Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 "Общие положения" содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
Часть 2 "Руководящие указания" содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и др.
Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации. Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.
В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.[12]
4.Международные стандарты на метаданные
4.1. Характеристика метаданных
Метаданные – структурированные данные о данных – это информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск и хранение. Стандарт ИСО 15483-2001 «Информация и документация. Управление документацией»[13] определяет метаданные как данные, описывающие контекст, контент и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.
Из этого определения следует, что делопроизводственные метаданные используются, прежде всего, для описания различных свойств документов. Они образуются не только в момент создания (или получения и регистрации) документа в документационной системе организации, но и добавляются с течением времени.
За рубежом действуют различные стандарты метаданных, в том числе разработанные для целей делопроизводства и архивного дела.
Ряд стандартов устанавливает требования к элементам информации. Например, для элемента «дата» используется стандарт ИСО 8601-2000[14] , который устанавливает формат представления для дат (ГГГГ – ММ - ДД) ивремени (чч:мм:сс). Элемент «предмет/тема» может стандартизироваться, например, тезаурусом ЮНЕСКО[15] - словарем с контрольными терминами, применяемыми для предметного анализа и поиска документов и публикаций в сфере компетенции ЮНЕСКО, то есть в сфере образования, культуры, естественных наук, социальных и гуманитарных наук, коммуникации и информации.
4.2. Дублинское ядро
Существуют также стандарты, устанавливающие требования к составу (набору) элементов метаданных. Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро (DublinCore) - применимый для любых информационных ресурсов международный стандарт ИСО 15836.[16]
Задача Дублинского ядра состоит в том, чтобы поддержать широкий поиск информации по небольшому количеству общеиспользуемых элементов описания ресурсов.
Дублинское ядро содержит набор из 15 элементов описания информации:
1. Заголовок (Title) – название ресурса.
2. Автор (Creator) – создатель (персона, организация, служба), несущий первичную ответственность за создание содержания ресурса.
3. Предмет (Subject) – тема, которая обычно выражается при помощи ключевых слов, ключевых фраз или классификационных кодов, которые описывают тему ресурса.
4. Описание (Description) – изложение содержания ресурса.
5. Издатель (Publisher) – физическое или юридическое лицо, ответственное за публикацию ресурса, ввод его в обращение.
6. Соисполнитель (Contributor) – кто-либо, кроме издателя, внесший значительный вклад в публикацию ресурса.
7. Дата (Data) – дата, связанная с событием в жизненном цикле ресурса.
8. Тип ресурса (Type) – категория (жанр) содержимого ресурса.
9. Формат (Format) – размер или продолжительность ресурса, материал или физический носитель ресурса, программное, техническое обеспечение и другое оборудование, необходимое для воспроизведения или работы с ресурсом.
10. Идентификатор ресурса (Identifier) – текстовое или цифровое уникальное обозначение ресурса, однозначная ссылка на ресурс в пределах данного контекста.
11. Источник (Source) – ссылка на ресурс, из которого целиком или частично извлечен настоящий ресурс
12. Язык (Language) – язык интеллектуального содержания ресурса.
13. Связи (Relation) – отношение, ссылка на родственный ресурс.
14. Охват (Coverage) – пространственные и временные характеристики интеллектуального содержимого ресурса.
15. Права (Rights) – право на копирование и использование информации данного источника (положение о правовых нормах, регулирующих функционирование ресурса, или ссылка на службу, предоставляющую эту информацию).
Во многих развитых странах приняты государственные стандарты метаданных. Работа над ними обычно ведется в рамках создания «электронного правительства», то есть при внедрении информационно-коммуникационных технологий во взаимодействие органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом.
Так, в Канаде, которая по независимым оценкам занимает первое место в деле реальной реализации электронного правительства, программ «Онлайновое правительство» (GovernmentOn-Line) включает стандарт метаданных, адаптирующий Дублинское ядро для сетевой информации и документации государственных органов Канады.[17]
В Великобритании развитие и применение стандарта метаданных является частью модели межведомственного взаимодействия в электронном правительстве. Британский стандарт метаданных[18] содержит перечень элементов метаданных для государственных информационных ресурсов и информационных систем.
В Австралии стратегия электронного правительства требует обязательного использования государственными органами стандарта метаданных AGLS, принятого в 2002 году и предназначенного в основном для описания сетевых информационных ресурсов в любой сфере.[19]
Cтандарты делопроизводственных метаданных – особый тип стандартов метаданных – призваны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.[20]
Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1:2004 Informationanddocumentation - Recordsmanagementprocesses – Metadataforrecords – Part 1: Principles) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям метаданных.
Международный стандарт ИСО/ТО 15801:2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronicimaging – Informationstoredelectronically – Recommendationsfortrustworthinessandreliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность, аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.[21]
5. Информационные технологии в Российской Федерации как
объект стандартизации
5.1 Информационные технологии
Развитие информационных технологий обусловило объективную необходимость их регламентации. Требуется привести к единообразию технологию: процессы, средства, методы, продукты производства и т.д. Кроме того, как и любая деятельность, сфера библиотечных и информационных технологий должна располагать собственной четкой и непротиворечивой терминосистемой.