В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.
Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения - раз в пять лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Таким образом, припроверке документов в архиве, итого проверок оформляются актами, утверждаемыми секретарем судьи. При проверке контролируется не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяется полистно. По результатом проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности городского суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.
Первичный прием посетителей производится приемной городского суда, которой в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя председателя суда.
Личный прием заявителей заместителями председателя суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным приемной суда.
Секретарь извещает заявителей о времени и месте приема.
Специалист отдела делопроизводства ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.
Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через отдел делопроизводства по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.
Специалист отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.
Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.
К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, а также не поддающиеся прочтению.
Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.
После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в приемную председателя через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.
Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вносятся в карточки и журналы учета.
Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.
Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет.
В соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта, обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.
Должностной регламент - основной организационно - нормативный документ, регламентирующий содержание и результаты деятельности гражданского служащего при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Цели разработки должностного регламента на секретаря суда:
создание организационно - правовой основы служебной деятельности секретаря суда;
регламентация текущей служебной деятельности.
Структура должностного регламента. В должностном регламенте указывается наименование органа, полное наименование должности федеральной государственной гражданской службы, реквизиты согласования и утверждения.
Должностной регламент состоит из следующих разделов:
Общие положения.
Квалификационные требования.
Должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.
Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
Перечень вопросов, по которым секретарь суда принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений.
Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.
Основой для разработки должностного регламента послужили:
Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001;
Гражданский кодекс РФ;
Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
Федеральный закон "О системе государственной службе Российской Федерации".
Методические рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих аппаратов суда общей юрисдикции и системы Судебного департамента при верховном суде РФ.
В разделе "Общие положения" устанавливается наименование должности гражданского служащего, кем назначается и освобождается от нее, порядок замещения, нормативная база деятельности гражданского служащего.
В разделе "Квалификационные требования" излагаются квалификационные требования к уровню профессионального образования, к стажу гражданской службы, опыту работы по специальности.
В разделе "Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего" устанавливается перечень основных задач и функций, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.
"Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе самостоятельно принимать управленческие6 и иные решения". В данном разделе указывается перечень вопросов, по которым гражданский служащий в соответствии с замещаемой должностью вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.
"Перечень вопросов, по которым гражданский служащий принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений" в данном разделе указывается перечень вопросов, по которым секретарю суда предоставлено право или он обязан принимать участие при подготовке проектов нормативных правовых актов или проектов решений, с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.
В раздел "Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего" включается своевременность, оперативность, качество выполненной работы, профессионализм.
Все листы должностного регламента должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью кадровой службы.
Методика разработки "Положения о кадровой службе".
Положение о кадровой службе (отделе по работе с персоналом) является одним из важнейших документов, регламентирующих порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в иерархической структуре компании и регламентирует его деятельность. Это достаточно сложный локальный нормативный документ, устанавливающий цели и задачи, функции и взаимоотношения кадровой службы компании, права и ответственность ее сотрудников. Сами механизмы реализации закрепленных Положением норм прописываются в дополнительных локальных документах (Положение об аттестации, Положение об обучении и т.д.), либо в конкретных проектах, в которых указывается комплекс мероприятий и сроки их проведения.
Этапы разработки Положения о кадровой службе:
Сбор и изучение типовых и примерных положений, рекомендаций и методик, а также ранее действовавших организационно-правовых документов. Не стоит пренебрегать уже существующими наработками и типовыми образцами, так как из них всегда можно почерпнуть полезные идеи и ценные советы.
Сбор и изучение организационной и распорядительной документации городского суда (учредительных документов, штатного расписания, и др.). На этом этапе необходимо определить место кадровой службы в организационной структуре суда, зоны ответственности и имеющиеся в распоряжении службы ресурсы.
Обсуждение с руководством компании концепции Положения. Рекомендуется проводить обсуждение по заранее сформулированной схеме вопросов. Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы суда - позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению можно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.