3. Основные требования к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
оперативность;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
4. Учету подлежат все документы, независимо от вида материальной конструкции носителя и знаковой природы информации, поступающие в библиотеку, в том числе в обменный и резервный фонды, и выбывающие из библиотеки.
Не подлежат учету документы вспомогательного назначения, являющиеся рабочим инструментом библиотечного персонала (управленческая документация, программные продукты, материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда); материалы, созданные библиотекой на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), кино- фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий;документы личного и секретного характера.
5. Учетная информация, представленная в машиночитаемой форме, используется на равных правах с учетной информацией, представленной в традиционной форме.
При ведении суммарного и индивидуального учета в машиночитаемой форме создаются копии на бумажном носителе.
6. Библиотечный (суммарный и индивидуальный) учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
7.Бухгалтерский (стоимостный) учет библиотечного фонда ведется бухгалтерией.
8. Права и обязанности библиотек по учету библиотечного фонда.
8.1. Библиотека обязана:
осуществлять библиотечный (суммарный и индивидуальный) учет относительно фондов постоянного (длительного) и временного хранения;
осуществлять учет документов в составе фонда в установленных учетных единицах;
производить оценку документов, поступающих в библиотеку без оплаты их стоимости (в порядке обязательного экземпляра, в качестве дара, пожертвования, безвозмездно), а также переоценку отдельных документов – в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящей Инструкцией;
обеспечивать преемственность организации учета в целях сопоставимости его данных;
обеспечивать возможность долговечного хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителей информации.
8.2. Библиотека имеет право:
устанавливать порядок учета документов данной библиотеки, исходя из ее статуса, особенностей организации и структуры фонда с соблюдением требований законодательства, нормативных и правовых актов Российской Федерации и положений настоящей Инструкции;
создавать и применять наиболее эффективные технологии (методы, способы и приемы) учета библиотечного фонда;
определять сроки хранения документов в фонде кроме документов, подлежащих постоянному (бессрочному) хранению в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами Российской Федерации;
устанавливать порядок исключения документов из фонда;
вводить нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача);
определять условия и формы реализации исключенных из фонда документов;
определять виды и размер компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователями библиотеки;
расширять набор учетных показателей, исходя из потребностей данной библиотеки, сети или системы библиотек.
9. Разработанные библиотекой регламенты утверждаются в установленном порядке собственником (учредителем) библиотеки или по согласованию с ним.
10. Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия, необходимые для соблюдения правил учета библиотечного фонда, предусмотренных настоящей Инструкцией.
11. В зависимости от условий деятельности библиотеки может быть создано специальное подразделение (или назначено ответственное лицо) с функциями общебиблиотечного контроля за соблюдением учета на всем пути движения документов в ходе их обработки, поступления в фонд и выбытия, хранения учетной документации в библиотеке.