Один из семинаров столичной бизнес-школы, который мне удалось посетить в этом году, был посвященном правильному составлению программы пребывания иностранных делегаций. Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных инструментов планирования встреч "на высшем уровне", тренер поинтересовался у группы: "Какой вопрос в первую очередь приходит вам в голову, когда вы узнаете, что к вам скоро приезжают партнеры или иностранные гости?" Одна из слушательниц семинара робко ответила и одновременно спросила: "Зачем?" Второй по популярности был вопрос "Надолго ли?", в связи, с чем все присутствующие сразу же вспомнили сакраментальный анекдот про тещу. Напомню: теща раздевается в прихожей, учтивый зять принимает ее пальто. "Надолго ли вы к нам, мама?" - "Да пока не надоем, зятек!" - "Что, даже чаю не попьете?!" Так как же по всем правилам, без грубых нарушений протокола, выдержать это "нашествие", которое почему-то в информационном письме о приезде этих замечательных людей было названо "дружественным визитом"?
Подготовка программы пребывания и организация приема представителей иностранных государств основываются на соблюдении положений протокольной практики и ее особенностей, вытекающих из национальных традиций и культуры Беларуси. Слово "протокол" означало в византийской дипломатии первую часть составленного в торжественных выражениях документа, в котором перечислялся состав участников переговоров. В настоящее время протокол предоставляет собой свод правил, в соответствии с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т.д.
Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны, допустившей нарушение, так как она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку.
Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов. Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров - каждая из этих и многих других "мелочей" способна тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать их дальнейшему позитивному развитию. И наоборот, именно протокол способствует успешному решению деловых вопросов.
Порядок въезда, выезда и пребывания представителей иностранных государств в Беларуси
При приглашении иностранного делового партнера в Беларусь возникает ряд вопросов, которые необходимо решать быстро и юридически грамотно. К таковым относятся следующие:
- как правильно оформить приглашение?
- как получить визу на въезд в страну?
- как регистрировать прибывших?
- как составить программу пребывания?
Оформление приглашения
Иностранцы могут въезжать в нашу страну только при наличии въездных виз. Основанием для получения зарубежным партнерам визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. Подавляющее большинство иностранных партнеров прибывают в Беларусь по деловым однократным въездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Деловая виза выдается на срок до 90 дней, а если она не была использована в течение срока ее действия, то продлению не подлежит.
Приглашение, необходимое для получения деловой визы, оформляется на бланке приглашающей организации с указанием реквизитов и регистрационного номера, подписывается руководителем и скрепляется печатью. Приглашение должно содержать следующую информацию о партнере:
Кроме того, в приглашении указывается полное наименование принимающей организации, фамилия и должность подписавшего приглашения, а также перечисляются ее обязательства по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами.
Приглашение может быть адресовано как непосредственно приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь и направляется в виде письма либо передается по факсу. Решение о выдаче однократной деловой визы консульскими учреждениями принимается в срок до 5 рабочих дней с момента подачи визовой заявки. В порядке исключения визы могут быть выданы иностранным гражданам в международных пунктах пропуска через Государственную границу Республики Беларусь (единственным таким пунктом в Беларуси пока является консульский пункт в аэропорту "Минск-2"), а также в консульском управлении МИД Беларуси. Этот порядок распространяется, как правило, на иностранных граждан, прибывающих из стран, где отсутствуют консульские учреждения Республики Беларусь. В этом случае принимается только оригинал приглашения.
Въезд в Республику Беларусь и выезд иностранных граждан обратно разрешается по действительным паспортам или заменяющим их документам при наличии виз, если иной порядок не установлен соответствующими соглашениями Республики Беларусь с иностранными государствами.
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.
Для продления визы приглашающая организация не позднее, чем за три дня до истечения срока действия визы должна обратиться в подразделение паспортно-визовой службы МВД (ОВИР) по месту жительства с мотивированным заявлением.
Регистрация
Принимающая сторона обязана в течение 3-х суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов иностранных граждан в органах внутренних дел, дающих право жительство пребывания на основании письменного обращения принимающей организации. За регистрацию и продление срока регистрации (после продления органами внутренних дел срока действия визы) взымается государственная пошлина.
При условии проживания иностранных граждан в гостинице паспорта регистрируются администрацией гостиниц. От регистрации освобождаются:
Программа пребывания
К приезду зарубежных партнеров обычно готовится две программы: общая, предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) - для организаторов приема.
Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и часам график пребывания их в стране (на белорусском или русском языке и на языке гостей), который вручается им в начале визита.
В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема иностранных партнеров. Обычно она включает следующие пункты:
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.
Программа для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. В программе каждого дня следует оставлять свободное для личных дел гостей.
Образец рабочей программы пребывания иностранных партнеров
Утверждаю
Генеральный директор
___________________
(подпись)
"___" _______ 2004 г.
Программа
пребывания немецкой делегации в количестве 3 человек, прибывающих в ОДО "Караван историй" для решения вопросов по взаимному сотрудничеству.
Состав делегации:
Герман фон Берг - президент фирмы "ННН"
Фриц Вольф - руководитель отдела закупок
Хельга Редигер - менеджер
Прибытие 27 ноября 2004 г.
Убытие - 29 ноября 2004 г.
Ответственный за прием делегации - начальник отдела маркетинга Лазарчик Александр Петрович (тел. рабочий ________________, мобильный _________________ ).
| Дата | Время | Мероприятия | Ответственные лица |
| 27.1128.1129.11 | 9.0010.3011.3012.00 - 14.0014.00 - 15.0015.00 - 17.0017.00 - 21.0010.00 - 14.0015.00 - 16.0016.00 - 19.0021.00 - 23.0010.00 | Встреча в аэропорту "Минск-2"Размещение в гостинице "Планета"Уточнение программы пребыванияТоржественный прием в честь приездагостей. Начальная стадия переговоровОбед в ресторане (название)Продолжение переговоровСвободное время: посещение театра(название)Продолжение переговоровПодписание соглашения о сотрудничествеСвободное время: экскурсия (прогулка) по городуТоржественный ужин в ресторане"Раковский бровар"Отъезд из гостиницы "Планета" и проводы в аэропорту "Минск-2" | Лазарчук А.П.Лазарчук А.П.Петров И.И.Макаров П.И.Левченко С.Н.Савичев В.И.Калинина А.П.Тарасова В.П.Васькова А.Н.Макаров П.И.Веремева Н.Н.Завьялов И.А.Лазарчук А.П. |
Коммерческий директор (при наличии соответствующей должности - начальник отдела ВЭД)
_____________________ (П.И. Макаров)
20.11.2004
Порядок встречи делегации
Определение количественного и персонального состава лиц, встречающих иностранных партнеров регламентируется следующими протокольными правилами. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должна встретить глава принимающей фирмы.
Глава принимающей делегации для встречи гостей обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек (исходя из деловых соображений это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик). Дамам, прибывшим с делегацией, вручаются цветы (полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала костюмы и не вызвала аллергию). Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой.
Приветствия и представления
Первым представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее.
Вторым представляется гость - глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.
Затем глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц - членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.
После этого глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.
Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины это делают по обоюдному желанию. При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым.