Одночасно з підготовкою аукціонних лотів і зразків підготовляється каталог.
Каталог містить перелік всіх лотів, пропонованих до продажу на аукціоні, з вказівкою номера кожного з них, сорти й кількості одиниць товару в кожному лоті.
На початку каталогу звичайно міститься зміст із позначенням загальної кількості різних видів, призначених для продажу. Далі випливають умови аукціонного продажу. У цих умовах зазначений порядок огляду товарів, порядок продажів і фіксації цін, порядок висновку контрактів, право продажу товару третім особам, порядок зняття товару з торгів, порядок оплати аукціонних товарів с вказівкою банків, через які повинне вироблятися відкриття акредитивів і оплата. В умовах вказується, який відсоток стягується з куплених товарів в користь адміністрації аукціону, і встановлюється порядок часу дозволу суперечок між сторонами. У каталозі повідомляється дата відкриття аукціону і його тривалість, місце проведення аукціону час, установлений для огляду товарів, час проведення торгів, а так само останній день платежу за придбані товари.
У підготовку аукціону входить також оповіщення можливих покупців про місце й часу проведення аукціону, про кількість і асортименти товарів, пропонованих на аукціоні. Для цього за півтора-два месяца до початку аукціону в загальній і спеціальній пресі містяться рекламні оголошення, у яких вказуються дата й місце проведення аукціону, і зразкові кількості товарів, пропонованих до продажу. Постійним і можливим покупцям аукціонні компанії висилають рекламну брошуру-проспект, у якій вказуються основні умови даного аукціону й додається запрошення взяти участь у торгах.
Огляд товарів покупцями, що припускають взяти участь в аукціонному торзі - це друга стадія в проведенні аукціону Огляд товарів звичайно починається за тиждень або за 10 днів до відкриття торгів. Кількість днів, відведених для ознайомлення з аукціонною колекцією, залежить від її розмірів і від раціональної організації огляду. Скорочення строків, що відводяться для огляду, досягається шляхом удосконалювання встаткування залів, де проводиться огляд товарів.
Попередній огляд товарів, як уже говорилося, є обов'язковим, так як за умовами аукціонного торгу претензії у випадку виявлення дефектів в товарі (крім схованих) послу покупки не приймаються. Огляд товарів проводиться в спеціальних приміщеннях, де розміщаються відібрані від кожного лота зразки товарів. Зразки повинні повністю відбивати всі особливості товару в лоті, що представляється ними. Організатори аукціону несуть за це відповідальність.
Покупці уважно оглядають ці зразки й роблять у каталозі оцінки про лотах, що сподобалися ним, і ціні, що вони могли б за них сплатити. Покупець може ознайомитися не тільки зі зразками, але й з усім лотом, але звичайно він цього не робить, довіряючи організаторам аукціону.
Аукціонний торг є третьою стадією в проведенні аукціону. Він відкривається в заздалегідь призначений день і година й проводиться звичайно в спеціальному аукціонному залі, що має вид амфітеатру. За столом на піднесенні перед покупцями розташовується президія аукціону - аукціонник, ведучий продаж, і його помічники, у завдання яких входить спостереження за поводженням покупців, що приймають участь у торзі. Над столом вивішується табло, де загоряються порядкові номери пропонованих до продажу лотів. Покупці розміщаються за окремими столами або рядами, розташованими амфітеатром. Перед кожним покупцем установлюється номер, під яким він зареєстрований на даному аукціоні.
Техніка проведення аукціону зводиться до наступного. Аукціонник повідомляє номер чергової партії лота пропонованого до продажу, і одночасно із цим, на спеціальному табло загоряється названий номер. Аукціонник називає вихідну продажну ціну, що звичайно є зразковою ринковою ціною, що існувала у доакуционный період. Якщо ніхто з покупців не подасть йому знак підняттям руки або олівця, кивком голови або вигуком "так" про свою згоду купити товар, аукціонник знижує ціну доти, поки один з покупців не виразить своє бажання купити його. Якщо один або трохи покупців подадуть знак про своєму бажанні купити даний лот, аукціонник підвищує ціну.
Існують два способи підвищення ціни - голосний і негласний. При гласному способі аукціонник повідомляє номер лота, що виставляється на продаж, називає початкову ціну й запитує: "Хто більше?" Покупець, що бажає придбати лот по більше високій ціні, називає нову ціну, що вище попередньої на величину не нижче мінімальної надбавки, зазначеної в правилах проведення торгів. Аукціонник називає номер покупця, під яким він зареєстрований на аукціоні, нову ціну лота й знову ставить запитання: "Хто більше?" Якщо після троєкратного повторення питання не треба нової пропозиції, аукціонник ударяє молотком, підтверджуючи продаж лота покупцеві, що останнім назвав найвищу ціну.
При негласному способі покупці подають аукціонникові умовний знак про згоду підняти ціну. Покупцеві, що купив перший лот у стринге й бажаючий придбати по тій же ціні інші лоти з даної партії (стринга), дається перевага перед іншими покупцями.
У випадку виникнення розбіжностей за адміністрацією аукціону зберігається право перепродажу будь-якого лота. Усякі претензії повинні бути заявлені адміністрації до початку продажу наступного лота.
Адміністрація аукціону вправі зняти з аукціону будь-який лот, поки він не проданий, без пояснення причин. Після продажу всіх лотів непродані лоти можуть знову бути виставлені для продажу.
Темп аукціонних торгів дуже високий, і жадає від покупця й аукціонника постійної уваги й швидкої реакції. Для продажу однієї партії (лота) в середньому потрібно менш 30 секунд. У такий спосіб за годину іноді продають більше 300 лотів.
У деяких країнах на аукціонах використовується понижательний спосіб призначення ціни. Це так звані "голландські" аукціони. Суть цього способу складається в наступному. Аукціонник призначає максимальну ціну, що загоряється на циферблаті, установленому в аукціонному залі, і знижує її доти, поки один з учасників торгу не висловить своє бажання здійснити операцію шляхом натискання кнопки на закріпленому за ним місці. Натисканням кнопки він зупиняє що рухається стрілку, і на циферблаті з'являється номер, під яким даний покупець зареєстрований в організаторів аукціону. Покупець, що нажав кнопку після першого, у рахунок не приймається. Записавши номер покупця, аукціонник гасить циферблат і переходить до продажу наступного лота. Застосування такого пристрою значно прискорює темп аукціонного торгу й дає можливість продавати в годину до 600 лотів. Така система проведення аукціонного торгу широко застосовується при проведенні аукціонів із продажу овочів, фруктів і риби. При цій системі не відбувається фактично ніякого торгу між покупцями.
Оптові покупці сидять за розташованими амфітеатром спеціально обладнаними столами. Перед кожним є кнопка, пов'язана з більшим, висячим на протилежній стіні циферблатом, на якому стрілка рухається від максимальної до мінімальної ціни. У міру руху конвеєра з продаваними лотами квітів, рухається й стрілка. Для ухвалення рішення даються лічені секунди. Хто першим натисне кнопку, той і здобуває право. Покупка фіксується й оформляється комп'ютером за 10-15 мінут - від натискання кнопки до видачі рахунку.
Під час аукціону або наступного дня адміністрація аукціону вручає покупцеві контракти на куплений товар; ці контракти підписуються покупцем і є для нього обов'язковими. Контракт має типову форму. Покупець підписує контракт і повертає його в контору аукціону, залишивши собі копію. На підставі контракту виписується рахунок, що оплачується покупцем. Негайно після підписання контракту покупець виписує письмове доручення про відправлення товару, у якому вказується, як треба замаркірувати товар, точна адреса, по якому необхідно відправити товар, порядок страхування товару.
Організаційна форма аукційної торгівлі.
Організація аукціонної торгівлі має певні особливості залежно від характеру товару й практики, що зложився в торгівлі конкретними аукціонними товарами. Залежно від характеру товару й товарами. Залежно від характеру діяльності фірми, що здійснюють аукціонну торгівлю, можна розбити умовно на три групи: спеціалізовані фірми, брокерско-комісійні фірми; аукціонні фірми, що належать кооперативам або союзам фермерів.
Спеціалізовані фірми займаються організацією аукціонів і продажем на них аукціонних товарів як за свій рахунок, так і на комісійних початках і беруть на себе виконання всіх функцій по підготовці й проведенню аукціонів. Найчастіше вони видають продавцям позички під їхні товари, передані аукціонній фірмі для продажу з аукціону.
Спеціалізовані фірми являють собою торговельні монополії, які продають на аукціонах придбану, як правило, за свій рахунок хутро.
Спеціалізовані аукціонні брокерсько-комісійні фірми організують аукціони й продають на них товари з доручення своїх клієнтів за комісійну винагороду. Угоди на цих аукціонах здійснюється через брокерів покупця й брокерів продавця. Всі брокери, що здійснюють аукціонну торгівлю, об'єднані в асоціації брокерів продавця й брокерів покупця.
Аукціонні фірми, що належать кооперативам або союзам (асоціаціям) фермерів, одержали поширення в Скандинавських країнах.
3. Ярмарки та виставки.
Поняття, класифікація і значення ярмарок та виставок.
Виставки і ярмарки займають особливе місце в арсеналі засобів рекламного впливу, тому що представляють дуже широкі можливості демонстрації рекламованих виробів для встановлення прямих контактів з безпосередніми покупцями й споживачами. Незважаючи на те, що границі між поняттями торговельного ярмарку й виставки часто не помітні й на практиці мають тенденцію до обмеження до мінімуму, було б доцільним провести значеннєве протиставлення торговельних ярмарків і виставок. Торговельний ярмарок – короткочасний захід, періодично проведене в тому самому місці, у рамках якого велика кількість підприємств за допомогою зразків представляє об'єктивний масштаб товарів однієї або декількох галузей, для того щоб відвідувач - комерсант одержав ясне подання про їхні підприємницькі можливості, тоді як експонент за допомогою експонируемих товарів прагне поширити інформацію про свою фірму і її продукцію й укласти прямі торговельні угоди. Торгово-промислова виставка – короткочасний захід, періодично проведене в тому самому місці, у рамках якого значна кількість підприємств за допомогою зразків дають представницьку картину пропозиції товарів(послуг) однієї або декількох галузей і прагне інформувати кінцевих споживачів про свою фірму і її продукцію з кінцевою метою сприяння продажам. Ярмарки зародилися як захід ринкового характеру, основною метою якого був збут. У відмінності від них виставки виникли як засіб публічної демонстрації тих або інших досягнень людства, спочатку вони носили сугубо просвітительський характер, але в міру розвитку придбали яскраво виражену комерційну спрямованість. Таким чином, метою ярмарку є надання її учасникам - експонентам можливості виставити зразки свого виробництва, продемонструвати нові досягнення й технічні вдосконалення з метою висновку торговельних угод. У той же час, ціль виставки - показати науково-технічні досягнення однієї країни або різних країн в одній або декількох галузях виробництва, науки й техніки. Необхідно відзначити, що сталий на багатьох торговельних ярмарках звичай допускати відвідування не комерційної публіки в конкретні дні й годинники, у жодному разі не свідчить про зміну їхнього характеру. По складу учасників, місцю проведення й економічному значенню розрізняють виставки і ярмарки: регіональні, міжрегіональні, національні, міжнародні ярмарки й виставки мають сферу дії в радіусі 100 км, представляють одну або кілька галузей і призначаються головним чином для демонстрації можливостей малих по величині підприємств. Міжрегіональні мають однакову структуру з регіональними, однак мають у своєму розпорядженні більший радіус дії й звичайно адресуються більшим підприємствам. Національні ярмарки й виставки, що йдуть своїми коріннями в кінець 18-го століття й з'явилися спочатку у Франції, є вітриною місцевої промисловості. Вони проводяться усередині країни й за рубежем з метою демонстрації продукції національного виробництва й стимулювання її збуту й звичайно мають міжгалузевий характер. Передумовою проведення міжнародних ярмарків, організуємих як усередині країни, так і за рубежем, є участь у них експонентів і відвідувачів з різних країн. У них звичайно без обмеження можуть брати участь фірми будь-якої країни. Міжнародний характер вони здобувають лише в тому випадку, якщо в них беруть участь, принаймні, 10- 15% закордонних експонентів. Серед міжнародних виставок варто виділити всесвітні виставки, метою яких є показ досягнень країн - учасниць і великих міжнародних організацій у галузі науки, техніки, культури. Вони не переслідують безпосередньо комерційних цілей. На всесвітніх виставках буває представлено, як правило, більшість країн миру. По характері експонентів, що виставляються, всі виставки і ярмарки діляться на: універсальні, спеціалізовані. Універсальними є виставки, тематика яких зачіпає кілька галузей економіки. Спеціалізовані виставки орієнтовані на відвідувачів-фахівців у конкретній області. На них демонструють досить складні види товарів і тому вони мають скоріше маркетингову, ніж торговельну спрямованість. Характерним для розвитку виставок і ярмарків є ріст їхньої спеціалізації, причому це більшою мірою ставиться до виставок, чим до ярмарків. Посилення спеціалізації пояснюється величезним збільшенням номенклатури виробів, що випускаються різними галузями промисловості, до таких розмірів, що навіть демонстрація тільки зразків всіх товарів в одному місці на одній площі стає скрутною. Тому всі частіше організуються виставки і ярмарки, що представляють лише одну або кілька родинних галузей виробництва. Крім того, спеціалізовані виставки орієнтовані на чітко обкреслену групу фахівців, тут виділені цільова аудиторія й це вигідно фірмам-експонентам.