Це вимагає обов'язкового прийняття розпорядчого документу в бюджетній установі (наказу або розпорядження керівника).
Розробка переліку та форм облікових регістрів, встановлення порядку здійснення записів до регістрів і перенесення даних до фінансової звітності здійснюється Державним казначейством України.
Третій напрям - організаційний - полягає в організації роботи облікового апарату. Цей етап в цілому є повноваженням керівництва бюджетної установи.
Розподіл обов'язків у бухгалтерській службі, технічне забезпечення ведення бухгалтерського обліку залежать від обсягу облікових робіт, наявності комп'ютерної техніки, а також від вимог вищої установи.
Оскільки бухгалтерському обліку в бюджетних установах характерна відсутність альтернативи у виборі методики обліку його об'єктів, то не можна говорити про облікову політику бюджетних установ на рівні розпорядників нижчого рівня.
У цілому облікова політика бюджетних установ повністю обмежена державною регламентацією, яка чітко визначає ведення бухгалтерського обліку. Так, нормативні документи, які регулюють бухгалтерський облік у бюджетних установах, не передбачають різних варіантів оцінки майна бюджетної установи, форм ведення бухгалтерського обліку.
Якщо облікова політика інших підприємств може формуватися на рівні державних органів влади України та на рівні конкретного суб'єкта господарювання, то так звана облікова політика бюджетних установ визначається виключно на макрорівні. Це означає, що при організації і веденні бухгалтерського обліку діє правове регулювання спеціально дозволеного виду: дозволено те, що визначено нормативними документами.
Власної облікової політики бюджетні установи не мають, оскільки її визначає Державне казначейство України. Проте у зв'язку з існуванням можливості вибору форми ведення бухгалтерського обліку, рішення бюджетної установи щодо обраної форми ведення обліку необхідно закріпити відповідним розпорядженням (наказом) керівника бюджетної установи. Цей документ може розроблятися головним бухгалтером і затверджується керівником. Розподіл обов'язків між обліковими працівниками, графік документообороту, робочий план рахунків теж повинні затверджуватися розпорядженням (наказом) керівника бюджетної установи.
Таким чином, організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах є дворівневою: перший рівень - належить виключно власнику (державі); другий - є обов'язком керівника й облікового апарату бюджетної установи. Ці рівні визначають необхідність чітко відрізняти поняття "організація" і "ведення" обліку. Організація бухгалтерського обліку - це прерогатива власника або держави в особі її органів влади; ведення бухгалтерського обліку - обов'язки виключно головного бухгалтера. За правильність застосування методики (узгодженої із засновником) і техніки бухгалтерського обліку відповідальність покладається на керівника бухгалтерської служби. Це повинно передбачатися в Положенні про бухгалтерську службу бюджетної установи.
Ведення обліку - це застосування визначеної нормативними документами методики відображення у бухгалтерському обліку здійснених операцій, складання фінансової звітності працівниками бухгалтерської служби.
У бюджетних установах облік може вестися бухгалтером (бухгалтерською службою на чолі з головним бухгалтером) або централізованою бухгалтерією.
Централізовані бухгалтерії створюються при виконкомі Ради народних депутатів або його управлінні (наприклад, при районному відділі народної освіти, централізованій міській лікарні) на підставі рішення Виконкому відповідної ради для ведення обліку виконання кошторисів доходів і видатків установ, що утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів. Така бухгалтерія веде бухгалтерський облік всіх підвідомчих установ, складає кошториси та фінансову звітність, а також здійснює систематичний контроль за правильністю оформлення первинних документів, збереженням коштів і матеріальних цінностей, ефективним використанням державних коштів.
За керівниками бюджетних установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, зберігаються права розпорядника бюджетних коштів, зокрема, на укладання договорів на поставку товарів і надання послуг, трудових договорів (контракти) на виконання робіт, які мають обов'язково візуватися головним бухгалтером централізованої бухгалтерії; одержання у встановленому порядку авансів на господарські та інші потреби і надання дозволу на видачу авансів своїм працівникам; дозвіл оплати витрат за рахунок асигнування, передбаченого кошторисом; витрачання відповідно з установленими нормами матеріалів, продуктів харчування та інші матеріальних цінностей на потреби установи; затвердження звітів на використання грошових коштів, наданих під звіт і на відрядження, підзвітних осіб; документів з інвентаризації; актів на списання основних засобів та інших матеріальних цінностей, що стали непридатними; вирішення інших питань, які стосуються діяльності бюджетної установи.
Інформація про стан і зміни майна бюджетної бухгалтерського обліку установи, необхідна для контролю за н діяльністю, ступенем виконання кошторису, узагальнюється за допомогою системи рахунків бухгалтерського обліку. На рахунках бухгалтерського обліку накопичуються дані про стан і зміни складу майна установи, про наявність і зміни джерел його утворення, а також про результати виконання кошторису доходів і видатків.
Дані рахунків бухгалтерського обліку використовуються для складання фінансової звітності бюджетної установи. Для цього Державне казначейство України за погодженням з Міністерством фінансів України розробило й затвердило План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ. Для забезпечення однакового відображення однорідних господарських операцій на відповідних рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку розроблено та введено в дію Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Кореспонденцію субрахунків по основних бухгалтерських операціях. Дотримання вимог цих документів є обов'язковим для всіх установ, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного або місцевого бюджетів.
План рахунків містить перелік рахунків першого порядку, тобто синтетичних рахунків, за допомогою яких можна отримати узагальнені дані про наявність коштів у бюджетній установі, їх джерела, результати виконання кошторису доходів і видатків.
План рахунків передбачає як назву рахунків, так і їх умовне цифрове позначення, у якому перша цифра - клас рахунків, друга - номер синтетичного рахунку.
План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ складається з 8 класів балансових рахунків і 1 класу позабалансових рахунків (табл.1).
Таблиця 1. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ
| Характеристика класів рахунків Плану рахунків | Характеристика класу рахунків |
| Клас 1 "Необоротні активи" | Об'єднує рахунки, які призначені для обліку матеріальних і нематеріальних активів, що отримані для тривалого використання і не призначені для реалізації або витрачання протягом одного року |
| Клас 2"Запаси" | Об'єднує рахунки для обліку оборотних матеріальних активів, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року |
| Клас 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" | Включає рахунки, призначені для відображення поточних фінансових активів: коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства України, у розрахунках з дебіторами |
| Клас 4 "Власний капітал" | Включає рахунки, що застосовуються для обліку фондів і визначення результатів виконання кошторисів установи, а також сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів за поточний рік |
| Клас 5 "Довгострокові зобов'язання" | Призначений для обліку зобов'язань установи, які не виникають у процесі звичайної діяльності, не є характерними для діяльності установи і погашення яких відбудеться після завершення поточного бюджетного року4 |
| Клас 6 "Поточні зобов'язання" | Включає рахунки, призначені для обліку зобов'язань установи, які виникають протягом звичайної її діяльності, тобто при виконання кошторису доходів та видатків, і погашення яких очікується протягом поточного бюджетного року |
| Клас 7 "Доходи" | Призначений для обліку доходів, які одержуються установою за рахунок загального і спеціального фонду та сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів |
| Клас 8 "Витрати" | Об'єднує рахунки, призначені для обліку фактичних видатків і витрат бюджетних установ та касових видатків сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів |
| Клас 0 "Позабалансові рахунки" | Включає рахунки, призначені для обліку матеріальних цінностей, інших активів і зобов'язань, що належать установі або перебувають у тимчасовому розпорядженні |
Особливістю Плану рахунків бюджетних установ є те, що він враховує відсутність комерційної діяльності в таких установах, у зв'язку з чим облік видатків ведеться на рахунках класу 8 "Витрати".
За необхідності бюджетні установи можуть використовувати додаткові рахунки (другого, третього і т.д. порядків) з обов'язковим збереженням номерів рахунків типового Плану рахунків. Перелік цих рахунків, тобто робочий план рахунків, може встановлювати безпосередньо керівництво бюджетної установи, виходячи із загальнодержавних і галузевих потреб управління, контролю, аналізу та звітності, або вища установа в межах одного відомства.
Робочий план рахунків повинен забезпечувати таку організацію бухгалтерського обліку, щоб облікові регістри велися систематизованим способом, дані рахунків дозволяли складати фінансову звітність, а також, щоб ці дані можна було використовувати для прийняття рішень керівництвом бюджетної установи.