Основы делопроизводства (стр. 3 из 3)
В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.
8. Как выполняется в документах написание математических формул?
Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.
Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6 х 9 = 54; А — С = Д).
Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).
Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.
Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).
9. Как оформляются в документах таблицы и выводы?
Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.
Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рисунке 1.
Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной
Рисунок 1
части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.
Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончание таблицы...» и повторяют только строки с номерами граф (рис. 2). Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.
Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера
Рисунок 2
ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.
Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.
Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.
Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.
Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.
При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями, например:
«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:
Затраты труда и заработная плата…………………………………..1,8
Машины и материалы…………………………………………………2,0»
10. Как оформляют в документах некоторые знаки препинания и символы?
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.
Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса.
Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-политические методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демократия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.
В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же». Комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.
Примеры правильного оформления:
Советский район Ростовская область
« « То же
« « Тоже
Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» в также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).
11. Какие корректурные знаки используются при правке деловых документов?
В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.
Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов иди при их перепечатке.
Знак Z ставится для обозначения начала абзаца («красная строка»).
Знак
указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.Знак
означает необходимость внесения пропущенной буквы (например, 
).Знак
служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен 
ошибок).Знаки
, 
указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.Знак ….. служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.
Знак
применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, 
).Знаки
применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся «кружком», а стрелка указывает на место переноса.Общие нормы я правила оформевиа документов 25
Знак
указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между 
словами в строке убирают знаком).Знак
применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают 
соединения). 
— знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, 
напечатанные в разрядку, восстанавливают).Литература
1. Макуарова Н.В., Николайчук Т.С., Титова Ю.В, Компьютерное делопроизводство: учеб. курс. – Питер, 2005 г.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/Изд. 7-е, переработанное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: изд-во Феникс», 2001.