Оформлення обкладинок справ. Обкладинки справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.
На титульному аркуші справи зазначаються реквізити: назва підприємства, організації, установи; назва структурного підрозділу; індекс справи; заголовок справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.
Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформляються: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи - переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи - зазначається рік (роки) початку й закінчення справи в діловодстві.
Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).
На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.
У разі зазначення точних календарних дат вказуються число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться літерами.
На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду.
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення у справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
Згідно із Законом України "Про інформацію" зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.
Документи, а отже, і їх змістовна складова - інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їхнього створення, зберігаються за місцем формування справ від моменту надходження (створення) й до передання їх до архіву установи згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі діловодства.
У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи мають зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.
Надання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 1.4 1), в якій зазначаються: назва справи, індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
Для забезпечення схоронності документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці й коробці роблять відмітку про дату засідання та час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.
Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.
Підготовка документів до передавання в архівний підрозділ установи включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архівного підрозділу установи й забезпечення схоронності документів.
Експертиза цінності документів в установах. Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів для оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду України або виключення документів з нього, а також для встановлення термінів тимчасового зберігання документів.
Опис справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами до архіву установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.
Передавання справ до архіву установи. До архіву установи передаються справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.
Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
У разі відсутності справ структурних підрозділів, які обліковуються в описах, уживаються заходи щодо їх пошуку, що вже наводилися.
Прийняття кожної справи проводить працівник архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, яких не вистачає, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
Справи до архіву установи доставляють працівники її структурних підрозділів.
Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведено-о опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.
Один із них після затвердження повертається установі й зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.
Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві, а другий - у
Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником ОДПС.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника ОДПС вони можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.
У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка передала справи.
При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.
1. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи [зі змінами] " від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст.81.
2. Закон України "Про інформацію" [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650.
3. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст.1764.
4. Наказ Держархіву України "Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офіційний вісник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.
5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.
6. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.
7. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. Для дистанційного навчання / За наук. ред.В. В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 244 с.