Целесообразность и возможность установления и применения нормированных заданий для работников кадровой службы необходимо определять на основе анализа содержания нормируемых трудовых функций, степени их повторяемости и других факторов.
Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и увеличить заинтересованность работников в выполнении большего объема работ и совмещении профессий и должностей.
Период установления нормированных заданий определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости выполняемых функций (работ):
1. для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, – на декаду или месяц по определенному алгоритму;
2. для сложных – на более длительный срок с учетом их характера и содержания.
Степень детализации нормированного задания зависит от количества наименований работ, периодичности их повторяемости и других факторов.
Формы нормирования заданий рекомендуется приспосабливать к действующим документам[7].
Разработку нормированных заданий для работников кадровых служб и служб управления персоналом рекомендуется проводить в несколько этапов:
· изучение содержания труда работников службы (на основе проведения фотографий рабочего дня, анкетного опроса, составления классификатора выполняемых работ, их повторяемости и целесообразности выполнения и т. п.);
· подготовка нормативных документов (нормативов времени на виды выполняемых работ, проектирование рациональной организации труда и т. п.);
· установление нормированного задания на основе перечня работ, планируемых на определенный период, учета факторов, влияющих на величину затрат времени, нормирования видов работ, планирования трудоемкости объема предусмотренных работ, определения резерва времени на выполнение оперативных работ.
Установленное нормированное задание при необходимости требует уточнения путем оценки выполненной работы, выявления затрат времени на работы, не предусмотренные заданием, расчета трудоемкости выполненного объема работ, определения фактически отработанного времени и т. п.
Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с соответствующим качеством (результатом).
Для нормирования труда персонала кадровых служб рекомендуется использовать опытно-статистический и аналитический методы нормирования.
Опытно-статистический метод предполагает определение норм трудовых затрат на основе статистических аналогичных данных, суммарных наблюдений за использованием рабочего времени и т. п. Он менее трудоемок, но не обеспечивает достаточной точности и обоснованности устанавливаемых норм труда.
Аналитический метод позволяет устанавливать обоснованные нормы трудовых затрат, обеспечивающие оптимальную их напряженность и достоверность. В зависимости от способа определения величины нормы труда различают аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный методы.
Исходную информацию для установления норм трудовых затрат на выполнение тех или иных функций кадрового менеджмента аналитически-исследовательским методом получают по результатам изучения трудовых процессов путем проведения фотографий рабочего времени, хронометража, фотохронометража, а также самофотографий, что особенно актуально применительно к нормированию труда работников кадровой службы.
При аналитически-расчетном методе нормы труда рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Это обеспечивает необходимую степень обоснованности норм при значительно меньших затратах времени и средств на сбор исходной информации по сравнению с исследовательским. Так, для нормирования работ по комплектованию и учету кадров могут быть рекомендованы Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.
Однако в настоящее время нормативные материалы для нормирования труда персонала кадровых служб не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях обновленной кадровой документации, автоматизации выполнения многих работ (функций) и т. п.
Для работников кадровых служб могут быть рекомендованы следующие межотраслевые нормативы и нормы, разработанные ЦБНТ (по состоянию на 2001 г.):
1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);
2. Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.);
3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1994 г.);
4. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций, предприятий (1993 г.);
5. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);
6. Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);
7. Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);
8. Нормативы численности работников отделов технического обучения (бюро, секторов и старших инженеров по подготовке кадров) на предприятиях (1982 г.).
В качестве примера приведем расчет оперативного времени на выполнение отдельных операций и их комплексов по Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работу по комплектованию и учету кадров.
В указанных Межотраслевых нормативах установлены нормы времени на работы:
1. по оформлению документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
2. оформлению и учету трудовых книжек;
3. оформлению документов по учету движения кадров;
4. составлению статистической отчетности и справок по учету личного состава;
5. составлению справок;
6. участию в разработках планов и других работ, выполняемых работниками по комплектованию и учету кадров;
7. связанные с бюро по трудоустройству и информации населения;
8. связанные с АСУ и с бюро пропусков и пр.
Эти нормы разработаны применительно к типовому рабочему месту инспектора по кадрам и табельщика. Нормативная часть выполнена в табличной форме с указанием содержания нормируемых работ и операций и имеет следующий вид[8].
| Наименование операции | Единица измерения | Норматив времени, чел.-ч | Номер норматива |
| Оформление приема на работу:– рабочих– служащих | Один работник, принимаемый на работу | 0,460,74 | 12 |
Содержание работы (краткое извлечение):
· ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа о приеме на работу (форма);
· заполнение алфавитной карточки (форма);
· размещение ее в картотеке;
· заполнение учетной карточки специалиста (форма) и размещение ее в картотеке;
· составление приказа о зачислении на работу;
· запись в трудовую книжку и отметка о приеме на работу;
· оформление личного дела (форма);
· составление отчета о приеме на работу;
· ознакомление работника с правилами трудового распорядка;
· заполнение контрольного листка по технике безопасности.
Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:
Нвр = Топ (1 + К/100),
где Нвр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;
Топ – норматив времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени К принимается равным 8%.
Таким образом, норма времени на выполнение операции “оформление документов при приеме на работу одного рабочего” составит:
Нвр = 0,46 (1 + 8 :100) = 0,50 чел.-ч.
Согласно нормативным материалам, процедура “оформление и учет трудовых книжек” состоит из комплекса операций, на выполнение которых установлены свои нормативы времени:
1. выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки (единица измерения – одна трудовая книжка или вкладыш, один дубликат; норматив времени – чел.-ч);
2. запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях и др. (единица измерения – одна запись; норматив времени – чел.-ч);
3. снятие копии трудовой книжки (факторы – количество записей в трудовой книжке; единица измерения – одна копия; норматив времени – чел.-ч).
Норма времени на выполнение процедуры “оформление и учет трудовых книжек” при условии выписки одной трудовой книжки, одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:
Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8/100) = 0,864 чел.-ч.
Более сложной задачей является определение необходимой численности работников служб по управлению персоналом и отделов кадров.
Рекомендации по определению численности работников службы кадров условно можно систематизировать в следующем виде:
· по фактически сложившемуся удельному весу отдельных групп персонала, при котором численность не нормируется, а искусственно сохраняется на ранее достигнутом уровне;
· на основе анализа затрат рабочего времени посредством проведения фотографий рабочего дня, использования метода моментальных наблюдений изучения затрат рабочего времени и др. Метод позволяет определить оптимальную численность, учесть специфические аспекты трудовой деятельности работников, выявить возможности изменения численности в ту или иную сторону в целях обеспечения экономических результатов. Однако наблюдения за использованием рабочего времени, лежащие в его основе, часто носят субъективный характер и сводятся лишь к установлению доли потерь рабочего времени и последующему пропорциональному сокращению численности работников. К тому же из-за трудоемкости этот метод в большинстве случаев применяется выборочно для разработки нормативов, предназначенных для многократного применения в отдельных подразделениях, службах;