Організація інформаційного обслуговування менеджера. Методи матеріального заохочення. Документація управлінської діяльності (стр. 1 из 4)

Міністерство освіти та науки України

Житомирський державний технологічний університет

Кафедра менеджменту

Контрольна робота

з курсу “Організація праці менеджера”

Тема: Організація інформаційного обслуговування менеджера. Методи матеріального заохочення. Документація управлінської діяльності

Виконала: студентка V курсу

групи ЗМО-07-1с

Карпінська Н. В.

зал. книжка № 20107126

Перевірила:Рєвнівцева О. В.

Житомир

2009

План

1 Організація інформаційного обслуговування менеджера

2 Методи матеріального заохочення

3 Документація управлінської діяльності

Список використаної літератури

Додатки

1 Організація інформаційного обслуговування менеджера

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вивченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що приймаються.

Для визначення потреб у необхідних даних треба враховувати можливі нестандартні ситуації, коли слід не тільки приймати рішення, а й правильно поставити завдання підлеглим.

Окрім відомостей, які потрібні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задовольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вони можуть дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера повинна відповідати вимогам, показаним на рисунку 1.

Рис.1. Вимоги до інформації, що надходить до менеджера [2, с. 115].

При неефективності даних створюється ілюзія інформованої. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх достовірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.

Актуальність даних тісно пов'язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стану до невикористання даних про нього.

Оперативні дані втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Відомості узагальненні, аналітичного характеру зберігають свою актуальність протягом довгого періоду і використовуються багаторазово.

Своєчасність даних — це властивість, близька до актуальності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються щодо оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчасно, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.

Своєчасність інформації забезпечується використанням сучасних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.

Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем тощо. У документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих чинників.

Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені показники, доповнені характеристикою чинників, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і коротким коментарем до таблиць і діаграм.

Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.

Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагальненої, аналітичної інформації про стан справ в організації.

Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі джерела інформації, як [2, с. 116]:

• безпосереднє спостереження;

• усні бесіди;

• наради.

А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть використовуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів.

Залежно від рангу і кола обов'язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими слід знайомитися обов'язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими бажано.

Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні повинні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетентний у вирішенні питань щодо цих даних.

При організації інформаційного обслуговування менеджерам слід відповідним чином організувати працю спеціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які повинні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням комп'ютера.

Робота з документами займає значне місце у структурі робочого часу менеджера.

Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямами:

1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспонденції за адресами ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству розподілу функцій і видів робіт в апараті управління.

2. Передавати права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керівників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.

3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.

4. Використання раціональних прийомів і методів редагування проектів документів, їх сутність полягає у тому, що з початку проект документа слід уважно прочитати, виявити повторення і логічні невідповідності, потім усунути повторення, розбити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загальноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності тощо.

2 Методи матеріального заохочення

Серед методів впливу менеджера важливу роль відіграє матеріальне заохочення підлеглих. Як відомо, заробітна плата, як основна форма розподілу за працю, залежить від кількості і якості праці, витраченої на виконання визначеної роботи. Ця залежність забезпечується використанням посадових окладів і систем преміювання та надбавок.

Диференціація посадових окладів здійснюється на основі схем посадових окладів, які передбачають перелік посад і “вилку" між мінімальним та максимальним розміром окладів за кожною посадою. При встановленні конкретного окладу працівнику береться до уваги його ділові якості, обсяг та якість виконаних ним функцій, ступінь його відповідальності, рівень кваліфікації, досвід та знання.

Важливим засобом матеріального стимулювання є премія, яка відіграє роль додаткового стимулювання за працю; забезпечує гнучку та оперативну залежність між конкретними результатами праці і заробітною платою працівника.

Працівники преміюються за основною системою для зацікавлення в поліпшенні загальних результатів роботи організації і за додатковими системами, які стимулюють виконання визначених видів робіт. Додаткові системи передбачають стимулювання інноваційної діяльності, економії ресурсів, дострокове виконання важливих робіт, стимулювання за результатами роботи за рік, проведення оглядів, конкурсів та ін.

Менеджери в організації мають права матеріального стимулювання. Вони призначають працівника на конкретну посаду і таким чином визначають підхід до оплати праці. З урахуванням ділових якостей та підсумків роботи, вони можуть змінити оклад працівника у межах наявної "вилки" окладів. Окрім того, вони мають право вводити надбавки до посадових окладів.

За результатами господарської діяльності менеджер здійснює преміювання працівників, визначає розмір підвищення, зниження, повної або часткової невиплати премій за невиконання показників та умов преміювання, виробничі недоліки у роботі.

При здійсненні матеріального стимулювання працівників менеджер повинен враховувати наступне [2, с. 65]:

• взаємозв'язок з виконаною роботою, досягнутими результатами кількості і якості роботи;

• співвідношення різних форм матеріального стимулювання між собою;

• простоту, ясність та чіткість системи стимулювання щодо заохочення та покарання;

• характер сприйняття матеріального стимулювання виконавцями робіт;

• поєднання матеріального стимулювання з іншими видами керівництва (організаційним впливом).

Найбільш важливим є використання матеріального стимулювання для впливу на підсумки роботи та досягнуті результати. Але тут виникає кілька проблем.

Перша проблема. Завдання, які видаються менеджером, різної складності, а звідси і різні критерії його оцінки. Тому складно звести в один показник результати роботи.

Друга проблема полягає в тому, що результати роботи можуть бути базою для оцінки тільки у випадку, коли оцінено не тільки цей результат, а й можливості, які мав працівник, якщо врахувати напруженість завдання.

І третя проблема. Результати роботи можуть бути досягнуті у складних зв'язках з іншими підрозділами або колективами працівників організації. Тому у висновку треба враховувати ці обставини.

Труднощі з оцінкою результатів роботи призводять до того, що виникає необхідність оцінювати не результат праці, а сам труд: його складність, кваліфікацію, ступінь відповідальності тощо.

І останнє. При виконанні методів матеріального заохочення менеджер повинен слідкувати за тим, щоб вони не дублювали і не суперечили б один одному.

Важливою проблемою є проблема гнучкості системи матеріального заохочення. Якщо посадовий оклад є по суті погодинним і з оперативною роботою пов'язаний мало, то преміювання —то більш оперативний і гнучкий вплив. Але і воно не завжди організовано так, щоб кожне велике завдання мало оцінку у вигляді премії. При теперішній системі преміювання, особливо в кінці року, не завжди точно враховується скільки і яких завдань виконав працівник, і, головне, сам виконавець не бачить гнучких зв'язків окремих завдань і премії.