В результате анализа исходных данных выявлено, что на осуществление функций финансового отдела составляют 610 000 руб. в год. Наиболее дорогой функцией является функция «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» - 115 000 руб. в год. Высокая стоимость выполнения этих функций связана с привлечением специалистов, получающих высокую зарплату, использование компьютерной техники, приобретение автоматизированных программ, обслуживание техники и т.п.
Проверка целесообразности высоких затрат на выполнение этой функции осуществляется в результате анализа качества их выполнения и функционально-стоимостной диаграммы, для чего необходимо определить значимость выполняемых функций. Значимость функций определяется экспертной группой, состоящей из работников аппарата управления и начальника отдела. Степень значимости функции рассчитывается в баллах, для чего используется метод расстановки приоритетом, результаты сводятся в таблицу 3.
Таблица 3
Результаты попарного сравнения функций
| Функция | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 1,0 | 0,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 0,5 |
| 2 | 0,5 | 1,0 | 1,0 | 0,5 | 1,0 | 0,5 | 0,5 |
| 3 | 1,5 | 1,0 | 1,0 | 0,5 | 1,0 | 0,5 | 0,5 |
| 4 | 1,5 | 0,5 | 0,5 | 1,0 | 1,5 | 1,5 | 0,5 |
| 5 | 1,5 | 1,0 | 1,0 | 1,5 | 1,5 | 0,5 | 1,0 |
| 6 | 1,5 | 0,5 | 0,5 | 1,5 | 0,5 | 1,5 | 1,0 |
| 7 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1,0 | 1,0 | 1,0 |
Условные обозначения функций:
Получать информацию от внутренних и внешних источников
Акционировать организацию
Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках
Бюджетирование
Подготовка обоснований инвестиционных решений
Планово-аналитическое обеспечение деятельности
Выдавать информацию по финансовой деятельности
Значимость основных функций определяется с использованием метода расстановки приоритетов. При решении задач с помощью этого метода группу объектов располагают в ряд по возрастанию или убыванию степени выраженности какого-либо признака. Предполагается, что числовая мера степени выраженности признака неизвестного для всех, или, по крайней мере, для нескольких объектов, и преодоление этой неизвестности обычными формальными методами либо невозможно, либо требует значительных затрат труда и времени.
В задаче расстановки приоритетов в качестве метода высказывания суждений экспертами принят метод парных сравнений с целью выявить предпочтения экспертов «в чистом виде». Результат попарного сравнения наиболее точно отражает субъективное предпочтение, ибо на выбор здесь налагаются наименьшие ограничения, и метод не навязывает эксперту априорных условий.
В основе математического аппарата метода лежит так называемая задача о лидере, где рассматривается проблема определения результатов некоторого спортивного состязания.
Для описания процедуры ранжирования исследуемых объектов методом расстановки приоритетов они обозначаются через Х1, Х2,…Хn (1/1), где n – количество исследуемых объектов. Затем формируется матрица
А = aij (1/2),
где
aij = 0,5, если Xi < Xj
aij = 1.0, если Xi = Xj
aij = 1,5, если Xi > Xj
Здесь:
Xi > Xj означает, что i-й объект более предпочтителен по анализируемому признаку, чем j-й объект;
Xi = Xj означает, i-й и j-й объекты равнозначны по анализируемому признаку;
Xi < Xj означает, что i-й объект менее предпочтителен по анализируемому признаку, чем j-й объект.
Вводится понятие интегрированная оценка порядка k объекта Xi. Интегрированная оценка нулевого порядка объекта Xi обозначается Pi(0) и рассчитывается по формуле:
Pi(0) = å aij (1).
Интегрированная оценка нулевого порядка представляет собой начальное приближение (итерацию) к окончательной оценке. Последующие итерации рассчитываются по формуле, называемой основным уравнением метода расстановки приоритетов:
Pнi (K + 1) = å aij Pjн (К) (2)
Где Pjн (К) – нормированная интегрированная оценка I-го объекта порядка k, рассчитываемая по формуле:
Pi (K)
Pjн (К) = å Pi (K) (3)
Итерационный расчет оценок превышается после того, как для наперед заданного достаточно малого числа выполняется неравенство:
Pjн (К) - Pjн (К - 1) £ х, I = 1,2, … n (4)
Ранжирования вполне достаточно, если значение Х будет выбираться в диапазоне 0,01 – 0,001
Основное уравнение метода расстановки приоритетов в матричном виде следующее:
РН (К + 1) = А * РН (5)
Таблица 4
Расчет значимости функций
| Функция | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | Р(о) | Рн(о) | Р(1) | Рн(1) | Р(2) | Рн(2) |
| 1 | 1,0 | 0,5 | 0,5 | 1,0 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 4,5 | 0,100 | 0,550 | 0,096 | 0,548 | 0,096 |
| 2 | 0,5 | 1,0 | 0,5 | 0,5 | 1,0 | 0,5 | 1,0 | 5,0 | 0,111 | 0,667 | 0,112 | 0,665 | 0,112 |
| 3 | 1,5 | 1,0 | 1,0 | 1,0 | 1,5 | 0,5 | 1,5 | 8,0 | 0,178 | 1,600 | 0,176 | 1,598 | 0,176 |
| 4 | 1,5 | 0,5 | 0,5 | 1,0 | 0,5 | 0,5 | 1,5 | 6,0 | 0,133 | 0,933 | 0,135 | 0,931 | 0,135 |
| 5 | 1,5 | 1,0 | 1,0 | 1,5 | 1,5 | 1,0 | 1,5 | 9,0 | 0,200 | 1,982 | 0,197 | 1,980 | 0,197 |
| 6 | 1,5 | 0,5 | 0,5 | 1,5 | 0,5 | 1,5 | 1,5 | 7,5 | 0,167 | 1,417 | 0,169 | 1,415 | 0,169 |
| 7 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1,0 | 1,0 | 1,0 | 5,0 | 0,111 | 0,791 | 0,115 | 0,789 | 0,115 |
| Сумма | 45,0 | 1,000 | 7,940 | 1,000 | 7,926 | 1,000 |
На заключительной стадии анализа, после выделения излишних функций, для наглядного сопоставления степени значимости функций с затратами на их осуществление, строится функционально – стоимостная диаграмма. (см. рис. 4).
| Значимость функций, ед. | 0,197 | |||||
| 0,176 | ||||||
| 0,169 | ||||||
| 0,135 | ||||||
| 0,115 | ||||||
| 0,112 | ||||||
| 0,096 | ||||||
| 5 | 3 | 6 | 4 | 7 | 2 | 1 |
| Затраты на осуществление функций, т.руб.в год | ||||||
| 60 | ||||||
| 70 | ||||||
| 72 | ||||||
| 91 | ||||||
| 97 | ||||||
| 105 | ||||||
| 115 |
Рис. 4. Функционально-стоимостная диаграмма основных функций финансового отдела ЗАО «Хабаровскстрой»
Построенная диаграмма позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы со значимостью соответствующих функций. В рассмотренной диаграмме затраты на функцию «Подготовка обоснований инвестиционных решений» (5) и «Выдавать информацию по финансовой деятельности» (7) гораздо выше, чем их значимость, в то время как значимость функции «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» (6) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) выше, но затраты ниже. Поэтому следует пересмотреть статьи расходов по отмеченным функциям.
При анализе также целесообразно учитывать уровень качества осуществления функций. Данная процедура необходима для сопоставления реального качества осуществления функций и затрат на их выполнение. Исходной информацией являются данные по предприятию и нормативная литература.
Сводная таблица показателей качества функций управления основных функций финансового отдела ЗАО «Хабаровскстрой» приведена в таблице 5.
Таблица 5
Сводная таблица показателей качества функций управления ЗАО «Хабаровскстрой»
| Основная функция | |||||||
| Показатель, | Получать | Акционировать | Оценка и | Бюджети- | Подготовка | Планово- | Выдавать |
| коэффициент | информацию | организацию | выявление | рование | обоснований | аналитич. | информацию |
| тенденций | инв.проектов | обеспечен. | |||||
| Использование | |||||||
| технических средств | 0,51 | 0,25 | 0,25 | 0,74 | 0,89 | 0,92 | 0,71 |
| Организация рабочих | |||||||
| мест | 0,75 | 0,75 | 0,75 | 0,75 | 0,75 | 0,75 | 0,75 |
| Нормирование труда | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 |
| Регламентация | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 | 1,00 |
| функций | |||||||
| Дублирование | 0,50 | 0,15 | 0,50 | 0,50 | 0,50 | 0,64 | 0,25 |
| функций | |||||||
| Использование | 0,72 | 0,80 | 0,94 | 0,90 | 1,00 | 1,00 | 0,91 |
| рабочего времени | |||||||
| Уровень качества | 0,64 | 0,56 | 0,63 | 0,70 | 0,73 | 0,76 | 0,66 |
| функций | |||||||
Для удобства оценки и анализа основных функций, значимости и затрат на осуществление функций, а также уровень качества их выполнения, целесообразно свести в таблицу (см. таблицу 6).
Таблица 6
Сводная таблица основных функций финансового отдела ЗАО «Хабаровскстрой»
| №№ | Наименование функции | Среднее | Ранг | Затраты на | Уровень |
| п/п | значение | функции | Функцию в | Качества | |
| функции | Год | Функции | |||
| 1 | Получать информацию от внутренних и внешних источников | 4,5 | 6-7 | 72 | 0,64 |
| 2 | Акционировать организацию | 5,0 | 5 | 70 | 0,56 |
| 3 | Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках | 8,0 | 2 | 105 | 0,63 |
| 4 | Бюджетирование | 6,0 | 4 | 60 | 0,70 |
| 5 | Подготовка обоснований инвестиционных решений | 9,0 | 1 | 97 | 0,73 |
| 6 | Планово-аналитическое обеспечение деятельности | 7,5 | 3 | 115 | 0,76 |
| 7 | Выдавать информацию по финансовой деятельности | 5,0 | 6-7 | 91 | 0,66 |
Диаграмма, приведенная на рис. 5 позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы с уровнем качества осуществляемых функций.