Министерство образования и науки Украины
Приднепровская академия строительства и архитектуры
Кафедра менеджмента, маркетинга и управления проектами
Контрольная работа
по предмету: «Организация труда менеджера»
Вариант № 12
тема: Использование средств организационной техники
Выполнила: студентка гр. 5/8-2
Настенко Н.В.
Проверила: Шапа Н.Н.
Днепропетровск
2009 г
Содержание
Введение
1. Автоматизированные рабочие места. Общие понятия
2. Автоматизированные рабочие места экономистов
3. Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала
4. Электронные офисы
Вывод
Список использованной литературы
Введение
В данной контрольной работе мной будет рассмотрен вопрос о важности использования средств организационной техники в работе менеджера. Данный вопрос относится к предмету «Организация труда менеджера».
Целью данной работы, я обозначу - изучение вопроса о использовании менеджером в ведении своей профессиональной деятельности средств организационной техники, проще говоря офисной организационной техники. А также выявление и описание основных теоретических рекомендаций по организации работы и рабочего места менеджера на предприятии.
Как правило, организацией труда персонала и руководящих работников занимается либо начальник отдела кадров, либо непосредственно сам руководитель предприятия. Правильно организовать труд работников всех уровней организации в том числе, менеджерского состава - непростая задача. Она требует знания основных методик рациональной компоновки производственных территорий и зданий, санитарно-технических требований к условиям труда, последних исследований по затратам рабочего времени (хронометраж, фотография рабочего места). Выявление условий для наиболее продуктивной работы персонала разных уровней. С последующей организацией труда сотрудников, рабочих мест, и соответствующих условий труда. И затем, оценивая всю проделанную организационную работу, можно будет смело оценить масштабы и объемы производства, определять какие-либо производственные планы и задачи.
То есть производственному процессу, обязательно будет предшествовать организационный.
И от того насколько правильно и грамотно будет проведен процесс организации производства, настолько удачным будет реализован производственный процесс. В данной работе будет рассматриваться именно организация труда, управленческого персонала, использование им средств организационной техники, без использования которой его труд будет малопродуктивен и малоэффективен.
А как построить работу менеджера с использованием средств офисной техники чтобы она была максимально эффективной, рассмотрим далее.
1.В настоящее время в вопросах механизации и автоматизации труда менеджера определились два основных направления. Первое осуществляется посредством внедрения ЭВМ, разработки экономико-математических методов и моделей, второе - применением средств оргтехники и разработанных на её основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации труда менеджера.
Усложнение задач управления предприятием, все увеличивающийся поток информации, совершенствование технологических процессов требуют использования современной вычислительной техники, а также математического и программного обеспечения средств и систем передачи и обработки информации.
Для взаимодействия с ЭВМ в условиях автоматизированной системы управления (АСУ) на предприятиях должны быть созданы абонентские пункты, состоящие из устройств сбора, регистрации, передачи, подготовки, ввода и вывода информации в ЭВМ вычислительного центра.
Необходимость использования ЭВМ в управлении предприятием обусловлено следующими причинами:
1. Большой ассортимент продукции затрудняет определение покупательского спроса и его прогнозирование. Товарооборот а следовательно, и прибыль предприятия зависят от степени удовлетворения фактического спроса. ЭВМ может обеспечить учет реализации товаров в ассортименте или по видам продукции, что позволит управлять товародвижением в соответствии с изменяющимся спросом. Это относится и задач управления товарными запасами.
2. Экономический анализ результатов работы предприятия связан с трудоемкими расчетами. Применение ЭВМ позволяет не только автоматизировать эти расчеты, но и повысить их качество за счет применения экономико-математических методов.
3. Большой объем памяти ЭВМ, высокая скорость поиска и обработки данных позволяют не только освободить менеджера от технической, монотонной работы, но и повысить оперативность и обоснованность принятия управленческих решений.
Перспективным направлением в развитии организационных форм использования вычислительной техники является создание сетей вычислительных центров, объединенных между собой.
1. Автоматизированные рабочие места. Общие понятия
Для повышения эффективности личной работы менеджера и другого управленческого персонала различных предприятий предназначены - автоматизированные рабочие места (АРМ).
Автоматизированные рабочие места (АРМ)- это проблемно-ориентированные программно-технические комплексы, включающие технические программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте диалога с ЭВМ.
Принципиальной особенностью обработки информации с использованием АРМ является привлечение самих потребителей информации (пользователей- специалистов экономического, инженерного профиля, а также руководителей различных уровней) непосредственно, т.е. без помощи программиста, к использованию вычислительной техники.
Как показывает практика, основная часть личной работы менеджера определенного звена (до 80%) не требует обращения к общей информационной базе предприятия в целом. Поэтому в качестве технической основы АРМ целесообразно использовать персональную ЭВМ, работающую большую часть времени автономно и меньшую - по взаимосвязи с другими ЭВМ.
Экономический эффект от внедрения АРМ состоит из 2-х составляющих:
1. Повышение качества проектных и управленческих решений за счет использования АРМ;
2. И эффекта полученного в результате сокращения трудоемкости выполнения сотрудниками индивидуальной работы.
Обычно внедрение системы АРМ в подразделениях предприятия предотвращает рост числа его сотрудников; в ряде случаев использования одного АРМ приводит к высвобождению 2-3-х сотрудников.
На АРМ целесообразно решать задачи:
· ограниченные по своим информационным связям на входе/выходе с другими задачами, т.е. локальные в информационном отношении;
· короткие, но многократно повторяющиеся в течении рабочего дня (например, регистрация первичной информации в памяти персональной ЭВМ взамен традиционных бумажных журналов, обработка массовой однородной информации на складах и в цехах предприятия).
С помощью АРМ можно проводить телесовещания и создавать электронную почту, предусматривающую безбумажный обмен служебной документацией между пользователями. Она является удобной технической базой для редактирования текстовой информации, подготовки служебных писем, статей.
Автоматизированное оформление документов в табличной форме и работа с таблицами являются характерными технологическими возможностями применения АРМ. Использование графиков, диаграмм, схем обеспечивает сжатие информации и облегчает восприятие ее содержания в процессе принятия решений пользователем.
2. Автоматизированные рабочие места экономистов
Основными задачами, которые решаются в экономических подразделениях, являются такие задачи, как планирование, учет, контроль, анализ и регулирование произовдственно-хозяйственной деятельности.
Прежде всего следует отметить необходимость соблюдения принципа системного внедрения АРМ. Этот подход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта внедряется не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всех отделах предприятия.
Совершенствование рабочих мест в служебных помещениях предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания.
При планировке и распределении помещений между подразделениями аппарата управления и менеджерского состава решающее значение должны иметь - функциональное назначение подразделений, их содержание и взаимосвязь в процессе выполнения общих задач. От этого во многом зависит продолжительность прохождения информации и документов, рациональное использование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагаться последовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на 1-го работника (3-4 м2, а иногда 5м2- в зависимости от характера работы и особенностей технического оснащения).
Каждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации (компьютер, сканер, принтер, ксерокс). В комплект мебели в зависимости от содержания работы могут входить: письменный стол, вспомогательный стол-стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Последнее должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Этому требованию, в частности отвечают вращающиеся стулья, стулья с подлокотниками, регулируемыми по высоте сиденьем и спинкой. При определении наиболее благоприятного сочетания элементов рабочего места следует исходить из зоны досягаемости рук человека, работающего за столом. Стеллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть рассчитаны на удобное хранение и доступность для работы справочных, нормативных и других материалов.