Фотография рабочего времени — вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени, осуществляемые исполнителем (исполнителями) за определенный период работы (например, за смену или ее часть). Она проводится главным образом для выявления потерь рабочего времени, установления причин, вызывающих эти потери, и разработки необходимых организационно-технических мероприятий по их устранению.[13]
Пример формы карты самофотографии рабочего времени руководителя Администрации города-курорта Железноводска представлена в таблице 1.
Таблица 1
Карта самофотографии рабочего времени руководителя
| Дата | День недели | Часы работы | Всего часов работы | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |||||
| 22.09. | Понедельник | 01 | 03 | 16 | 17 | 19 | 06 | 06 | 8 | |||
| 23.09. | Вторник | 06 | 19 | 19 | 03 | 03 | 02 | 01 | 8 | |||
| 24.09 | Среда | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 8 | |||
| 25.09 | Четверг | 03 | 01 | 01 | 16 | 16 | 01 | 01 | 8 | |||
| 26.09 | Пятница | 11 | 06 | 15 | 01 | 01 | 02 | 02 | 8 | |||
| 27.09. | Суббота | |||||||||||
| 28.09 | Воскресенье | |||||||||||
Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующем выполняемой работе. Классификатор затрат рабочего времени руководителя представлен в Приложении №1.
Учет выхода на работу сотрудников ведется секретарями руководителей или другими уполномоченными на то работниками. Табель учета на работу подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки передается в бухгалтерию.
За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники аппарата могут быть представлены к награждению государственными наградами. Грамотой Администрации, Благодарственным письмом или другими видами поощрения. По ходатайству руководителя структурного подразделения работник аппарата может премироваться и ему может оказываться материальная помощь. Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам аппарата Администрации регламентируются Постановлениями и Распоряжениями Главы Администрации. Но за допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины по предложению руководителя структурного подразделения к работнику могут применяться меры дисциплинарного или административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников аппарата Администрации и транспортное обслуживание возлагается на административно-хозяйственный отдел Администрации. Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений подают заявку в административно-хозяйственный отдел.
Итак, эффективно управлять своим временем руководитель Администрации может только при условии четкого выделения приоритетов и отношения ко времени как к ценнейшему ресурсу или капиталу, который нужно инвестировать с учетом долгосрочной отдачи и максимально полезного эффекта.
ΙΙ.2 Исследование объективных условий делегирования полномочий руководителем Администрации города-курорта Железноводска
Сегодня руководитель Администрации города-курорта Железноводска не в состоянии единолично решать все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем и необходимые для этого права конкретным подчиненным.
Распределение задач (заданий) между исполнителя в Администрации осуществляется путем передачи им определенных обязанностей, которые они должны выполнять, и вместе с тем – определенных прав, без которых они эти задачи (задания) выполнить не смогут. Процесс такого распределения обязанностей и прав, ответственности и полномочий по уровням управления называется делегированием полномочий.
В Администрации города-курорта Железноводска, прежде всего руководитель делегирует обязанности подчиненным по выполнению определенного круга задач. Тем самым устанавливает ответственность подчиненного за результаты их выполнения перед ним. В зависимости то результата следует вознаграждение или наказание.
Принимая полномочия, работник Администрации города-курорта Железноводска, принимает на себя и ответственность иного рода – ответственность за правильное применение этих полномочий, не нарушая их пределов. Если работник Администрации города-курорта Железноводска допускает выход за эти пределы, то может быть обвинен в «превышении должностных полномочий».
Но, несмотря на то, что руководитель Администрации вместе с частью полномочий делегирует подчиненному ответственность, он все равно несет полную ответственность в объеме, соответствующем полному объему его собственных полномочий.
Обычно руководитель Администрации города-курорта Железноводска передает линейные полномочия, то есть непосредственно к заместителю и далее – к другим подчиненным.
Обычно руководитель Администрации делегируются следующие виды полномочий:
· решать частичные, узкоспециальные проблемы, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;
· осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящую в большинстве случаев рутинный характер, но, тем не менее, позволяющую продемонстрировать свои способности;
· присутствовать на мероприятиях информационного характера, выступать с сообщениями, делиться опытом.
В то же время, ни при каких обстоятельствах руководитель Администрации не делегирует решение проблем, связанных с выработкой политики и стратегии; особо важных и срочных; предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных вопросов; поощрение и наказание сотрудников (только выработка для этого нормативов).
Процесс делегирования полномочий обычно тщательно планируется отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля и создаются инструкции, определяющие границы ответственности. Подчиненные заблаговременно знакомятся с этими документами и могут вносить в них предложения и поправки.
Контроль над осуществлением полномочий возложен на самих исполнителей с периодическим информированием руководителя, осуществляться последним в обычном режиме, быть специальным в отношении отдельных моментов (тогда имеет место так называемое выборочное делегирование). При необходимости постоянного сплошного контроля полномочия не делегируются.
В целях оперативного решения текущих вопросов, руководствуясь Уставом Администрации города, руководитель Администрации города-курорта Железноводска делегирует:1. Первому заместителю главы администрации по городскому хозяйству полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:· О переводе (отказе в переводе) жилого (нежилого) помещения в нежилое (жилое) помещение.
· О согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения.
· О проведении принудительных мероприятий по демонтажу рекламных конструкций и временных строений.
· . О проведении принудительных мероприятий по уборке самовольно установленных и бесхозяйных объектов.
· Об утверждении городских регулярных маршрутов для выполнения перевозок-пассажиров.
· Входящей корреспонденции по вопросам городского хозяйства и организации управления администрации, в том числе обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, правоохранительных и судебных органов, юридических и физических лиц, определение ответственных должностных лиц и сроков исполнения, осуществление контроля за исполнением обращений, за исключением корреспонденции, получаемой от организаций (лиц), перечень которых утвержден распоряжением главы администрации.
2. Первому заместителю главы администрации по социально-экономическому развитию города и муниципальной собственности полномочия по рассмотрению и подписанию: Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:
· О принятии имущества в муниципальную собственность.
· Об утверждении перечня имущества, составляющего собственность муниципального образования.
· Об утверждении показателей финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий.
· Об утверждении планов технико-экономических показателей, выполняемых структурными подразделениями администрации города.
3. Заместителю главы администрации по экономике и финансам полномочия по рассмотрению и подписанию Постановлений и распоряжений главы администрации города Железноводска:
· Об установлении ежемесячного лимита по мобильным телефонам сотовых сетей связи и внесении изменений в них.
· О назначении ответственных за ведение табеля учета использования рабочего времени и выдачу заработной платы в структурных подразделениях администрации.
· Об установлении должностных окладов и надбавок за особые условия муниципальной службы, за сложность, напряженность, высокие достижения в труде и специальный режим работы муниципальным служащим и работникам администрации.
· О выплате разовых премий и единовременных выплатах, в том числе материальной помощи работникам администрации.
· Об установлении процента премии по итогам работы администрации города за расчетный период.