В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения м как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.
Формируют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» (рис. 1).
Номенклатура содержит в себе пять граф:
- первая – индекс дела;
- вторая – заголовок дела (тома, части);
- третья – количество дел (томов, частей);
- четвертая – срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;
- пятая – примечание.
2.1.2. «Индекс дела»
Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности ) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).
Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации[4].
Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.
2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»
В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.
Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.
В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.
Заголовки дел (в том числе картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».
Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела. Например:
«Приказы руководителя организации по основной деятельности»;
«Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями».
Не допускаются формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма», «Разное» и т.п.
Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:
- название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);
- название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);
- название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);
название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
название местности, с которой связано содержание документов дела;
- даты (период) документов дела («План проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2002 год»).
Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы»[5].
Термин «Документы» применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.
Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком. Например:
«Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2001 году».
В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации – автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.). Например:
«Приказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»;
«Приказы директора ООО «Фармацевт» по основной деятельности».
Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.
При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. Например:
«Переписка с АО «Двигатель» о поставке продукции»;
«Переписка с АО «Двигатель» и др. предприятиями о ремонте оборудования»;
«Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде».
В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ. Например:
«План научно-исследовательской работы института на 1 квартал 2002 года»;
«Отчет о проведении научно-исследовательских работ института за 1 квартал 2002 года».
Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствие с утвержденной структурой организации[6].
Названия разделов номенклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п.
Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретари и т.п.), независимо от его места в структурной схеме организации, так как в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.).
В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавитугеографических названий, фамилий, корреспондентов и т.д.
В организациях с небольшим объемом документооборота или имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениями деятельности. Например:
45 лет , где: 45 лет – срок хранения;
204 «т.п.» 204 «т.п.» - номер статьи по типовому перечню.
Сроки хранения в типовом и ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы[7].
В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).
2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»
Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного год Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В составгодовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихсяв организации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.