При цьому необхідно перш за все самопізнання керівником первинного трудового колективу своєї діяльності, що є першою передумовою активності особистості, що розвивається. Не усвідомивши себе, не порівнявши себе з іншими, не оцінивши свого "я" і своєї діяльності, людина не здатна до самооцінки, до самопізнання і вдосконалення. Уявного міркування про свої дії і поведінку, співвідношення їх з поведінкою і діями інших людей, вивчення успіхів та невдач у системі ефективної і цілеспрямованої діяльності керівника повинен передувати послідовний аналіз елементів з виявлення, вивчення і дослідження методів і стилю роботи з метою встановлення параметрів трудового процесу менеджера . Цей комплекс робіт рекомендуємо виконувати за наступною схемою.
Аналіз спонукальних причин і напрямів діяльності.
Аналізуються дії, в результаті яких повинні бути досягнуті певні результати. Визначається той рівень виконання робіт, який керівник може з достатньою підставою очікувати від своїх членів колективу. Встановлюється ступінь вирішення кожного аспекту поставленої проблеми. Такий аналіз керівнику необхідно проводити не одноразово, а протягом кількох тижнів в процесі підвищення ефективності управління своєю сферою діяльності. Необхідно глибоко проаналізувати результати власної управлінської діяльності в колективі і на їх основі зробити широкі узагальнення, що стане вихідним пунктом дій щодо вдосконалення стилю і методів роботи.
Один із засновників та організаторів систем праці П. М. Керженці писав стосовно цього: «Ми проводимо на роботі кращу частину свого життя. Важливо навчитися працювати так, щоб робота була легка і щоб вона була постійною життєвою школою ».
Приступаючи до аналізу своєї праці, не обмежуйтеся лише збором і констатацією окремих фактів, які характеризують ваш стиль і методи роботи, а відкривайте сутність, спонукальні причини та напрямки вашої діяльності, виявляти приватні і загальні закономірності, властиві вашому стилю, вимірюйте силу їх дії в реальних умовах, звіряйте свої абстрактні умовиводи з практичними результатами.
Аналіз рівня застосування технічних знань.
Доцільно аналізувати рівень застосування технічних знань для планування і складання графіка роботи колективу, ступінь переконуваності членів колективу у прийнятті цих планів і їх виконання, одержувані звіти та вжиті заходи, рівень складених звітів і повноту передачі інформації вищим і нижчим інстанціям, ступінь переконувасті вищого керівництва у прийнятті рекомендацій, ступінь сприяння вищому керівництву у вирішенні загальних і спеціальних проблем.
Аналіз прав керівника.
Об'єктивно оцініть свої права. Визначте свої владні повноваження, які ви маєте завдяки статусу керівника колективу і які випливають з правових норм. Всебічно зважте можливості досягнення оптимальних результатів на основі прийнятих вами рішень в умовах організаційного впливу, що складається між вашим колективом і вищим рівнем управління. Оцініть застосовувані засоби і прийоми прямого керуючого впливу вищого органу на ваш колектив шляхом встановлення регламенту його діяльності, організаційного нормування, методичного інструктування, а також розпорядчий вплив цього органу у вигляді наказів і розпоряджень з ліквідації відхилень або тимчасових змін у відповідності з управлінською ієрархією, періодичність та інтенсивність такого впливу. Визначте правові рамки в області виробничо господарської діяльності, планування, госпрозрахунку, контролю діяльності колективу, ступінь закріплення їх у відповідних посадових інструкціях, положеннях та інших нормативних актах. Встановіть області, в яких ви маєте повну свободу дій, і області, де дієте з меншою свободою. Не обмежуйтеся при цьому поверхневої констатацією фактів. Об'єктивно оцінюючи свої права, встановіть потенційні можливості вашого колективу, соціально-психологічну атмосферу в ньому.
Аналіз обов'язків керівника.
Складіть перелік своїх обов'язків відповідно до займаним статусом керівника колективу. Кожну категорію завдань викладайте на окремому аркуші паперу. У ваш перелік увімкніть всі права, які ви фактично маєте, і усі права, які можуть виникнути у вас за певних обставин. Не залишайте нічого не врахованих і не описаним. Такий список (перелік) допоможе вам не лише постійно контролювати свої дії, але і при необхідності передавати членам колективу частину своїх повноважень, залишаючи всю повноту влади за собою.
Аналіз поточних питань, що виникають щодня.
Аналізуються робота з вищим керівництвом, оперативні виробничі наради, бесіди з членами колективу, контроль виконання завдань і т. д.
Аналіз повторюваних питань у більш тривалих циклах.
Аналізуються місячні та квартальні наради, регулярні відвідування вищих інстанцій і підлеглих ділянок, колективні обговорення періодично складаються звітів і зведень, збори, засідання ради колективу і т. п. Слід зазначити, що деякі керівники первинних трудових колективів, приділяючи надто багато уваги постачальницьким, організаційним питанням цеху або ділянки, витрачаючи на це багато часу, іноді нераціонально організують виконання поточних, щоденних завдань, рідко розмовляють з виконавцями по суті їх роботи, мало приділяють уваги збиранню та переробці первинної інформації. У результаті може виявитися, що перспективні плани не підкріплюються необхідною інформацією, не узгоджуються з поточним станом справ, не підкріплюються ініціативою членів колективу.
Аналіз питань, терміни для яких не піддаються точному визначенню.
Аналізуються нерегулярні і виняткові роботи, пов'язані з аваріями, усуненням несподіваних проривів у виробництві, постачанні і т. д., з викликом у вищі організації, з вимогами позапланового подання інформації та звітів, із спеціальним контролем, перевірками.
Вивчення та аналіз трудових навичок.
Необхідність виконання цього обумовлюється тим, що, перш ніж виправляти свої трудові навички з метою їх вдосконалення, необхідно знати все про те, що ви робите, як і чому ви це робите. Виконуючи цю роботу, не намагайтеся згадати або представити ваші трудові навички за якийсь певний період, необхідний їх постійний аналіз.
Точний опис робочих звичок.
Передбачає процедуру обліку всього того, що ви робите, як ви це робите і чому ви робите це так, а не інакше. Найкраще завести для цього спеціальний журнал, який стане всеосяжним звітом про вашої професійної діяльності. При описі трудових навичок не нехтуйте звичними дрібницями, бо недоліки вашої роботи можуть коренитися саме у виконанні звичайних дрібниць, до яких ви так звикли. Ще до завершення цієї роботи ви вже зможете знайти те, що захаращує ваш день, на що марно витрачається час, і почати позбавлятися від цього.
Облік витраченого часу.
Накопичення інформації про фактичне використання робочого часу та тривалості окремих видів вашої роботи з базової спеціальності для керівника колективу є дуже важливим. Необхідно правильно організувати та систематично проводити облік часу, який ви витрачаєте протягом досить тривалого періоду. Це дозволить вам представити реальну картину трудових навичок. Деякі керівники протягом дня змінюють кілька десятків різних видів робіт і тим самим створюють собі ілюзію того, що скрізь і у всьому встигають. Однак аналіз їхньої роботи свідчить про те, що, витрачаючи мінімум часу на максимум різних видів робіт, вони не можуть дати глибокий аналіз реальної дійсності, і як результат - прийняті ними рішення носять поверхневий характер. Такі керівники впадають у постійно прискорену «плинність» термінових справ. Якщо ж через брак часу керівник подовжує свій робочий день, тим самим він зменшує свій вільний час, що могло б піти на самоосвіту, інтелектуальний розвиток, підвищення ефективності праці, і в результаті він відстає від зростаючих вимог часу, входить у протиріччя з ними.
Аналіз та вивчення власної роботи за фахом.
Аналізуються індивідуальна робота за своєю основною спеціальністю та суміжних спеціальностей, відповідність їх з тарифно кваліфікаційним розрядом, довідником та інших нормативних документів.
Аналіз та вивчення витрат часу по керівництву роботою інших.
Аналізуються організаційна діяльність в колективі, координація, інструктаж за фахом, виховання та контроль дій членів колективу, Розпорядництво як функція управління.
Аналіз та вивчення витрат часу на самоосвіту.
Аналізуються види професійного навчання, підвищення загальноосвітнього рівня, читання газет і журналів, загальною літератури, матеріалів науково-технічної інформації та ін
Аналіз та вивчення витрат часу на громадську роботу.
Аналізуються робота в громадських організаціях цеху і заводу, участь у зборах, робота в місцевих органах державного управління, різних комісіях і т. п.
Аналіз невикористаного робочого часу.
Аналізується час на проїзд до роботи, службові роз'їзди, очікування, усілякі перешкоди і т.д. Слід зазначити, що організація особистої праці - аж ніяк не особиста справа менеджера. Невпорядкованість робочого дня, вічна зайнятість, безсистемність в роботі керівника, нескінченна штурмівщина, поспіх створюють у всьому колективі малоефективний режим роботи, що позначається на загальних підсумках роботи.
Комплексна оцінка праці.
Визначення стилю керівництва керівника. Стиль керівництва, властивий конкретному керівнику і позначений виходячи з проведеного аналізу та індивідуальних психофізіологічних особливостей, може бути детально і докладно описаний. Така комплексна оцінка стилю керівництва керівника проводиться шляхом виявлення і вивчення методів його роботи. При цьому розгляду підлягають як позитивні, так і негативні сторони його діяльності. Виконуючи цю роботу, необхідно враховувати, що оцінка повинна спиратися на глибоко обгрунтовані, характерні і об'єктивні відомості про його діяльність. Необхідно абстрагуватися від його окремих, випадкових помилок.