Использование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов
Содержание
Введение
1. Порядок использования оперограмм и функциограмм
1.1 Определение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании
1.2 Общие требования к графическим моделям
2. Использование оперограммы для моделирования технологии процессов
2.1 Описание состава и назначения оперограммы
2.2 Последовательность работ по составлению оперограммы
2.3 Трудоемкость как один из показателей оперограммы
3. Функциограмма как модель функциональных структур
3.1 Функция как основа распределения обязанностей
3.2 Порядок составления функциограммы
Заключение
Список источников
Приложения
Введение
Тема данной работы использование оперограммы и функциограммы в организационном проектировании представляет собой возможность лучше изучить эти графические модели, понять теоретические правила и способы их практического применения.
Данная тема актуальна, поскольку современные методы оргпроектирования, создаваемые при помощи информационных технологий, основаны на тех же принципах, что и описанные в работе графические методы, поэтому исследование дает понимание тенденций их развития.
Целью работы является комплексное исследование порядка применения оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов.
Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:
Определить место данных моделей в оргпроектировании;
Классифицировать данные методы;
Разобрать ключевые понятия данной темы, выявить их взаимосвязь;
Изучить общие требования к построению графических моделей;
Проанализировать состав показателей этих графических моделей;
Проследить порядок их применения;
Определить роль данных методов в оргпроектировании процессов.
Объектом данной работы являются графические методы оргпроектирования. Предметом – оперограмма и функциограмма как графическое отображение процесса. При разработке темы использовались такие методы как анализ, синтез.
Данная тема представлена в источниках разного характера и времени. В литературе советского периода широко рассмотрена тема оргпроектных работ, в частности, в работе Качалиной Л.Н. "Научная организация управленческого труда - оргпроектирование". Именно советской практике характерна унификация и стандартизация любой деятельности, в том числе и делопроизводственной. В работе Качалиной подробно рассмотрена практика и теория научной организации труда, представлены последовательные и полные рекомендации по рационализации работы аппарата управления, документационное обслуживание, использования оргтехники на основе достижений науки управления, передового отечественного и зарубежного опыта включительно до 70-ого года XX века. В данной книге приведены и описаны применяемые методы проектирования. Но в связи с тем, что с момента опубликования прошло чуть менее 40 лет, многие вопросы, освещенные в ней не актуальны, но являются основой понимания существующих тенденций развития применяемых методов оргпроектирования. Но в по сути, многие положения, принципы, способы оргпроектных работ остались неизменны, поскольку механизм их не изменился. Особое влияние лишь оказали современные информационные технологии и опыт Европейских стран и США, в которые параллельно развивались методы рационализации любой деятельности фирм.
В более современной трактовке преподносятся данные графические методы в работе Солянкиной, Л.Н. "Исследование и проектирование системы управления документацией в организации", где функциограмма представлена как способ моделирования функциональных структур организации, а оперограмма - моделирования технологии управленческих процессов. Вообще, можно сказать, что Солянкина переработала, обновила и преобразовала опыт оргпроектирования, представив ряд статей, опубликованный в журнале "Делопроизводство".
Но в современной литературе встречается уже комплексный подход в проектировании, не выделяющий ряда традиционно сложившихся графических методов, и, конечно же, входящих в них, оперограмм и функциограмм. Популярен в применении процессный подход, применяемый в современной системе менеджмента качества, и выделяющий процесс как оптимальную единицу рационализации. В рамках такого подхода, с учетом влияния новых компьютерных технологий, разрабатываются программные продукты, направленные на реинжиниринг, фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности. То есть, выделяется еще одна особенность, а именно, объектом рационализации предстают бизнес-процессы. Поэтому, по вопросам современного моделирования процессов представлена информация в контексте комплексного проектирования информационных систем управления в организации.
Первая глава данной работы посвящена исследованию места оперограммы и функциограммы в классификации методов оргпроектирования, анализу принципов применения данных графических методов, рассмотрению понятия процесс, определение их места в оргпроектировании и научной организации управленческого труда, тенденции их развития и описания.
Во второй главе непосредственно рассмотрен порядок применения оперограммы, принципы выделения процесса и операций для их документирования в виде оперограммы, рассмотрен показатели, включенные в состав этой графической модели – трудоемкость, исполнители, операции.
В третьей главе исследуется особенности функциограммы, порядок ее применения, основания для ее составления.
1. Порядок использования оперограмм и функциограмм
1.1 Определение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании
Понятия оперограмма и функциограмма используются, главным образом в области научной организации труда, оптимизации управленческих и иных процессов в организации. В данной работе объекты изучаются с точки зрения организационного проектирования. Для лучшего понимания необходимо привести некоторые толкования этих понятий. Определения даются с разных точек зрения и включают в себя сущность этих методов организационного проектирования.
Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.
Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma – буква; англ. operogramme; нем. Operogramm.) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.
Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.
Функциограмма (оргограмма) – это график распределения функций сотрудников, исходными данными для него являются должностные обязанности и результаты практических наблюдений.
Функциограмма - графическое отображение системы функций. По своим характеристикам является обобщенным изображением вовлечения конкретных исполнителей в процесс, которое отражается через непосредственное описание функций того или иного исполнителя.
Предложения по оптимизации появляются посредством простого логического анализа функциограммы. Становятся очевидными такие факторы как: дублирование операций, неэффективное распределение должностных обязанностей, неравномерная загрузка исполнителей и частая передача результатов из отдела в отдел.
Таким образом, можно назвать оба понятия графическими изображениями операций/функций. Во многих изданиях оперограмма и функциограмма представлены как методы организационного проектирования. Несмотря на это, от цели составления этих графических методов зависит их классификация. Оба метода на предпроектном этапе обследования и технического проектирования предназначены для разных целей. В начале, они представляют собой графическое изображение обобщенной информации об объекте исследования, являются методами анализа этих данных. То есть, являются моделями построения существующей системы операций/функций. Далее, они являются методами непосредственного моделирования новых систем, представление в графической форме рационализированных операций/функций.
Понятие процесс имеет множество значений. А в терминах международного стандарта процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая "входы" в "выходы". Процесс - последовательность исполнения работ (функций, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Основой любого процесса является целенаправленность, взаимодействие и последовательность.
Целенаправленность - способность процесса достигать определенного результата (цели), обязательный элемент процессного подхода, основной критерий оценки для выбора процессов, показателей эффективности и оценки на их основе всех мероприятий по улучшению. Например, "Процесс продаж" может иметь целью продать, в соответствии с планом, определенный ассортимент продукции по требуемым ценам в необходимом объеме в названных регионах. Взаимодействие (интерфейс) - важная категория, определяющая, насколько соответствует результат, полученный участником процесса, потребностям потребителя этого результата.