руководства компании |
| рынкам и покупателям | Филиал специализируется на выпуске определенного товара на основе своих рынков или постоянных покупателей | Дублирование работ |
| регионам | Крупные децентрализованные компании с обширными рынками. Особенно пригоден для международных фирм | Дублирование работ;проблемы связи и координации |
Следует подчеркнуть, что на практике находят применение комбинированные схемы организации отдела продаж, которые позволяют компенсировать недостатки одной из схем преимуществами другой. Например, организация подразделения сбыта по товарно-рыночному принципу и т.д. Кроме того, подразделения маркетинговой службы (секторы, бюро, группы) могут иметь собственные структуры.
КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СПЕЦИАЛИСТАМ ОТДЕЛА ПРОДАЖ
В соответствии с Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее - Общие положения ЕКСД), во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (далее - ОКПД) (например, дилер, коммивояжер, экономист и т.д.), для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование.
При установлении наименований должностей работников отдела продаж возможно применять полное наименование должности, которое может конкретизировать, например, круг обязанностей работника (агент по приему заказов, специалист по внешнеэкономическим связям, экономист по сбыту и т.п.), а в случае наличия в составе отдела продаж нескольких структурных подразделений - принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (менеджер сектора оптовой торговли, менеджер группы фирменного обслуживания, организатор розничной продажи, специалист бюро внешнеторговых операций и т.п.).
В исключительных случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей. Условием установления двойных наименований является наличие составляющих этих наименований в ОКПД и наличие квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации (например, заместитель начальника управления маркетинга - начальник отдела сбыта). Указанные должности имеют код должности (код категории) по первому их наименованию.
Кроме того, для некоторых должностей работников отдела маркетинга в соответствии с Общими положениями ЕКСД применяется производное наименование «ведущий»: например, ведущий специалист по внешнеэкономическим связям, ведущий статистик, ведущий экономист по сбыту. Наименование производной должности «ведущий» может применяться для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.