Принцип структуризации по региональным направлениям позволяет распределять управленческие функции и ответственность между подразделениями, ориентированными на различные территориальные составляющие внутреннего и внешнего рынков.
Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.[17]
Одним из неотъемлемых элементов организационной структуры предприятия являются внутрифирменные коммуникации. Эффективность системы коммуникационных связей влияет на эффективность работы предприятия в целом и на его будущее развитие.
Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. На обмене информацией основаны все виды управленческой деятельности: функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля[18].
По сравнению с обычными межличностными коммуникациями внутрифирменные коммуникации имеют такие особенности, как большая плотность информационного потока, искажение и потеря данных в процессе общения, зависимость от конфигурации организационной структуры управления[19].
Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.
К первой группе относятся внешние коммуникации со средствами массовой информации, потребителями, надзором за качеством продукции, органами государственного регулирования, политическими группами, поставщиками и т.п.
Ко второй группе относятся внутренние коммуникации: межуровневые, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.
В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали – между руководителями и подчиненными, и по горизонтали – между подразделениями.
Вертикальные коммуникации являются решающим фактором организационной жизни. Поскольку и коммуникация имеет решающее значение, вертикальный элемент действительно очень важен. Вертикальные коммуникации в организациях включают и нисходящие, и восходящие потоки.
Информационный процесс охватывает все подразделения и все
стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его
деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Послания трансформируются или изменяются по мере их прохождения через систему. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая – правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия
передаваемой информации.
Основные принципы эффективной коммуникационной компании в период организационных изменений – это максимально открытое и честное общение руководства с подчиненными всех уровней, доводящее до всех максимум информации о происходящем и вовлечение сотрудников в процесс принятия решений[20]. При этом информационные потоки должны выполнять следующие функции:
- создание неудовлетворенности текущей ситуацией (Почему надо менять?);
- формирование единого представления о целях (Для чего меняем? Какой будет результат? Когда?);
- формирование единого представления о методах их достижения (Что надо делать?);
- разъяснение положительных результатов изменений для каждого (минимизация количества «пострадавших»);
- эмоциональная поддержка сотрудников.
Действительно, только когда работник ясно представляет себе, что же происходит вокруг, он способен активно включиться в реализацию организационных изменений. Туманность целей и перспектив как всей компании, так и конкретного индивида в ней, как раз и ведут к состоянию страха, беспокойства, тревоги сотрудника, что и приводит к сопротивлению изменениям, вплоть до добровольного ухода ценного персонала в столь ответственный для организации момент. Поэтому очень важно сделать процесс изменений в компании «прозрачным» для каждого работника, что позволяет снять психологическое напряжение, а также позволяет получить от сотрудников идеи по улучшению способов реализации данного процесса. Структурированные и эффективно организованные коммуникации являются значительным конкурентным преимуществом.
Основной целью управления внутрифирменными коммуникациями является достижение приверженности персонала тем ценностям, которые топ-менеджмент считает полезными с точки зрения долгосрочной стратегии развития. Таким образом, речь идет о формировании отдельной специализированной политики как способа реализации мотивационной функции управления через систему коммуникаций.
Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления связаны с установлением правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, то есть с определением их целей, условий работы и стимулирования; с распределением ответственности между руководителями; с выбором конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; с организацией информационных потоков; выбором соответствующих технических средств.
В современных условиях развития рыночных тенденций в России, обусловленных качественно новой системой хозяйственных связей и механизмов конкурентных отношений, одной из актуальных задач адаптации хозяйствующих субъектов к условиям неопределенности является совершенствование стратегии и структуры организации управления производством. В новых условиях наметились основные тенденции и концепции управления, предъявляющие новые требования к организации управления предприятиями, заключающиеся, главным образом, в совершенствовании системы управления в целом и организационной структуры в частности как одной из важнейших ее составляющих. Необходимость изменения организационной структуры большинства российских предприятий, оздоровления и развития системы управления, перехода на новые стандарты управления, недостаток квалифицированных менеджеров определяют важность и актуальность для российских предприятий проблемы выбора организационной структуры управления предприятием, способствующей наиболее эффективному достижению целей.
Одним из основных факторов функционирования организационной структуры являются внутрифирменные коммуникации. Главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия
передаваемой информации. Эффективно организованные коммуникации являются значительным конкурентным преимуществом.
2. Анализ организационной структуры фармацевтической компании ООО «Хелс-М»
Основной деятельностью фармацевтической компании ООО «Хелс-М» является продажа лекарственных препаратов, добавок к пище, гомеопатии, средств гигиены и санитарии и др.
ООО «Хелс-М» в своей деятельности руководствуется уставом, имеет статус юридического лица с момента государственной регистрации, действует в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», и другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации.
В настоящее время ООО «Хелс-М» является официальным дистрибьютором ведущих зарубежных фармацевтических компаний. Также ООО «Хелс-М» работает с лидерами российского рынка лекарственных средств. Компания входит в десятку ведущих фармацевтических дистрибьюторов России (в категории межрегиональные фармацевтические дистрибьюторы). Благодаря постоянным прямым партнерским отношениям с большинством российских и зарубежных производителей, компания обеспечивает своих клиентов высококачественной продукцией на выгодных условиях, свидетельством чего является постоянный рост продаж. Динамика объема продаж за 2002–2007 гг. представлена в приложении 5. Данные свидетельствуют о росте выручки с 2002 г. по 2007 г. на 240%.
На сегодняшний день ассортимент ООО «Хелс-М» содержит около 5000 наименований продукции – это лекарственные препараты, биологически-активные добавки, лечебная косметика и другая продукция, представленная в аптеках. Общие складские ресурсы компании составляют сегодня 15 тыс. кв. м. Динамика количества поставщиков ООО «Хелс-М» и объема складских остатков за 2005–2007 гг. представлены в приложении 6. В 2008 году была значительно расширена площадь головного склада компании, который обслуживает в первую очередь Москву и Московскую область, а так же пополняет товарный запас филиалов.
Кроме оптовой торговли ООО «Хелс-М» оказывает услуги покупателям по резервированию товара, бесплатной доставке медикаментов по Москве и другим городам, обеспечение рекламными материалами.
Стратегическая задача компании – развитие региональной сети филиалов и представительств. ООО «Хелс-М» активно осваивает региональные рынки, открывает филиалы, представительства. В настоящее время региональная сеть насчитывает более 15 региональных подразделений.