Питання оплати, умов праці і відпочинку, пенсійного забезпечення, медичного обслуговування і так далі, що є загальними для всіх категорій працівників підприємства, повинні відбиватися і регулюватися умовами трудового договору, ув'язненого між адміністрацією і трудовим колективом.
При складанні контракту, у разі вимог сторін, можна вказати конкретні трудові обов'язки працівників.
При висновку контрактів з випробувальним терміном роботи терміни випробування не повинні перевищувати обумовлених законодавством.
Облік працівників по своєму призначенню розділяється на персональний, штатно-посадовий і статистичний.
На всіх осіб, що працюють на підприємстві, складаються і зводяться в картотеку, що діє, особисті картки по встановленій формі № Т-2.
Персональний облік науковців ведеться по обліковій картці науковця, форма № Т-4.
Особисті картки звільнених постійно зберігаються в алфавітному порядку, окремо від картотеки, що діє, з вказівкою в картці дати, номери наказу і причини звільнення працівника.
На працівників, удостоєних державних нагород, почесних звань, нагороджених галузевими видами нагород, складаються і ведуться облікові картки нагороджених, які зводяться в картотеку. Облік може вестися і в журналі обліку нагороджених.
Особисті справи складаються і ведуться на працівників, перелік яких визначається спеціально створеною керівником підприємства комісією.
Кількість екземплярів особистої справи визначається необхідністю. Справжній екземпляр особистої справи ведеться за місцем роботи працівника. Вищестоящу інстанцію, яка затверджує працівників на деяких посадах, висилається копії документів, завірена відділом кадрів підприємства і що скріпляють друком.
У особисту справу включаються документи в наступному порядку:
опис документів, наявних в особистій справі;
особистий листок по обліку кадрів з наклеєною на нього фотографією розміром 4х6 (фотографії оновлюються досягши віку 25 і 45 років);
автобіографія;
копії документів про освіту, привласнення вченому ступеню, вченого звання.
Далі в особистій справі у міру надходження в хронологічному порядку розташовуються характеристики, атестації, уявлення про призначення, звільнення, звільнення, переклад, направляння на навчання, копії нагородних листів і уявлень до привласнення почесних звань і інші документи характеризують працівника. Документи особистої справи нумеруються.
Доповіді, заяви і інші необхідні довідкові матеріали розташовуються в другому розділі особистого у міру їх надходження.
На додаток до особистого листка по обліку кадрів відносяться на основі відповідних документів зміни в облікових даних працівників, що відбулися після заповнення ним особистого листка.
Особистий листок по обліку кадрів заповнюється працівником власноручно, чорнилом, розбірливо, без спотворень і скорочень найменування підприємств, установ і організацій. При заповненні відомостей про трудову діяльність указується час вступу до кожної посади і відходу на підставі наказів по особовому складу або записів трудової книжки.
Автобіографія пишеться в довільній формі, в якій окрім відомостей про себе, і своїй діяльності указуються відомості про родичів і інші відомості, що мають принципове важливе значення при рішенні питання про правильніше і доцільніше використання працівника на посаді.
Про всіх подальших змінах в анкетно- біографічних даних і інших облікових ознаках (освіта і так далі) працівники зобов'язані повідомляти у відділ кадрів за місцем роботи для внесення цих змін у всіх їх облікові документи.
Підставою для внесення змін повинні служити офіційні документи.
Вилучення документів з особистих справ проводитися з дозволу начальника відділу кадрів, про що робиться відмітка в описі документів в особистій справі, а справжній екземпляр документа замінюється його копією.
До документів штатно-посадового обліку відносяться штатно посадова книга і посадова картотека, складена з посадових карток.
Штатно-посадова книга ведеться відділом кадрів підприємства і є документом обліку укомплектованості кадрами відповідно до штатного розкладу, що діє.
Статичний облік ведеться з метою отримання необхідних узагальнених цифрових даних, що відображають якісний і кількісний стан кадрів.
На підставі цих даних розробляються заходи щодо планування підготовки кадрів і забезпечення підприємства фахівцями.
Облікові документи на працівників зберігаються в спеціально обладнаних шафах, картотечних ящиках. На час припинення роботи приміщення, де зберігаються облікові документи, опечатуються або здаються під охорону.
Особисті справи розміщуються в шафах, що не згорають, в порядку номерів, проставлених на корінцях і лицьовій стороні особистої справи. Для швидкого знаходження конкретно особистої справи ведеться алфавітна картотека, що складається з алфавітних карток.
Алфавітні книги і алфавітні картки є документами постійного зберігання.
Для забезпечення контролю за видачею особистих справ складаються контрольні картки, які зберігаються в особистих справах.
Відповідно до трудового законодавства розрізняють три види перекладу на іншу роботу:
а) переклад на іншу роботу на тому ж підприємстві;
б) переклад на роботу на інше підприємство;
в) переклад на роботу в іншу місцевість.
Ці види перекладу допускаються тільки з відома працівника. Згода повинна бути отримане заздалегідь, до видання наказу про переклад, після ознайомлення зі всіма умовами тієї роботи, на яку конкретно передбачається переклад працівника.
Перекладом на іншу роботу, що вимагає згоду працівника, слід рахувати доручення йому роботи по відповідній спеціальності, кваліфікації, посади або роботи, при виконанні якої змінюються розмір заробітної плати, пільги, переваги і інші істотні умови праці, обумовлені при прийомі на роботу (укладенні трудового договору).
Не допускається переклад працівника на іншу роботу в період його відсутності на підприємстві (відпустка, хвороба, відрядження).
Оформлення перекладу працівника на інше підприємство проводиться в наступному порядку (дозвіл на переклад дає керівник, що має право найму на роботу і звільнення):
а) працівник, що дав згоду на переклад або порушив клопотання про переклад, подає письмову заяву на ймення свій безпосередній керівник з викладом мотивів перекладу і вказівкою підприємства, в якому він бажає працювати;
б) його безпосередній керівник розглядає заяву і при згоді на переклад відділ кадрів оформляє відповідні документи - уявлення на переклад в двох екземплярах, заява працівника, характеристика;
в) керівник приймаючого підприємства після отримання документів вирішує питання про прийом працівника на роботу і дає відповідь керівникові підприємства, від якого отримані документи на переклад;
г) при отриманні згоди на переклад колишній керівник видає наказ про звільнення працівника від посади.
Переклад працівника на іншу роботу на тому ж підприємстві може бути оформлений запискою про переклад.
Припинення трудових відносин може мати місце лише по підставах, передбаченим Трудовим кодексом.
Звільнення працівників оформляється наказом керівника підприємства.
Звільнення працівників всіх категорій проводиться наказом по особовому складу підприємства (Форма № П-8), а також запискою про звільнення, що має силу наказу.
Підставами припинення трудового договору є:
1) угода сторін;
2) закінчення терміну трудового договору, за винятком випадків коли трудові відносини фактично продовжуються і не одна із сторін не зажадала їх припинення;
3) розірвання трудового договору за ініціативою працівника;
4) розірвання трудового договору за ініціативою працедавця;
5) переклад працівника на його прохання або з його згоди на роботу до іншого працедавця або перехід на виборну роботу (посада);
6) відмова працівника від продовження роботи у зв'язку із зміною власника майна організації, зміною підвідомчості (підлеглості) організації або її реорганізації;
7) відмова працівника від продовження роботи у зв'язку із зміною істотних умов трудового договору;
8) відмова працівника від перекладу на іншу роботу в наслідок стану здоров'я відповідно до медичного висновку;
9) відмова працівника від перекладу у зв'язку з переміщенням працедавця в іншу місцевість;
10) обставини, не залежні від волі сторін;
11) порушення встановлених справжнім Кодексом або іншим федеральним законом правил укладення трудового договору, якщо це порушення виключає можливість продовження роботи
Трудовий договір може бути припинений і по інших підставах, передбаченим Кодексом і іншими федеральними законами.
У всіх випадках вдень звільнення працівника є останній день його роботи.
Накази по особовому складу є основними документами, що визначають службове положення працівників, і служать підставою для внесення відповідних записів в їх облікові документи.
Наказами по особовому складу оформляється прийом на роботу або призначення на посаду, переміщення по службі, звільнення з посади або звільнення, виключення із списків по особистому складу, оформлення відпустки, оголошення заохочень або стягнень. Наказ по особовому складу оголошується зацікавленому працівникові під розписку. Працівник після ознайомлення з наказом ставить свій підпис на його справжньому екземплярі поряд з підписами керівників, що візували проект наказу, і указує дату. У разі відмови працівника від підпису факт ознайомлення упевняється підписом начальника відділу кадрів і безпосереднього начальника працівника.
Накази по особовому складу друкуються на спеціальних бланка. Зберігаються накази в теці по особовому складу у відділі кадрів, по черговості їх номерів. Сторінки в теці наказів нумеруються.