Організація праці керівника (спеціаліста) є використанням ефективної системи прийомів і методів особистої роботи на базі раціональної організації робочого місця, створення оптимальних умов праці й відпочинку, планування робочої діяльності та ліквідації нераціональних етапів виконання робіт та операцій.
Організація процесів праці керівника включає проектування і впровадження раціональних систем і методів виконання покладених на нього функцій з урахуванням застосування необхідних технічних засобів, а також припускає певний ступінь регламентації праці за змістом і в часі. Це забезпечує необхідний порядок і організованість під час виконання керівником посадових обов'язків, при прийнятті та реалізації управлінських рішень. Регламентація праці означає встановлення і суворе дотримання певних правил, інструкцій, нормативів, заснованих на об'єктивних закономірностях, притаманних наукової організації праці.
Від використовуваних методів і організації праці керівника багато в чому залежить успіх роботи всього виробничого колективу.
Коли мало уваги приділяється вивченню та застосуванню наукових принципів організації праці, їх замінюють емпірично знайдені, в яких вдалі прийоми сусідять з неефективними методами. Застарілі методи роботи та нераціональний індивідуальний робочий стиль перетворюють трудовий колектив в найбільш слабка ланка системи управління.
Однак слід пам'ятати про те, що праця керівника не тільки об'єктивно обумовлений, але і носить ініціативний, творчий характер. У зв'язку з цим можна говорити про те, що принципи і правила НОТ вимагають творчого осмислення для визначення ступеня їх застосування з урахуванням складної виробничої ситуації. У даному випадку принципи та правила слугують лише вихідним пунктом для роботи керівника над вдосконаленням індивідуального робочого стилю, навичок і методів організації своєї праці.
На даний період 40 - 60% робочого часу керівників витрачається на виконання таких видів діяльності, які могли б виконуватися фахівцями більш низької кваліфікації. Багато часу втрачається на пошук необхідної інформації, даних і документів. Це свідчить про необхідність автоматизації рутинних операцій, більш широкого застосування в практиці управлінської діяльності засобів обчислювальної та організаційної техніки. Комплексна автоматизація управлінського праці повинна проводитися на базі впровадження сучасних інформаційних технологій, що забезпечить збільшення ступеня автоматизації всіх інформаційних процесів в організації. [18].
2.3 Участь працівників організації в прийнятті управлінських рішень
Рано чи пізно управлінці повинні переходити від аналізу подій, які відбулися, до дій. В ідеалі, якщо дія керівників мотивована правильним аналізом проблеми, пошук її причин звужується до такого моменту, коли можна із впевненістю почати вирішувати проблеми. Важливо пам'ятати, що всі дії мотивовані необхідністю реагувати на проблему, яка виникла.
Існуюча невизначеність у процесі прийняття рішень може створити низку ситуацій, за яких не виключається змішування понять "рішучість" і "прийняття рішень'. На багатьох підприємствах управлінців оцінюють й нагороджують за те, наскільки швидко й впевнено вони приймають рішення. Невизначеність у цьому випадку розглядається як ознака слабкості. Від управлінців очікується стрімкість й рішучість суджень та високо цінується їх готовність здійснювати рішення, не дивлячись на труднощі. Теоретично це вірно, але на практиці дає не завжди кращий варіант дії.
В управлінні рішучість розглядається як властивість приймати рішення й перетворювати його до життя. А прийняття рішення — це здатність здійснювати аналіз важливої інформації й зробити оптимальний вибір. Важливо правильно поєднати обидві ці здатності. [13].
Прийняття рішень є найважливішою функцією управління, успішне здійснення якої забезпечує досягнення організацією її цілей. Через невміння якісно і раціонально здійснювати цей процес, через відсутність в організації механізму його здійснення, технології, страждає більшість фірм і підприємств, державних установ і органів в Україні. Успіх організації, у якій би сфері вона не функціонувала, багато в чому залежить від цього, а тим більше в Україні, де більшість організацій проходять перші етапи свого розвитку і дуже важливо яку технологію рішення проблем вони опрацьовують.
Прийняття рішень, поряд з координацією і комунікацією, є одним з найважливіших внутрішньоорганізаційних процесів, а особливість цього процесу полягає в тім, що він безпосередньо спрямований на досягнення цілей організації. [19].
Важливішою характеристикою системи управління організацією і трудовим колективом є участь членів колективу в управлінні організацією (підрозділом).
Можна розглянути участь працівників організації по виконанню найважливішого виду управлінської діяльності - у підготовці та прийнятті управлінських рішень. При цьому слід виділити три ступені такої участі.
Перша - висування (внесення) пропозицій у підготовці рішення. При цьому не потрібно внесення структурних та інших змін в організацію. Такий підхід застосовується і на підприємствах з централізованим керівництвом.
Друга ступінь участі - це вироблення альтернативних варіантів рішень. Тут потрібне створення в організації спеціальних структур для вирішення цих завдань. Це виражається у створенні тимчасових або постійних комітетів чи комісій, яким доручається виконувати дану роботу. Прикладом можуть бути так звані госпрозрахункові або конфліктні комісії (на російських підприємствах), комітети з набору кадрів в робочі групи (на американських підприємствах), гуртки якості (на японських підприємствах).
Третя ступінь участі - остаточний вибір рішення з ряду альтернативних варіантів і прийняття його. При цьому передбачається, що участь в управлінні здійснюється у формі роботи спеціальних рад науково-технічного, техніко-економічного і управлінського характеру. До складу цих рад входять, як правило, особи з наступного за рівнем керівництва нижчого рівня управління.
Дані поради:
• визначають політику (правила і процедури) підпорядкованих їм підрозділів, сумісну з іншими рівнями управління організацією;
• відповідають за координацію діяльності підрозділів, підлеглих керівнику, до якого належить рада;
• відповідають за інтеграцію діяльності цих підрозділів з нижчими і вищими рівнями управління.
Слід зауважити, що ради не приймають рішення за підзвітні їм підрозділи, вони приймають рішення тільки щодо процесів, що відбуваються на їхньому рівні.
Рішення рад у ряді випадків бувають обов'язковими для тих керівників, при яких вони, власне кажучи, і створені.
Деяким радам доручаються оцінка і схвалення діяльності підзвітного їм керівника (право на звільнення залишається за вищим керівництвом).
Участь працівників у підготовці та прийнятті управлінських рішень сприяє:
- збільшення кількості розглянутих альтернативних варіантів рішень;
- привнесення більшого досвіду в обговорення проблем;
- збагачення оцінки зовнішнього і внутрішнього середовища організаціями;
- зрештою підвищенню якості прийнятих управлінських рішень.
Існує думка, що чим більше найманих робітників на рівні підприємства бере участь у прийнятті рішень, тим повніше вони відображають інтереси трудящих. На практиці, як правило, в цьому бере участь лише їхня активна меншість. Отже, треба не "роздувати" склад виробничих рад, а шукати інші форми участі в управлінні.
Німецькі вчені розглядають наступні можливі варіанти участі працівників у підготовці та прийнятті управлінських рішень (у порядку зростання ступеня участі):
- керівник до видання наказу намагається переконати підлеглих у правильності свого рішення;
- керівник приймає рішення, але допускає питання про своє рішення, щоб відповіддю на них домогтися схвалення свого рішення підлеглими;
- керівник інформує про передбачуване вирішення підлеглих, які повинні висловити свою думку до прийняття рішення;
- група (колектив) готує пропозиції з числа спільно розроблених та узгоджених рішень, а керівник приймає остаточне рішення;
- група (колектив) приймає рішення після того, як керівник проаналізував проблему і визначив рамки для прийняття його;
- група (колектив) приймає рішення, а керівник виступає в ролі координатора всередині групи та за її межами. [12].
У практиці менеджменту все більше уваги приділяється організації групової діяльності, зокрема груповому прийняттю рішень. Досвід показує: чим більша участь працівників у процесі управління, тим вищі результати їхньої діяльності, що дає змогу легше вводити різноманітні якісні зміни у виробництво.
Групове прийняття рішення спрямоване на перехід від індивідуального до колективного стилю прийняття рішень, який виражає погляд колективу в цілому. Групи, у яких добре розвинута взаємодія і взаєморозуміння, більш успішно уникають помилок і невдач у роботі. Спільна діяльність у виробленні рішення створює сприятливий морально-психологічний клімат у колективі, при якому стає можливим самоврядування. Якщо прийняте рішення групою втілюється в життя, то, як правило, члени групи виконують його не тільки більш охоче, а й більш ефективно. У ході колективних обговорень виконавці вчаться розуміти один одного, погоджувати свої дії та інтереси.
При груповому способі прийняття управлінських рішень потрібно враховувати такі фактори: кількісний склад групи, її структуру, статус окремих осіб, які беруть участь у даному процесі, їх відносини та середовище, у якому працює група. Чим різноманітніша група за своїм складом, тим більше ідей і пропозицій буде розглянуто, проте знижується ймовірність прийняття рішень. [5].
Груповий спосіб прийняття управлінських рішень, на мою думку, виправдовує себе в ситуаціях, які виникають при вирішенні значних проблем. Система методів прийняття групових рішень, інструменти, завдяки яким можна уникнути високого рівня суб'єктивності у вирішенні питання, розподіл у просторі є основними складовими елементами групової системи підтримки прийняття рішень.