Отделом (службой) материально-технического снабжения
Отдел продаж получает:
- графики закупок и доставки товаров и поставок сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий на предприятие;
- лимитно-заборные карты на получение сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий;
- лимиты на горюче-смазочные и другие материалы, необходимые для работы подразделений, сервисных и дилерских центров.
Отдел продаж предоставляет:
- рекомендации по срокам закупок товаров и поставок сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий с учетом требований заказчиков конечной продукции;
- заявки на горюче-смазочные и другие материалы, необходимые для работы подразделений, сервисных и дилерских центров, согласованные с транспортным подразделением.
Производственно-диспетчерским отделом (управлением)
Отдел продаж получает:
- изменения, вносимые в планы выпуска продукции;
- спецификации для заключения договоров по кооперированным поставкам в соответствии с планом;
- годовые, квартальные и месячные планы производства продукции, в том числе запасных частей;
- оперативные месячные планы-графики пополнения склада готовой продукции;
- задания на сдачу резервного фонда запасных частей производственными подразделениями предприятия.
Отдел продаж предоставляет:
- сведения по объему и номенклатуре запасных частей производства предприятия, необходимых для гарантийного обслуживания выпускаемых изделий, с целью включения их в план производства и графики отгрузки запасных частей;
- задания по оперативному решению вопросов гарантийного обслуживания, не предусмотренные планом работ;
- суточные справки об отгрузке продукции;
- ежедневный рапорт об отгрузке продукции и запасных частей на экспорт;
- перечень продукции, сдача которой отстает от согласованного графика;
- оперативные заявки на ускорение изготовления отдельных видов продукции;
- поквартальные данные об общем количестве продукции по номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;
- плановую номенклатуру резервного фонда запасных частей на год для выдачи цехам заданий на их изготовление;
- проекты ежемесячных заданий на изготовление деталей и узлов в резервный фонд запасных частей.
Производственными подразделениями (цехами)
Отдел продаж получает:
- готовую продукцию по утвержденной номенклатуре;
- ежемесячные отчеты о выполнении плана изготовления, отгрузки и остатках продукции нарастающим итогом с начала года в натуральном и стоимостном выражении;
- оперативные отчетные данные о выполнении планов поставки по номенклатуре в разрезе заключенных договоров;
- план выполнения основных технико-экономических показателей по сбыту продукции;
- материалы для рассмотрения актов-претензий и объяснения по претензиям от потребителей по поводу поставок продукции несвоевременно, некондиционно, не в полном объеме или с другими нарушениями;
- отчеты о принятых мерах по устранению производственных дефектов;
- документы на взаимные расчеты.
Отдел продаж предоставляет:
- нормативные акты и документы по вопросам сбыта продукции;
- планы поставок и директивные материалы по поставке продукции;
- графики поставки продукции в соответствии с заключенными договорами;
- копии договоров на поставку изделий по кооперации и комплектации;
- указания по внесению изменений в планы и очередность поставок готовой продукции;
- акты-претензии по поводу поставок продукции несвоевременно, некондиционно, не в полном объеме или с другими нарушениями;
- сведения о выявленных дефектах по вине производственных подразделений (цехов), по принадлежности, акты технической экспертизы на рекламационные детали, узлы и акты-претензии, поступающие с места эксплуатации машин;
- заказы на ремонт (восстановление) узлов, агрегатов машин;
- заключения на детали и узлы в связи с сертификацией производства и системы качества;
- сведения на изготовление деталей и узлов, необходимых для восстановления гарантийных изделий;
- документы по взаимным расчетам.
Отделом (бюро) технического контроля
Отдел продаж получает:
- сведения о поступивших рекламациях и претензиях от потребителей;
- справки внешней приемки на проверенные рекламационные покупные изделия;
- документы, удостоверяющие качество продукции (сертификаты, паспорта);
- документацию, подлежащую отправке заказчику вместе с готовой продукцией.
Отдел продаж предоставляет:
- информацию, сводки, сведения по рекламациям на технику в рядовой эксплуатации;
- сведения по дефектам, обнаруженным в технике в условиях рядовой эксплуатации по вине производственных подразделений предприятия;
- сведения по претензиям, поступающим от дилерских и сервисных центров;
- документацию на покупные рекламационные узлы и детали для предъявления их заводам-поставщикам;
- заполненные упаковочные листы;
- акты технической экспертизы.
Транспортным отделом (управлением)
Отдел продаж получает:
- месячные, декадные и суточные планы отгрузки готовой продукции всеми видами транспорта;
- руководящие материалы по использованию транспорта;
- заявки на оптимизацию транспортных потоков предприятия с учетом логистических требований;
- планы-графики завоза запчастей, полуфабрикатов, комплектующих изделий на склад;
- формы отчетности по использованию транспортных средств и горюче-смазочных материалов.
Отдел продаж предоставляет:
- годовой, квартальный и месячный планы отгрузки с кодами готовой продукции;
- намеченные изменения планов отгрузки по заявкам на подачу тары, контейнеров, автотранспорта, железнодорожного подвижного состава на месяц, квартал, год, а также ежедневные заявки на отгрузку готовой продукции;
- заявки на аккумуляторы, авторезину, горюче-смазочные и другие материалы;
- отчеты использования транспорта и расхода горюче-смазочных материалов.
Отделом (бюро) контроля исполнения
Отдел продаж получает:
- подписанные исходящие копии и внутренние документы;
- входящие документы на исполнение и для руководства.
Отдел продаж предоставляет:
- подготовленные на подпись исходящие (инициативные) и внутренние документы;
- заявления, докладные и служебные записки, направленные руководству предприятия для рассмотрения;
- согласованные, завизированные или с замечаниями;
- внутренние организационно-распорядительные документы.
Бухгалтерией
Отдел продаж получает:
- бухгалтерские квартальные данные о движении, реализации и остатках готовой продукции за отчетный период для анализа и планирования;
- итоги инвентаризации готовой продукции;
- данные о наличии на складе готовой продукции в суммарном выражении на 1-е число каждого месяца;
- директивные и методические материалы по обеспечению правильного ведения учета;
- сведения о командировочных расходах (ежемесячных, квартальных, годовых);
- расчетные листы по заработной плате.
Отдел продаж предоставляет:
- товарно-транспортные накладные и прилагаемые к ним документы на отгрузку готовой продукции;
- инвентаризационные ведомости готовой продукции;
- ведомости на железнодорожный тариф;
- расчет затрат на гарантийное обслуживание;
- документы для балансового отчета;
- справку о нормативной стоимости резервного фонда запасных частей;
- документы по командировкам специалистов;
- документы по приходу и расходу готовой продукции.
Финансовым отделом (управлением)
Отдел продаж получает:
- извещения банка о выставленных покупателями и заказчиками аккредитивах (для исполнения);
- утвержденные нормативы оборотных средств по готовой продукции, в том числе по товарам, отгруженным по документам, не сданным на инкассо;
- сведения о покупателях, допустивших просрочку с оплатой счетов, платежных требований за отгруженную продукцию или отказавшихся от акцепта.
Отдел продаж предоставляет:
- договоры и соглашения на поставку готовой продукции (для согласования);
- планы отгрузки товарной продукции;
- документацию на отгруженную продукцию не позднее первой половины дня, следующего за отгрузкой продукции;
- ежедневные справки об отгрузке и остатках готовой продукции на складах;
- договоры на поставку готовой продукции на согласование;
- данные о запасах готовой продукции и их соответствии нормативам;
- платежные требования для выставления счетов на инкассо предприятиям и на взыскание сумм за некачественную продукцию с поставщиков запасных частей.
Планово-экономическим отделом (управлением)
Отдел продаж получает:
- годовые, квартальные и месячные планы производства продукции для заключения договоров с заказчиками;
- технико-экономические нормативы для планирования и оценки коммерческой деятельности предприятия;
- инструкции и методические материалы по планированию и эффективному использованию ресурсов;
- утвержденные оптовые цены на выпускаемую продукцию и запасные части к ней;
- обоснования изменения цен;
- проекты цен на новые модели продукции.
Отдел продаж предоставляет:
- отчет по основным показателям коммерческой деятельности и сведения об отгрузке продукции потребителям;
- сметные калькуляции на работы и услуги, выполняемые отделом, на утверждение;
- сметы на содержание товаропроводящей и товаросопровождающей сетей, включая систему сервисных центров;
- отчеты по проведению организационно-технических, сбытовых, рекламных и других маркетинговых мероприятий и выполнению экономических показателей работы службы (отдела);
- предложения по изменению цен исходя из конъюнктуры рынка и состояния спроса на товары и услуги;
- сведения об остатках готовой продукции на складах предприятия;