Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета (стр. 2 из 3)

Третий этап внедрения и автоматизации управленческого учета

Третий этап внедрения управленческого учета связан с постановкой технического задания для отчетности и основных документов. Параллельно с этим было проведено восстановление отчетности за 2003 год (годовой отчет о прибылях и убытках) и 2004 год (ежемесячные отчеты о прибылях и убытках). Для полного восстановления отчетности планируется провести всеобъемлющую инвентаризацию.

Обратите внимание! При ведении записей о доходах и расходах необходимо четко формулировать, на что были потрачены средства предприятия, поскольку зачастую сами заказчики не могут вспомнить цели расходования тех или иных сумм. Четко и правильно сформулированные пояснения - залог минимальных искажений вашей отчетности и, соответственно, максимальной эффективности поставленного управленческого учета.

На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить возможные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят к дополнительной потере времени клиента на объяснение и уточнение тех или иных записей.

Что касается технического задания по отчетности, то для большей гибкости дальнейшего формирования результатов хозяйственной деятельности в выбранных периодах названия статей расходов вносятся самим пользователем и могут быть изменены в случае необходимости. Это позволяет и исключить потенциально нулевые, и добавить какие-либо новые статьи расходов и доходов.

При разработке основных документов за основу были взяты стандартные документы надстройки компании-разработчика. Специфика разрабатываемого консультантами учета позволяет использовать более универсальные документы для ввода информации, которые совмещают реквизиты сразу нескольких стандартных бухгалтерских документов и могут использоваться для ряда дополнительных операций. Все это дает возможность значительно сократить количество основных документов.

Обратите внимание! Уровень квалификации персонала компании-разработчика программного обеспечения можно определить из требований, предъявляемых им к постановке технического задания. Если приемлемым уровнем техзадания для документации является полное описание конструкции документа, включая типы данных, определения основных терминов и назначения документа, - стоит задуматься о правильности сделанного выбора. Профессионал никогда не станет переписывать код "с нуля" для модулей, базирующихся на его собственных разработках.

В нашем случае для ускорения процесса внедрения автоматизации были разработаны документы по подробному формату, перечисленные ниже.

Описание документа "Товарно-транспортная накладная" для системы управленческого учета

ТТН НА ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Поставщик (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Цена.

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).

- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).

Проводки документа

Дт	Кт	Сумма	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт	Количество	Валюта	Сумма в валюте
41	60	Контрактная цена	Текст проводки	Брэнд	Контрагенты	Количество	Валюта	Итог ("Сумма в валюте")
				Товар	Условия расчетов
				Партия	Товар, услуга
				ЦФО	ЦФО

ТТН НА РЕАЛИЗАЦИЮ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Покупатель (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Вариант цены (из справочника вариантов цен).

- Цена по прайсу (из справочника товаров).

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).

- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).

Для реализации ОС и материалов воспользуемся ручной операцией.

Проводки документа

Дт

Кт

Сумма

Текст

Субконто Дт

Субконто Кт

Количество

Валюта

Сумма в валюте

Итог ("Сумма по учетному курсу")

№ ТТН + Покупатель

Покупатель

Вид деятельности

Количество

Валюта

Итог ("Сумма в валюте"

Себестоимость

"Себестоимость товара"

Вид деятельности

Склад

Количество

Валюта

Итог ("Сумма в валюте"

Номенклатура

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА БАНКА" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).

Табличная часть

- Вид движения (приход / расход).

- Корреспондентский счет (из плана счетов).

- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).

- Сумма в валюте операции.

- Сумма в учетной валюте.

- Назначение платежа (текст).

- Максимальное количество субконто - 4.

Вид движения	Дт	Кт	Сумма в валюте операции	Сумма в учетной валюте	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт
Приход/расход	51 (приход); корсчет (расход)	51 (расход); корсчет (приход)	Сумма операции	Сумма операции в учетной валюте	Назначение платежа	Субконто 1	Субконто 1
						Субконто 2	Субконто 2
						Субконто 3	Субконто 3

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА ИЗ КАССЫ" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).

Табличная часть

- Вид движения (приход / расход).

- Корреспондентский счет (из плана счетов).

- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).

- Сумма в валюте операции.

- Сумма в учетной валюте.

- Назначение платежа (текст).

- Максимальное количество субконто - 4.

На данный момент осуществляется тестирование программных разработок управленческого учета и разработка вторичных документов.

Вид движения	Дт	Кт	Сумма в валюте операции	Сумма в учетной валюте	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт
Приход/расход	50 (приход); корсчет (расход)	50 (расход); корсчет (приход)	Сумма операции	Сумма операции в учетной валюте	Назначение платежа	Субконто 1	Субконто 1
						Субконто 2	Субконто 2
						Субконто 3	Субконто 3

Напомним, что данная статья является заключительной в серии материалов, посвященных постановке и автоматизации управленческого учета. Нижепубликуемый материал представляет собой описание четвертого (заключительного) этапа этого процесса. Автоматизация проходила одновременно по бухгалтерскому и управленческому учету в реально существующей небольшой фирме (сфера ее деятельности - торговля и оказание двух видов услуг).

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА *

Четвертый этап внедрения и автоматизации управленческого учета

На четвертом - заключительном - этапе постановки управленческого учета были разработаны основные специфические документы, а также сделаны необходимые исправления в предыдущей разработке.

Специфическими документами явились акт выполненных работ, отчет мастера и отчет администратора. Дадим более полную характеристику этим документам.

АКТ выполненных работ

Акт выполненных работ - специфический документ учета оказанных услуг и использованных при этом материалов. Документ состоит из двух частей. Первая часть - учет оказанных услуг по прейскуранту, с которых начисляется сдельная зарплата основному персоналу (рис. 1).

_{Рисунок 1. Первая часть акта выполненных работ}

Вторая часть - прикрепленная накладная на списание используемых товаров и материалов в процессе оказания тех или иных услуг. Расход материалов производится по граммам и миллилитрам, поэтому для справочника "Товары" были созданы единицы пересчета из базовых в дополнительные. Таким образом,здесь имеет место дробное списание товара (например, 1/10 штуки) (рис. 2).

_{Рисунок 2. Вторая часть акта выполненных работ}