Повышать эффективность и качество управленческой деятельности ‑ значит спроектировать рациональную организационную структуру комбината и входящих в него подразделений и производственных единиц; технологию управленческих работ в аппарате управления, вплоть до отдельных процедур и операции; совершенствовать механизм различных методов управляющего воздействия (экономических, организационных, правовых, социально-психологических); повышать культуру управления, внедрять прогрессивный стиль руководства; повышать уровень квалификации кадров аппарата управления. Все это предполагает всестороннее выявление организационных резервов повышения эффективности и качества процессов управления и их использования в ходе комплексной рационализации управленческого аппарата комбината.
Организационные резервы в зависимости от характера их проявления могут быть измерены единицами рабочего времени (нормо-час, человеко-час) при анализе потерь живого труда;
единицами календарного времени (минута, час, сутки);
единицами времени работы машин, натуральными единицами, в денежном выражении.
Руководители, специалисты, технические исполнители в различных звеньях и на разных уровнях системы управления предприятия осуществляют разнообразные управленческие операции, отличающиеся друг от друга своей технологической сущностью, содержанием, организационными формами. Однако в своей основе они имеют общую черту: независимо от организационной структуры и технологии управления они выступают в виде трудового процесса в рамках складывающихся на комбинате управленческих отношений. Элементами этого трудового процесса являются:
1) сам труд, трудовая кооперация, целесообразная деятельность работников, основанная на функциональном, технологическом, профессиональном и квалификационном разделении труда в аппарате управления и кооперации в рамках конкретных звеньев и уровней управляющей системы;
2) предметы труда (информация, материалы, энергия);
3) орудия (средства) труда (совокупность административных зданий, сооружений, мебели, оборудования, технических средств, приспособлений, инструментов, средств связи и транспорта).
Следовательно, научная классификация организационных резервов должна базироваться на указанных трех основных элементах, а совокупность оргрезервов на предприятии рассматриваться как сумма резервов в области:
1) организации управленческого труда;
2) движения и использования предметов управленческого труда;
3) использования средств управленческого труда.
Главным в анализе резервов повышения эффективности управления производством являются тщательное выявление и изучение факторов, влияющих на устойчивость, безотказность, гибкость функционирования управленческого аппарата комбината; систематизация и классификация типичных отказов в работе системы; подготовка исходных материалов для разработки мероприятий по повышению надежности системы управления комбинатом. Основными направлениями решения этой важной задачи являются:
1. Усиление взаимодействия элементов управляющей системы, т.е. отделов, служб заводоуправления и цехов (как по вертикали: цехов и заводоуправления, так и по горизонтали: цехов и заводских служб между собой). Это может быть достигнуто путем рационализации организационной структуры аппарата управления, в частности выбора возможно более простой структуры аппарата, имеющей наименьшее число элементов и связей между звеньями, так как вероятность отказов повышается при увеличении числа элементов и связей; применения принципа резервирования, т. е. дублирования наименее надежных элементов; улучшения системы инструктажа, консультирования, контроля исполнения, упрощения документальных и организационных процедур, совершенствования технологии процессов управления, в особенности информационных процедур. Важную роль здесь играют также рационализация внутренних организационных связей, обеспечение пределов управляемости за счет пересмотра схем подчиненности подразделений комбината, делегирования полномочий, перераспределения прав подписания документов.
2. Углубление разделения труда в аппарате управления:
функционального (четкое размежевание функций между подразделениями и отдельными работниками); профессионального (комплектование аппарата управления необходимыми специалистами, в особенности в области организации управления, анализа и проектирования систем управления); квалификационного (закрепление всех операций и процедур управления за работниками соответствующей квалификации; недопущение выполнения специалистами технической работы). Обеспечить выполнение этого направления можно путем детальной разработки положений об отделах и службах предприятия, должностных инструкций и других нормативно-регламентирующих организационных документов, упорядочения соотношения руководителей, специалистов, технических работников в структуре штатов аппарата управления.
3. Рациональное распределение и перераспределение прав и ответственности, в частности прав принятия решений между различными ступенями системы управления (цех — заводоуправление — производственное объединение — министерство).
4. Разработка комплекса мер по укреплению хозяйственного законодательства, а главное — обеспечения его неукоснительного соблюдения в деятельности органов управления народным хозяйством.
5. Решительное укрепление государственной, трудовой, производственной, исполнительской дисциплины в аппарате управления, усиление ответственности руководителей за порученное дело.
6. Совершенствование системы подбора, расстановки, воспитания, повышения квалификации руководящих кадров и специалистов.
7. Усиление профилактических мероприятий по обеспечению надежности системы управления комбинатом, в частности диагностика и исследование закономерностей появления отказов, помех и возмущающих воздействий, о которых говорилось выше. Конечно, отказы носят случайный характер, но опыт и практика управления показывают, что можно выявить определенные закономерности, систематические отклонения (помехи) и предупреждать их. Тщательное исследование нарушений хода производственного процесса на комбинате позволяет вскрыть определенные закономерности внешне случайных явлений и предотвращать их. Следовательно, для обеспечения надежности процесса управления производством важно знать характер причин простоев, сбоев, отказов в динамике за определенный период в настоящем и прошлом, а также виновников помех и отклонений (цехи, службы).
Чтобы аппарат управления комбинатом функционировал с высокой степенью надежности, необходимо в практической деятельности соблюдать десять основных организационных принципов.
1. Четко спроектировать технологию процесса управления предприятием. Для этого закрепить путем должностных инструкций, положений об отделах и службах обязанности, функции, права, ответственность должностных лиц и отдельных подразделений управленческого аппарата; провести специализацию звеньев управления (каждый отдел должен иметь одну основную функцию); исключить двойное подчинение (каждое подразделение должно представлять собой организационное целое, руководимое одним лицом, каждый работник должен иметь только одного непосредственного начальника); ограничить число лиц или подразделений, подчиненных одному руководителю; четко разделить основные и вспомогательные операции' и процедуры, не допускать использования квалифицированных специалистов на технических операциях; четко разделить линейное и функциональное управление; разработать нормативные, инструктивные документы на все или большинство операций и процедур для унификации их исполнения, нормирования и контроля.
2. Обеспечить принцип единства распорядительства. Не допускать отношений (связей) между руководителями и подчиненными (исполнителями) разных уровней иерархии системы управления.
Это означает, что распоряжения, например, директора предприятия должны адресоваться исполнителям лишь через начальника отдела, цеха.
3. Организовать систему внутреннего контроля исполнения документов, приказов, распоряжений и др.
4. Вести тщательный учет количества и качества труда исполнителей в аппарате управления с помощью известных систем контроля качества работы.
5. Обеспечить высокую исполнительскую дисциплину.
6. Обеспечить оперативную внутреннюю связь в аппарате управления.
7. Обеспечить материальное и моральное поощрение за высокое качество управленческих работ.
8. Своевременно пересматривать устаревшие нормативные, инструктивные документы, регламентирующие процессы управления.
9. Систематически изучать и внедрять достижения науки и техники управления в технологию управленческих работ.
10. Неуклонно повышать организационную, правовую, экономическую, техническую, информационную культуру руководителей и специалистов.
Литература
1. Экономическое обоснование бизнес-проектов. Под ред. С.А. Колоса. – Мн.: ВШ – Мн, 2008.
2. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности: Учебник / Н.А. Русак, В.И. Стражев, О.Ф. Мигун и др.; Под общ. ред. В.И. Стражева. – Мн.: Выш.шк., 1998. – 398 с.
3. Ворст Й., Ревентлоу П. «Экономика фирмы» изд. «Высшая школа» 1993, 382 с.
4. И. Оборудование и установки общего назначения предприятий пищевой промышленности. – М.: Пищевая промышленность, 1980 – 96с.
5. Организация, планирование и управление промышленным предприятием: Учебник для экон. вузов./Под ред. Д.М. Крука. – М.: Экономика, 2001. – 376 с.