Правила оформления документов (стр. 2 из 3)

Реквизит виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен (а, ы) и включают личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов – подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документов. В его состав входят:

1. Наименование должности лица, подписавшего документ 9печатается от нулевого положения табулятора);

2. Личная подпись;

3. Расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

Гриф утверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора.

В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименование учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа,его номер и дата. Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.

Печать (27). Проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ.

Например:

Директор завода (подпись) С.А.Киселев

Печать делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное название организации. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

Текст (21). Текст – основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 – через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.

Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа,во второй - выводы,

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. Достоверность и объективность содержания;

2. Полнота информации;

3. Краткость изложения;

4. Унификация и стандартизация языка и стиля документа;

5. Нейтральность тона.

К элементу текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков, то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Этот реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Гриф приложения (24).Данный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает: слово «Приложение», порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

Приложение 2

к приказу директора БелГИСС

25.04.2004 №11

Служебные отметки на документах

Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

1. Фамилию, инициалы исполнителя;

2. Предписание действий;

3. Порядок и сроки исполнения4

4. Подпись руководителя;

5. Дату наложения резолюции.

Резолюция располагается на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

Отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка об исполнении (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя и номер его телефона.

Отметка о заверении копии (29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:

1. Слово «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса;

3. Подпись исполнителя;

4. Дата.

Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации, дата поступления и регистрационный индекс документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя:

1. Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

2. Подпись лица, ответственного за перенос данных;

3. Дату переноса.

2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланки бывают трех видов:

- бланк для писем;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

- организационные (акты, протоколы, справки и т.п.).

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4(210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Формат А5 рекомендуется в целях экономии бумаги и используются при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера.

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме по следующим реквизитам:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления, индекс и дата сопроводительного документа, организация – поставщик бланков;

- количество поступивших экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа, инициалы и фамилия должностного лица – получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметка об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

- вид виданных бланков;

- получатель бланков;

- должность, Ф.И.О. получившего бланки;

- количество экземпляров;

- дата получения;

- расписка в получении;

- номера и серии испорченных бланков;

- отметка об уничтожении.

Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале.