3.3.1 Контур логистики обеспечивает детализацию и выполнение планов снабжения и сбыта; управление материальными потоками внутри предприятия и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг; контроль взаиморасчетов с поставщиками и получателями. В комплект контура логистики включены следующие модули:
- управление договорами;
- управление снабжением;
- складской учет;
- расчеты с поставщиками и получателями;
- материально-техническое обеспечение;
- давальческое сырье.
Модуль управление договорами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. При этом упрощается решение следующих задач:
- заключение договоров, связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом;
- учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами;
- формирование календарных планов движения услуг и платежей;
- конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период;
- организация транспортировки и формирование платежных документов;
- формирование отчетности и проведение окончательных расчетов.
Гибкая система настроек позволяет получать исчерпывающие отчеты в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации.
Стандартные функции модуля управление снабжением предполагают:
- ведение картотеки предположений потенциальных поставщиков;
- составление плана закупок в соответствии заключенным договорами и долгосрочными контрактами;
- регистрация документов, на основании которых производится закупка;
- оформление доверенности на получение;
- распределение материальных ценностей по складам;
- контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение;
- получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.
Модуль складской учет тесно связан с задачами управления снабжением, а также учетом материалов в производстве. Складские ордера формируются по сопроводительным документам на прием и отпуск материальных ценностей (МЦ) во всех модулях, где создаются такие документы.
Основные возможности модуля складской учет:
- ведение приходных и расходных складских ордеров, распределение матценностей по материально-ответственным лицам;
- учет матценностей в нескольких валютах;
- учет операций с МЦ с помощью карточки складского учета;
- учет операций внутреннего перемещения;
- проведение инвентаризации;
- проведение переоценки МЦ;
- формирование ведомостей наличия МЦ на любую дату;
- формирование ведомостей движения за период;
- контроль неликвидов;
- контроль соответствия накладных и складских ордеров;
- просмотр бухгалтерских проводок по складам.
Модуль поставщики, получатели предназначен для контроля за порядком расчетов с поставщиками и получателями по исполняемым документам-основаниям (ДО).
Функции модуля можно разделить на следующие группы:
- контроль взаиморасчетов;
- создание актов взаиморасчетов;
- расчет штрафных санкций;
- ведение счетов-фактур для учета НДС;
- учет долгов, контроль взаиморасчетов с помощью отчетов.
3.3.2 Контур бухгалтерского учета включает модули:
- касса;
- финансово-расчетные операции;
- матценности;
- основные средства и нематериальные активы;
- хозяйственные операции;
- бухгалтерская отчетность;
- клиент-банк;
- налоговые регистры;
- консолидация;
- векселя и кредиты;
- фактические затраты;
- спецодежда;
- МБП.
Модуль хозоперации является главным исполнительным инструментом контура бухгалтерского учета. Он обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций в бухгалтерском и управленческом учете. Эта задача решается с помощью механизмов типовых хозяйственных и финансовых операций.
Модуль касса позволяет осуществлять учет:
- командировочных расходов;
- всех видов расчетов с подотчетными лицами;
- зарплаты и выплат;
- кассовых операций.
Модуль ведение налоговых расчетов предназначен для автоматизированного формирования документов регистрации и оплаты налогов.
Модуль векселя и кредиты позволяет вести учет векселей и других ценных бумаг, учитывать полученные и выданные кредиты, формировать графики получения/погашения кредитов и контролировать исполнение.
Модуль бухгалтерская отчетность позволяет проанализировать все счета бухгалтерского учета, произвести процедуру автоматического закрытия счетов, сформировать типовые формы для отчетности. Отчеты можно получать как в текстовом формате, так и в формате MSExcel.
Модуль фактические затраты обеспечивает возможность распределения косвенных затрат посредством процедуры закрытия счетов.
Модуль консолидация обеспечивает возможность ведения совместной базы данных корпорации и получение консолидированной отчетности.
3.3.3 Контур управление персоналом позволяет автоматизировать учет кадров на предприятии и выполнять вычислительные процедуры, связанные с оплатой труда персонала.
Модуль управление персоналом имеет тесную связь с модулем заработная плата. Учетные данные, введенные в одном из этих модулей, становятся доступными для другого. Таким образом, исключается необходимость повторного ввода идентичных данных о работниках предприятия.
Модуль управления персоналом предназначен для кадровых служб предприятий любой организационной структуры независимо от форм собственности и количества сотрудников. В базе возможно хранение неограниченного по объему архива данных. Функциональность модуля предусматривает получение большого числа иерархических, стандартных и пользовательских отчетов.
Модуль заработная плата полностью автоматизирует работу бухгалтеров-расчетников, а также табельщиков, предназначен для автоматизации учетных и вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала, при повременной и сдельной формах оплаты труда. При разработке данного модуля реализованы принципы универсальности и адаптируемости.
4. Оценка экономической эффективности в результате внедрения КС ''Галактика-Экспресс''
4.1 Расчет затрат на внедрение
Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.
Внедрение системы ''Галактика-Экспресс'' - это сложный процесс, предполагающий проведение целого ряда организационно-технических мероприятий, выполняемых совместно специалистами корпорации и предприятием заказчика.
Услуги по внедрению системы ''Галактика-Экспресс'' включают в себя:
- обследование предприятия;
- пуско-наладочные работы по вводу системы в эксплуатацию;
- консультации по тематике эксплуатации системы;
- прочие затраты.
В связи с существующими особенностями производственно-хозяйственной деятельности и организационно-функциональной структуры на ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' необходимо внедрить систему "Галактика-Экспресс'' со следующими контурами и модулями:
- контур бухгалтерского учета для усовершенствованной автоматизации бухгалтерского учета и сокращения времени на выполняемую работу;
- контур логистики, позволяющий автоматизировать расчеты с поставщиками и получателями, складской учет;
- модуль управление персоналом, который автоматизирует кадровый учет и отчетность;
- модуль заработная плата, производящий начисление и расчет заработной платы.
Для внедрения программного комплекса «Галактика-Экспресс» иностранным предприятием «СМУ Союз–Телефонстрой» заключается договор с НТО «ТОП СОФТ», который определяет этапы работ и на основании которого составляются конкретные планы проведения работ на предприятии, а именно:
- план внедрения программного комплекса «Галактика-Экспресс»;
- план–график проведения пуско-наладочных работ.
В состав затрат предприятия на внедрение программного комплекса ''Галактика-Экспресс'' включаются капитальные (единовременные) и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие:
- на приобретение и освоение программного обеспечения;
- на обучение персонала.
Затраты на приобретение программного обеспечения сведутся к приобретению КС ''Галактика-Экспресс''. Таким образом, по данным корпорации ''Галактика'' общая сумма затрат на приобретение программного обеспечения составит 10750000 тыс. руб.. Затраты на пуско-наладочные работы составят 1100 тыс. руб.. Проект внедрения программного комплекса автоматизации управления будет проходиться в течении определенного периода времени и за это время необходимо будет обеспечить подготовку группы специалистов ( произвести их обучение работе с программным продуктом ) ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' в количестве 22 человек и их обучение входит в стоимость приобретения КС ''Галактика-Экспресс''.
В таблице 17 представлены затраты (капитальные) на приобретение и запуск системы.