Контрольная работа
по дисциплине
«Делопроизводство»
Выполнила студентка
группы 308118/08
Каханович Ульяна Григорьевна
Содержание
1. Оформление реквизитов документов
2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов
3. Образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка
1. Оформление реквизитов документа
Постоянные реквизиты бланка
Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланках в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм.
Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000г. № 357 обладают только государственные органы (организации).
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак.
Изображение эмблемы организации государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, не государственной формы собственности – также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично Государственному гербу Республики Беларусь.
При угловом расположении реквизитов эмблема организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».
Автор документа (5,6,7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.
Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указывается цифрами без других обозначений:
пр.Партизанский, 20
220110, г.Минск
Республика Беларусь
Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. адрес электронной почты и другие сведения указывается по усмотрению организации. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.
Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступов от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.
Данный вид реквизита является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем.
Место составления или издания документа (14). Указывается я на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Минск.
Заполняемые реквизиты бланка
Код организации (3). Для министерств и других органов управления проставляют от ОКРБ 004-2001 – «Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления». Длина кода составляет пять цифровых десятичных знаков, например 03050 – Госкомавиация. Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляются по ОКРБ 018-2003 – «Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Длина кода равна девяти цифровым десятичным знакам, например 592461323 – Иванов Иван Иванович.
Этот реквизит проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Код документа (4). Проставляется по ОКРБ 010-95 – «Унифицированные документы». Длина кода – десять цифровых десятичных знаков, например 0225612001 – приказ о поощрении. Место расположения – под реквизитом «Код организации».
Дата (11). Дата в тексте и в других реквизитах оформляется только цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день, месяц, год.
Регистрационный индекс (12). Условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документов, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.
Для внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течении календарного года.
Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 – индекс структурного подразделения, номер дела в номенклатуре, 53 – порядковый номер отправляемого документа.
Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета: __________________№ __________.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на №01-13/121 ОТ 02.03.2009г. На бланках для писем он оформляется в виде трафарета: на № _____________ от _______________.
Гриф ограничения доступа (15). Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 ноября 1992г. № 670.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
Коммерческая тайна
Экз. №2
Рассматриваемый реквизит может быть дополнен указанием срока его действия, например:
Коммерческая тайна
(до 21.05.2009)
Экз. № 2
При снятии гриф зачеркивается с проставлением на документе соответствующей отметки (штампа) и подписи уполномоченного должностного лица, например:
Ограничения сняты
(подпись) О.В. Яглов
20.10.2009
Адресат (16). Реквизит проставляется в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора.
Адресат – сложный реквизит, включающий в себя следующие части:
1. Наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);
2. Указание должности и фамилия получателя (в дательном падеже);
3. Почтовый адрес.
Например:
Белорусский филиал «Мосэнергобанк»
Начальнику управления инженерно-инвестиционной
деятельности г-ну Давыдову О.М.
ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск
Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ.
Если документ направляется частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адресат.
Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа, внутреннее – визой.
Гриф согласования (25). Проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного элемента:
1. Слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;
2. Указание должности, включая наименование организации;
3. Личную подпись;
4. Расшифровку подписи;
5. Дату.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ПО «Нефтегаз»
(подпись) С.С. Луговой
01.05.2009
Визы (26). Реквизит располагается от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись»и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визируется исполнителем, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. затем визирование осуществляется в следующей очередности: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации; главный бухгалтер; юристы; служба документационного обеспечения.
По структуре этот реквизит аналогичен реквизиту «Подпись».
Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждения. Внутренние документы визируются на первом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.